Книга продаж

Счета-фактуры, выписанные фирмой, регистрируют в книге продаж. Ее форма утверждена Постановлением № 1137, а формат для составления в электронном виде - приказом ФНС России от 8 июня 2021 г. № ЕД-7-26/547@.

Постановлением Правительства РФ от 2 апреля 2021 г. № 534 в форму книги продаж внесены изменения, касающиеся учета прослеживаемых товаров.

В книге продаж также регистрируют ленты ККМ и бланки строгой отчетности, по которым принималась наличная выручка, а также счета-фактуры, ленты ККМ и бланки строгой отчетности по операциям, освобожденным от НДС.

Основной принцип заполнения книги продаж такой: документы нужно регистрировать в книге тогда, когда у фирмы возникает обязанность начислить НДС.

НДС начисляют либо в момент отгрузки товара, либо в день получения предоплаты от покупателя (в зависимости от того, какое из этих двух событий произошло раньше). И в том, и в другом случае фирма-продавец выписывает счет-фактуру. В первом случае счет-фактуру регистрируют в книге продаж в день отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг). Во втором – в день поступления денег на расчетный счет или в кассу.

При покупке или продаже товаров через посредника регистрация счетов-фактур в книге продаж имеет свои особенности. Комиссионеры регистрируют в книге продаж только счета-фактуры на сумму своего вознаграждения, выставленные комитенту. Этот порядок действует и при получении аванса в счет предстоящего оказания посреднических услуг. Так же комиссионеры выписывают счета-фактуры и регистрируют их в книге продаж при бартерных сделках с комитентом.

Если комиссионер действует от своего имени, то при продаже товаров (работ, услуг, имущественных прав) он оформляет счет-фактуру для покупателя сам. В свою очередь, комитент составляет счет-фактуру с теми же показателями, что и в счете-фактуре комиссионера, и регистрирует ее в книге продаж.

Аналогичный порядок действует и при получении аванса от покупателя. Комиссионер сам выставляет покупателю счет-фактуру на полученную предоплату. Комитент оформляет счет-фактуру для комиссионера на ту же сумму и с теми же данными, что и комиссионер, и регистрирует ее в книге продаж.

Комиссионеры не регистрируют в книге продаж счета-фактуры, выставленные ими покупателю при реализации товаров комитента от своего имени.

Отгрузив товары (выполнив работы, оказав услуги) в счет полученной предоплаты, вы также должны выписать счет-фактуру на стоимость отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг). Этот документ нужно зарегистрировать в книге продаж. А счет-фактуру, ранее выписанный на сумму аванса, – зафиксировать в книге покупок.

Передавая товары для собственных нужд или выполняя строительно-монтажные работы для собственного потребления, вы должны начислить НДС. Поэтому и при «внутренней» передаче товаров, и при строительстве хозспособом счет-фактуру составить надо.

Причем по строительно-монтажным работам этот документ выписывают и регистрируют в книге продаж в последний день квартала. Ведь именно в этот день начисляют налог по СМР, выполненным хозспособом. А по ценностям, переданным для собственных нужд, счет-фактуру регистрируют в книге продаж в день их передачи.

Если вы продаете товары (работы, услуги) за наличные, то в книге продаж нужно ежедневно регистрировать ленты ККМ – так называемые Z-отчеты.

Поэтому показания контрольных лент ККТ регистрируют в книге продаж без учета сумм, указанных в счетах-фактурах (п. 13 Правил ведения книги продаж, утвержденных Постановлением № 1137).

Если вместо кассового аппарата вы используете бланки строгой отчетности, то их также нужно регистрировать в книге продаж.

При этом можно либо делать отдельную запись для каждого бланка строгой отчетности, либо заносить в книгу суммарные данные по итогам продаж за месяц.

Если вы реализуете товары (работы, услуги) населению в безналичной форме, то имейте в виду следующее.

Налоговое законодательство не освобождает продавца от обязанности оформлять счета-фактуры при получении безналичных средств от граждан в оплату за товары. Правда, физические лица не платят НДС и не принимают этот налог к вычету. Следовательно, счета-фактуры им не нужны.

Поэтому по товарам, оплаченным населением в безналичном порядке, вы вправе выписать счет-фактуру в одном экземпляре. А в книге продаж зарегистрировать бухгалтерскую справку-расчет, содержащую суммарные данные по таким операциям за весь календарный месяц или квартал. Такое мнение выражено в письме Минфина от 15 июня 2015 г. № 03-07-14/34405.

На основании пункта 1 статьи 143 НК РФ физические лица не признаются налогоплательщиками НДС и, следовательно, этот налог к вычету не принимают.

Налоговый кодекс предусматривает, что счета-фактуры не составляются:

• при совершении операций по реализации лицам, не являющимся налогоплательщиками НДС (освобожденным от исполнения обязанностей налогоплательщика), по письменному согласию сторон сделки (пп.1 п. 3 ст. 169 НК РФ)
• когда при реализации товаров (работ, услуг) физлицам за наличный расчет продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (п. 7 ст. 168 НК РФ).

