Электронный счет-фактура

Приказом Минфина России от 5 февраля 2021 г. № 14н утвержден Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Он применяется с 1 июля 2021 года и периодически обновляется.

Электронный счет-фактура, так же как и его бумажный вариант, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю.

Возможность выставления электронных счетов-фактур предусмотрена пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса. Для этого необходимо взаимное согласие сторон сделки, а также наличие совместимых технических средств и возможностей.

Счета-фактуры в электронном виде могут выставлять не только продавцы, но и комиссионеры, налоговые агенты, а также агенты, продающие или приобретающие от своего имени товары для принципала.

Обмен счетами-фактурами фирмы должны проводить в соответствии с Порядком и при соблюдении следующих условий, предусмотренных Налоговым кодексом (п. 1 ст. 169 НК РФ):

• есть взаимное согласие на это сторон сделки;
• счета-фактуры составляются по установленному формату;
• счета-фактуры подписываются усиленной квалифицированной подписью;
• стороны имеют совместимые технические средства и возможности для приема и обработки этих счетов-фактур в установленном порядке.

Приказом Минфина от 12 января 2023 г. № 3н, который действует с 1 июля 2023 года, действующий порядок выставления счетов-фактур в электронной форме дополнен новым пунктом.

Оператор ЭДО в рамках взаимодействия продавца и покупателя при выставлении и получении электронных счетов-фактур может использовать автоматически созданную электронную подпись.

В квалифицированном сертификате этой подписи должно быть указано на оператора ЭДО как на его владельца. Сертификат должен быть создан и выдан удостоверяющим центром федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на госрегистрацию юрлиц.

Исключением считаются ситуации, когда при выставлении и получении электронных счетов-фактур используется единая информационная система, и это происходит через уполномоченный орган (Федеральное казначейство, оно является оператором информационной системы госзакупок).

В течение 60 дней со дня вступления в силу нового приказа действует переходный период. В течение этого времени оператор ЭДО вправе использовать УКЭП, квалифицированный сертификат которой выдан удостоверяющим центром, а в качестве владельца указано физическое лицо, которое является уполномоченным лицом оператора ЭДО.

Итак, обмен электронными счетами-фактурами возможен только по ТКС через оператора электронного документооборота.

Согласно пункту 6 статьи 169 Налогового кодекса электронный счет-фактура должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью руководителя организации или лица, уполномоченного им подписывать счета-фактуры.

Электронная подпись главного бухгалтера для выставления электронных счетов-фактур не требуется.

Электронный счет-фактура, составленный по утвержденному формату и подписанный усиленной квалифицированной подписью, может служить основанием для вычета покупателем входного НДС. И только такие электронные счета-фактуры можно направить в ИФНС по ее требованию по ТКС.

Формат электронного счета-фактуры (а также УПД) установлен приказом ФНС от 19 декабря 2023 г. № ЕД-7-26/970@ (вступил в силу с 9 февраля 2024 г.). Это новый формат, применять который в обязательном порядке необходимо только с 1 апреля 2025 года. До этой даты его применение допускается на добровольной основе.

Формат электронного счета-фактуры (а также УПД), установленный приказом ФНС № ММВ-7-15/820@ применяется до 1 апреля 2025 года. Это предусмотрено приказом ФНС от 19 декабря 2023 г. № ЕД-7-26/970@, который наряду новым форматом содержит еще и этот, продолжающий действовать до установленной даты.

Распечатывать электронный счет-фактуру не нужно. Причем ни для представления в ИФНС, ни для хранения в течение установленного срока (письмо Минфина России от 13 января 2016 г. № 03-03-06/1/259).

По мнению Минфина, электронный счет-фактуру может подписать не только руководитель фирмы или уполномоченный сотрудник, но и любой человек, которому выдана доверенность (письмо от 8 ноября 2017 г. № 03-07-11/73385). Связано это с тем, что в формат электронного счета-фактуры введены элементы, которые несут информацию о подписантах - лицах, подписывающих счет-фактуру. Эти элементы формируются в зависимости от полномочий подписантов.

И если доверенность на подписанта оформлена правильно, не имеет значения, является он работником фирмы или нет. В любом случае, при подписании электронного счета-фактуры он выступает как уполномоченное лицо. И вносить сведения о его работодателе в элемент «Подписант» не нужно.

Поэтому электронный счет-фактуру может подписать любой человек, которому выдана доверенность от имени организации. Причем этот человек не обязательно должен быть работником фирмы.

Оператор электронного документооборота счетов-фактур это организация, которая обеспечивает обмен счетами-фактурами, составленными в электронном виде по установленному формату, между покупателем и продавцом через систему электронного документооборота счетов-фактур (ЭДО).

Система электронного документооборота (ЭДО) счетов-фактур это автоматизированная система (программа, веб-интерфейс), которая позволяет создавать, отправлять и получать счета-фактуры, составленные в электронном виде по установленному формату, через оператора электронного документооборота счетов-фактур.

Реестр доверенных операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС www.nalog.ru (Налогообложение в РФ → Представление налоговой и бухгалтерской отчетности → Электронные счета-фактуры → Перечень операторов электронного документооборота).

Выбрать организация может любого из них. И совсем не обязательно, чтобы контрагент, с которым вводится электронный обмен счетами-фактурами, обслуживался у того же оператора. Важно только то, что для обмена электронными счетами-фактурами у сторон сделки должны быть совместимые технические средства (п. 1.3 Порядка). Это значит, что они должны быть совместимы у их операторов. Поэтому при выборе оператора ЭДО нужно выяснить, с какими из иных операторов у него есть техническая возможность обмена счетами-фактурами.

В свою очередь, заключая договор с оператором, организация должна указать, согласна она или нет на передачу информации другому оператору (пп. «б» п. 2.1 Порядка).

