Депонирование заработной платы

Начало

Когда нужно депонировать заработную плату

Когда нужно депонировать заработную плату

Если сотрудник по каким-то, не зависящим от компании причинам, не может вовремя получить заработную плату, которая выдается наличными, по общим правилам ее нужно депонировать и сдать в банк.

приступить

Проверяем расписки в расчетно-платежной ведомости

Проверяем расписки в расчетно-платежной ведомости

Нужно построчно проверить в расчетно-платежной ведомости расписки в получении денег. Напротив фамилий тех, кто не получил заработную плату, в графах «Деньги получил» (при выдаче денег по форме № Т-49) или «Подпись в получении денег» (при выдаче денег по форме № Т-53) нужно проставить оттиск штампа, либо сделать надпись «депонировано».

Подводим итог по платежным ведомостям

Подводим итог по платежным ведомостям

В итоговой строке ведомостей формы № Т-49 или формы № Т-53 необходимо посчитать и записать суммы:

  • фактически выданных наличных денег;
  • подлежащие депонированию и сдаче в банк.

Если деньги на зарплату выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».

Составляем реестр депонированных сумм

Составляем реестр депонированных сумм

Вести реестр депонированных сумм не обязательно, поскольку в порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У такого требования нет. Однако этот документ удобен для отслеживания задолженности перед работниками. Поэтому отказываться от него не стоит. Реестр депонированных сумм заполняют в произвольной форме.

Вносим в книгу учета депонированные суммы

Вносим в книгу учета депонированные суммы

Вести книгу не обязательно. Но это очень удобно, поэтому мы рекомендуем не отказываться от ведения книги учета депонированных сумм. Форму книги разработайте самостоятельно. Книгу открывайте на год. В ней каждому депоненту нужно выделить отдельную строку, в которой указывать его табельный номер, фамилию, имя, отчество и депонированную сумму. В графах «Отнесено на счет депонентов» указывайте месяц и год, в которых образовалась депонентская задол¬женность, номера платежных ведомостей и суммы депонированных выплат. В графах «Выплачено» против фамилии депонента записывайте номер расходного кассового ордера и выплаченную сумму.

Заверяем подписью

Заверяем подписью

После того, как кассир подпишет платежные ведомости, реестр и книгу учета депонированных сумм (если они ведутся), он передает все на подпись бухгалтеру.

Передаем на проверку

Передаем на проверку

После того, как кассир подпишет платежные ведомости, реестр и книгу учета депонированных сумм (если они ведутся), он передает все на подпись бухгалтеру.

Закрываем ведомость

Закрываем ведомость

После того, как кассир подпишет платежные ведомости, реестр и книгу учета депонированных сумм (если они ведутся), он передает все на подпись бухгалтеру.

На сумму фактически выданной зарплаты оформите один общий расходный кассовый ордер по форме № КО-2. РКО подписывает главный бухгалтер (или иное уполномоченное лицо). Номер и дату РКО проставьте на последней странице расчетно-платежной или платежной ведомости.

Сдаем в банк депонированную зарплату

Сдаем в банк депонированную зарплату

Если сумма наличных, оставшихся в кассе организации после выплаты зарплаты, с учетом депонированных сумм превысила лимит остатка наличных, то сумму, превышающую лимит, надо сдать в банк в этот же день (п. 2 Указания № 3210-У).

Депонированная зарплата хранится в банке

Депонированная зарплата хранится в банке

Суммы депонированной заработной платы могут хранится в банке, пока сотрудник не попросит выплатить ему заработную плату. Но срок хранения не может более трех лет.

  Назад

Сотрудник обратился за зарплатой

Сотрудник обратился за зарплатой

По просьбе сотрудника ему необходимо выдать заработную плату.

Получите от сотрудника заявление

Получите от сотрудника заявление

Сотрудник не обязан писать заявление. Достаточно устного обращения. Но все же мы рекомендуем попросить у сотрудника письменное заявление. Составьте любую произвольную форму заявления и попросите сотрудника подписать.

Подайте заявку в банк

Подайте заявку в банк

В заявке укажите необходимую сумму из депонированных средств.

Получите деньги в банке

Получите деньги в банке

Срок выдачи депонированной зарплаты следует прописать в локальном нормативном акте. Это может быть как день аванса, следующей зарплаты или отдельно предусмотренный день. Выдача осуществляется по расходному ордеру.