В свою очередь, пункт 7 статьи 168 НК РФ предусматривает, что при реализации товаров за наличный расчет розничными продавцами населению требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Таким образом, розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры физическим лицам в случае выдачи им кассового чека, так как он содержит информацию и о ставке НДС, и о сумме налога (обязательные реквизиты кассового чека определены в пункте 1 статьи 4.7 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

На основании пунктов 1 и 13 Правил ведения книги продаж в случае невыставления счетов-фактур по указанным выше основаниям в книге продаж регистрируются первичные учетные документы. Это может быть, к примеру, бухгалтерская справка-расчет, в которой содержатся суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение дня, календарного месяца или даже квартала на общую сумму по всем покупателям-физлицам.

Вместе с тем не запрещено регистрировать продавцу в книге продаж счета-фактуры по товарам, приобретенным физическими лицами, выписанного в одном экземпляре и содержащего сводные данные о продажах.

О возможности составления подобных счетов-фактур по итогам налогового периода см., к примеру, письмо Минфина от 25 января 2019 г. № 03-07-11/4320.

При заполнении такого сводного счета-фактуры продавец в строках 6, 6а и 6б может:

• поставить прочерки;
• указать по строке 6 обобщенную формулировку «Розничные покупатели» или «Розничная продажа».

В форму счета-фактуры и правила его заполнения Постановлением Правительства РФ от 2 апреля 2021 г. № 534 с 1 июля 2021 года внесены изменения. Изменения связаны с вступлением в силу с 8 июля 2021 года системы прослеживаемости товаров в отношении оборота некоторых импортных товаров в пределах ЕАЭС и в России (Федеральный закон от 9 ноября 2020 г. № 371-ФЗ).

По строке 5а в шапке счета-фактуры все, кто обязан их выставлять, нужно указывать реквизит документов об отгрузке (накладных, актов об оказании услуг и выполнении работ) – их номеров и дат.

Однако в указанном случае — при оформлении сводного счета-фактуры при продажах физлицам за наличный расчет — строку 5а заполнять не нужно (письмо ФНС от 24 августа 2021 г. № 3-1-11/0122@).

Приказом ФНС России от 14 марта 2016 г. № ММВ-7-3/136@ утвержден перечень кодов видов операций, указываемых в книге покупок, книге продаж и журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур. Этим документом предусмотрено, что продавец составляет сводные документы, в которых отражает суммарные данные (за месяц или квартал) по продаже товаров (работ, услуг) лицам, которые не являются плательщиками НДС или освобождены от уплаты этого налога. Затем эти суммарные данные отражаются в книге продаж и в декларации по НДС по коду вида операции 26.

Правила ведения книги продаж, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137, устанавливают порядок регистрации в книге продаж документов при восстановлении НДС. Ситуации, в которых следует восстановить НДС, перечислены в пункте 3 статьи 170 Налогового кодекса. Счета-фактуры в этих случаях, были ранее зарегистрированы в книге покупок, и на их основании НДС был принят к вычету. Теперь их нужно зарегистрировать в книге продаж на сумму налога, подлежащую восстановлению.

По действующим правилам срок хранения счетов-фактур составляет 5 лет. Поэтому при восстановлении НДС в книге продаж нужно регистрировать только те счета-фактуры, у которых к дате использования товаров в не облагаемых НДС операциях не истек указанный срок хранения. Если он истек, в книге продаж можно зарегистрировать справку бухгалтера, в которой отражена подлежащая восстановлению сумма НДС. На это обратил внимание Минфин в письме от 25 сентября 2019 г. № 03-07-09/73784.

Налоговый кодекс также предусматривает необходимость восстанавливать НДС по операциям, указанным в пункте 6 статьи 171 Налогового кодекса. Восстанавливая НДС в установленном этой нормой порядке,в книге продаж в декабре нужно указывать сумму НДС, подлежащую восстановлению и уплате за текущий год. Для этого в книге продаж регистрируется бухгалтерская справка-расчет этой суммы.

Подробно о восстановлении НДС читайте раздел «Налоговые вычеты» → подраздел «Как использовать налоговые вычеты» → ситуацию «Восстановление НДС»​​.

Продавец и покупатель могут договориться о выставлении счетов-фактур в электронном виде. Если покупатель не получил от продавца счет-фактуру в электронном виде, а продавец внес в него исправления и направил повторно, такой исправленный вариант с указанием номера и даты исправления регистрируется продавцом:

• в книге продаж – если он составлен до истечения налогового периода;
• в дополнительном листе книги продаж – если он составлен после истечения налогового периода.