Операторы ЭДО счетов-фактур, как посредники, решают сразу две задачи.

Во-первых, организации не нужно самостоятельно заботиться о технической разработке средств для приема и обработки электронных счетов-фактур, совместимых со средствами контрагента, с которым она переходит на электронный обмен счетами-фактурами. Достаточно лишь установить программу (воспользоваться веб-интерфейсом), предоставленную оператором ЭДО.

Во-вторых, операторы ЭДО формируют технологические документы, которые подтверждают факт обмена (даты отправки, получения и пр.) электронными счетами-фактурами. А это важно для исключения споров между налогоплательщиком и ИФНС. На это указывают и сами налоговики (письмо ФНС России от 30 апреля 2015 г. № БС-18-6/499@).

Напомним, УПД - это учетный документ, который объединяет данные счета-фактуры и первичного документа. Он подтверждает доходы продавца, расходы покупателя и позволяет сделать вычет НДС по сделке.

ФНС установила порядок передачи этих документов.

Оператор ЭДО продавца передает документы в электронном виде в АИС ФНС не позднее рабочего дня, следующего за днем их получения от продавца. Состав электронных документов, структура и формат транспортного контейнера размещаются на сайте ФНС.

Также с 1 января 2023 года приказ Минфина от 5 февраля 2021 г. № 14н дополняется новым требованием к электронным подписям операторов ЭДО, применяемым при обеспечении взаимодействия продавца и покупателя при выставлении и получении электронных счетов-фактур и иных документов.

Речь идет о применении электронной подписи, созданной с использованием средств электронной подписи для автоматического создания в информационной системе оператора ЭДО, квалифицированный сертификат которой содержит указание только на Оператора ЭДО в качестве владельца данного сертификата.

Подтвердить свое согласие на использование электронных счетов-фактур вы или ваш контрагент можете в любой форме. Это может быть специально направленное письмо или же просто тот факт, что вы и ваш контрагент включили друг друга в список контрагентов в системе ЭДО (письмо ФНС России от 24 октября 2018 г. № ЕД-4-15/20755).

Продавец, выставляя покупателю счет-фактуру в электронной форме, формирует его по утвержденному формату, действующему на дату формирования (создания) электронного счета-фактуры.

Чтобы выставить электронный счет-фактуру, в течение пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса продавец должен:

• составить электронный счет-фактуру по установленному формату и подписать его электронной подписью;
• отправить покупателю файл счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО.

Далее продавец получит от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла счета-фактуры. В ответ на это подтверждение не позднее следующего рабочего дня он должен отправить извещение о том, что подтверждение получено.

Согласно Порядку после получения этого подтверждения оператора ЭДО счет-фактура уже считается выставленным.

Таким образом, дата, указанная в таком подтверждении, и будет датой выставления электронного счета-фактуры (п. 8 Приказа № 14).

Отправка покупателем извещения о получении счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО лишь предмет договоренности между сторонами сделки. В обязательном порядке этого не требуется.

Выставленный покупателю электронный счет-фактуру нельзя дублировать на бумаге. Но если есть необходимость, например, при техническом сбое у оператора ЭДО, вы можете выставить покупателю счет-фактуру на бумаге вместо электронного счета-фактуры.

В книге продаж электронный счет-фактура регистрируется в общем порядке в том квартале, на который приходится дата отгрузки товаров или получения аванса (п. 2 Правил ведения книги продаж (утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Покупатель получает от оператора ЭДО файл с электронным счетом-фактурой и подтверждение его отправки с указанием ее даты и времени. Не позднее следующего рабочего дня он должен направить оператору извещение о получении подтверждения.

Делать это нужно только в том случае, если есть такая договоренность с продавцом (п. 2.9, 2.12 Порядка).

В книге покупок электронный счет-фактура также регистрируется в общем порядке (п. 1.11 Порядка).

Электронный документооборот при обмене счетами-фактурами совершается по каждому счету-фактуре в отдельности.

Для исправления электронного счета-фактуры покупатель через оператора ЭДО направляет продавцу уведомление об уточнении счета-фактуры. Формат уведомления утвержден приказом ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36@.

Получив уведомление, продавец исправляет указанные в нем ошибки и направляет покупателю через оператора ЭДО исправленный электронный счет-фактуру (п. 1.12 Порядка).

А вот как отозвать уведомление, ошибочно направленное продавцу, в законодательстве нет никаких правил и рекомендаций. Поэтому, по мнению ФНС, порядок действий в такой ситуации стороны сделки – продавец и покупатель - должны установить самостоятельно (письмо ФНС России от 6 марта 2018 г. № ЕД-4-15/4417@).

Дальнейшие действия продавца и покупателя аналогичны тем, которые использовались при отправке первоначального счета-фактуры.

Бумажные и электронные счета-фактуры регистрируются в книгах покупок и продаж в общем хронологическом порядке.

При выставлении счета-фактуры в электронном виде налогоплательщиком вносится дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО от продавца, указанная в подтверждении этого оператора. При получении - дата направления покупателю оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца, отраженная в подтверждении оператора (письмо ФНС России от 7 мая 2014 г. № ГД-4-3/8815).

Кстати, продавец, выдавший покупателю счет-фактуру на бумаге, может хранить у себя не бумажную, а электронную версию этого документа, подписанную электронной подписью. Как сказано в Законе от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронную «первичку» подписывают только электронной подписью. И если оформляется двусторонний документ, который нужно подписать с обеих сторон, его нельзя заверять разными способами. То есть электронная подпись со стороны одного контрагента и собственноручная – со стороны другого, недопустимы.

Однако счет-фактуру подписывает только один из контрагентов. Поэтому это правило на них не распространяется.