Оформите расходно-кассовый ордер

Оформите расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер нужно оформить по форме №КО-2. Порядок заполнения смотрите здесь

Выдайте сотруднику заработную плату

Выдайте сотруднику заработную плату

Выдайте заработную плату. Работник должен в расходном кассовом ордере поставить свою подпись, указать паспортные данные и написать выданную сумму. Порядок оформления проверьте здесь

Внесите изменения в книгу учета депонентов

Внесите изменения в книгу учета депонентов

Если вы ведете книгу учета депонентов, укажите в ней выданные суммы и реквизиты расходного кассового ордера, по которому были выданы деньги.

Сотрудник не обратился за зарплатой

Сотрудник не обратился за зарплатой в течение трех лет

Если сотрудник не обратился за заработной платой в течение трех лет, вам нужно включить ее сумму в состав прочих доходов в бухгалтерском учете, а в налоговом - в состав внереализационных доходов.

Проведите инвентаризацию расчетов

Проведите инвентаризацию расчетов

Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».

Оформите акт инвентаризации и бухгалтерскую справку

Оформите акт инвентаризации и составьте бухгалтерскую справку

Результаты инвентаризации по счетам расчетов отражают в едином акте по форме № ИНВ-17 и специальной справке (приложение к форме № ИНВ-17).

Издайте приказ руководителя

Издайте приказ руководителя

Например, зарплата не была получена 10 марта 2017 года (установленный срок выплаты зарплаты). Срок исковой давности по депонентской задолженности по заработной плате истекает 10 марта 2021 года. В этот день на основании приказа руководителя задолженность должна быть списана.

Отразите данные приказа в учете

Отразите данные приказа в учете

Списание невостребованной заработной платы в бухгалтерском учете отражается проводкой:

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 91-1

- депонированная заработная плата включена в состав прочих доходов по истечении срока исковой давности.

Признавать доход в налоговом учете необходимо в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности.

Согласно порядку ведения кассовых операций, утвержденному Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, депонированные суммы не обязательно сдавать на хранение в банк. Несданные суммы будут учитываться в величине лимита кассы, в отличие от заработной платы.

Кассовый лимит

Существует понятие кассового лимита - это определенная сумма наличных денег, свыше которой наличные в кассе держать нельзя.

Исключение составляют субъекты малого предпринимательства, которые указанный лимит могут не устанавливать (п. 2 Указания № 3210-У, п. п. 1, 4 письма ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338). Если фирма не установила лимит остатка наличных, то она может любую сумму имеющейся у нее наличности хранить в кассе, не сдавая в банк.

Штраф за превышение лимита кассовой наличности

За накопление в кассе организации наличных денег сверх установленного лимита ИФНС может наложить одновременно два штрафа (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, п. 4 письма ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338):

  • на организацию - в размере от 40 000 до 50 000 руб.;
  • на руководителя - в размере от 4000 до 5000 руб.

Взносы не переносятся

Законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты страховых взносов в случае депонирования зарплаты.

Выплаты в пользу работников по трудовым договорам являются объектом обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды. Их рассчитывают на дату начисления доходов, облагаемых взносами.

Следовательно, работодатель начисляет страховые взносы независимо от того, получил фактически работник зарплату или организация перевела ее на депонент.

Уплата НДФЛ

Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее дня, следующего за днем выплаты сотруднику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Перечислять удержанный из выданной депонированной суммы НДФЛ нужно не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Заработная плата депонируется с учетом НДФЛ, так как при депонировании не происходит выплаты дохода налогоплательщику.

Бухгалтерский учет

Заработная плата в бухгалтерском учете независимо от даты ее получения работником учитывается в расходах того месяца, в котором она была начислена (п. 5 ПБУ 1/2008).

Начисление и депонирование заработной платы в бухгалтерском учете отражается проводками:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 и т.д) КРЕДИТ 70

- начислена заработная плата.

Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам»

- депонирована сумма неполученной зарплаты.

Подробно о порядке депонирования неполученной заработной платы и числовой пример смотрите здесь.

Списание невостребованной заработной платы отражается проводкой:

ДЕБЕТ 76, 76-4 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 91-1

- депонированная заработная плата включена в состав прочих доходов по истечении срока исковой давности.