Исходный счет-фактура регистрируется в книге продаж поставщика. Однако после регистрации исправленного экземпляра запись по нему следует аннулировать в книге продаж или в ее дополнительном листе в зависимости от периода обнаружения ошибки.

Возможна ситуация, когда покупатель не получил от продавца корректировочный счет-фактуру, составленный при увеличении стоимости отгрузки в электронном виде, а продавец внес в него изменения и направил повторно. Порядок регистрации продавцом такого документа аналогичен описанному выше – исходный корректировочный счет-фактура регистрируетсяв книге продаж (если он составлен до истечения налогового периода).

После регистрации исправленного корректировочного счета-фактуры в книге продаж запись по не полученному покупателем документу аннулируется.

Если покупатель не получил от продавца корректировочный счет-фактуру, составленный в электронном виде при уменьшении стоимости отгрузки, а продавец повторно направил его, но с внесенными изменениями, то продавец регистрирует исправленный вариант в книге покупок текущего квартала с указанием номера и даты исправления. Исходный (не полученный покупателем) документ продавец в книге покупок не регистрирует.

Налоговые агенты, которые приобретают у иностранных фирм, не состоящих на налоговом учете в России, товары (работы или услуги), а также арендаторы (или покупатели) госимущества регистрируют в книге покупок счета-фактуры, составленные при начислении НДС.

Налоговые агенты, продающие товары (работы, услуги или имущественные права) по договорам поручения с иностранной фирмой, не зарегистрированной в России, и участвующие в расчетах должны зарегистрировать в книге продаж счета-фактуры, выданные покупателям.

Также поступают организации, уполномоченные реализовывать конфискованное, бесхозяйное и прочее подобное имущество.

На основании книги продаж заполняют Раздел 9 «Сведения из книги продаж об операциях, отражаемых за истекший налоговый период» и Приложение № 1 к разделу 9 декларации по НДС.

До 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, листы книги продаж должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью организации. Книгу продаж подписывает руководитель организации или другое уполномоченное на это лицо. Книгу продаж хранят в архиве фирмы не менее четырех лет с даты последней записи.

Если вы ведете книгу продаж (и книгу покупок) в электронной форме, то ее нужно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью и только при их передаче в ИФНС по ТКС (в том числе, в рамках камеральной проверки).

Если книга продаж формируется на бумажном носителе, то руководитель (ИП или иное уполномоченное лицо) должен подписывать книгу не позднее 25-го числа месяца, который следует за налоговым периодом.

В книге продаж есть графа «3а» – «Код вида товара». Эта графа для организаций, которые экспортируют товары в страны ЕАЭС. Коды нужно заполнять в соответствии с единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза.

Вот пример заполнения книги продаж по форме, действующей с 1 июля 2021 года:

Постановлением № 1137 предусмотрены два варианта внесения исправлений в книгу продаж.

Если обнаружена ошибка в книге продаж за текущий период, то нужно аннулировать записи по счету-фактуре в книге продаж этого же периода. Аннулированные стоимостные показатели в графах 13а–19 отражают с отрицательным значением.

Если обнаруженная ошибка относится к предыдущим периодам, то нужно оформить дополнительный лист книги продаж. Его форма утверждена Постановлением № 1137, а формат для составления в электронном виде – приказом ФНС России от 8 июня 2021 г. № ЕД-7-26/547@.

По строке «Итого» листа указывают итоговые данные книги продаж за тот период, в котором была совершена ошибка.

В последующих строках листа отражают реквизиты счетов-фактур, подлежащих аннулированию и регистрации. Из строки «Итого» вычитают показатели аннулированных счетов-фактур и к полученному результату прибавляют суммы по зарегистрированным (исправленным) счетам-фактурам. Полученную сумму отражают в строке «Всего». Показатели этой строки переносят в уточненную декларацию.

ФНС в письме от 22 марта 2023 г. № СД-4-3/3361@разъяснила, как налогоплательщикам, которые ведут деятельность на территориях ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей, вести книгу продаж.

Отражение отдельных показателей счетов-фактур в книге продаж производится в следующем порядке:

• в графе 2 — код вида операции. При реализации товаров, в том числе в отношении которых налоговая база определяется в соответствии со статьей 162.3 НК РФ, указывается код операции — 01 (Приказ ФНС от 14 марта 2016 г. № ММВ-7-3/136@);
• в графе 13б — итоговая стоимость продаж по счету-фактуре, указанная в графе 9 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры;
• в графах 14, 15 и 16 — налоговая база, указанная в графе 5 счета-фактуры, при налогообложении которой применяются соответствующие расчетные налоговые ставки в размере 16,67 процента, 9,09 процента и (или) 0 процентов соответственно, указанные в графе 7 счета-фактуры;
• в графах 17 и 18 — сумма НДС, исчисленная расчетным методом с применением соответствующих расчетных налоговых ставок в размере 16,67 процента и (или) 9.09 процента соответственно, указанная в графе 8 счета-фактуры.