Обязательные реквизиты первичных документов
Последний раз обновлено:
Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный документ, установлен пунктом 2 статьи 9 Закона "О бухгалтерском учете":
- наименование документа (формы);
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции (в натуральном и (или) денежном выражении с указанием единиц измерения);
- наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформления и их личные подписи. Кроме подписей этих лиц, необходимо указывать их фамилии и инициалы, либо иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.
В официально утвержденных типовых бланках все обязательные реквизиты уже предусмотрены.
Как применить требования части 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ об оформлении первичным учетным документом каждого факта хозяйственной жизни, покажет пример.
Организация закупила товары для дальнейшей перепродажи. Покупка носит разовый характер. Договора с поставщиком нет. Оплата осуществлена с расчетного счета.
Поставщик вместе с товаром представил только товарный чек. Товарную накладную или универсальный передаточный документ поставщик оформлять отказался, так как не является плательщиком НДС.
Форма товарного чека разработана поставщиком и содержит все необходимые реквизиты, установленные Законом о бухучете.
Но сведений о должностных лицах организации-покупателя и их подписей в полученном чеке нет. Поэтому рассматривать данный документ как первичный учетный документ, являющийся основанием для принятия к бухгалтерскому учету приобретенных товаров, у покупателя нет.
Бухгалтер организации-покупателя разработал форму первичного документа, который будет являться основанием для отражения в бухгалтерском учете такого факта хозяйственной жизни, как получение товаров по товарному чеку, а руководитель утвердил ее приказом по организации.
В качестве такого документа бухгалтер разработал Акт о приемке товаров, полученных по товарному чеку. Его форма также содержит все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
Если учетной политикой организации предусмотрено, что в качестве первичных документов применяются унифицированные формы, но для какого-то факта хозяйственной жизни бланк не предусмотрен, фирма может разработать его самостоятельно.
Учетной политикой фирмы устновлено, что в качестве первичных документов, она использует типовые формы. Согласно расчету сумма амортизации основных средств, принадлежащих АО «Актив», за январь составила 12 000 руб. Однако главный бухгалтер «Актива» О.В. Борисова, занося проводку по начислению амортизации в журнал хозяйственных операций, ошибочно записала сумму 15 000 руб.:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 02
– 15 000 руб. – начислена амортизация основных средств.
Ошибка была обнаружена 15 марта. Излишне начисленная сумма амортизации в 3000 руб. должна быть сторнирована при помощи проводки:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 02
– 3000 руб. – сторнирована излишне начисленная сумма амортизации основных средств.
Основание для этой проводки – бухгалтерская справка, подписанная главным бухгалтером. Поскольку типового бланка для бухгалтерской справки не предусмотрено, «Актив» разработал его самостоятельно.
Заполненная справка будет выглядеть так:
|
АО «АКТИВ»
БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА
В январе 2021 года в результате ошибки излишне начислена амортизация основных средств на сумму 3000 рублей. Ошибка исправлена в журнале хозяйственных операций 15 марта 2021 года записью:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 02
|
Печать на первичных документах можно не ставить, так как она не является обязательным реквизитом. Если же фирма использует типовые формы первичных документов, в которых оттиск печати уже предусмотрен, то для заполнения всех реквизитов документа ее лучше поставить.
Виды электронных подписей
Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухучета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (ст. 21 Закона «О бухгалтерском учете». Такие стандарты пока не приняты. Поэтому организация может использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ). Такие разъяснения даны в письме ФНС России от 19 мая 2016 г. № СД-4-3/8904.
На текущий момент Закон № 63-ФЗ различает три вида электронной подписи, которые в целом различаются степенью защищенности и сложности получения:
- простая электронная подпись;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись;
- усиленная квалифицированная электронная подпись.
Для целей бухгалтерского учета, пока не принят федеральный стандарт бухучета, электронные первичные документы допускается заверять подписью любого вида из трех, предусмотренных Законом № 63-ФЗ.
Для налогового учета есть ограничения. Начнем с последней в списке - усиленной квалифицированной электронной подписи. Информация, подписанная такой подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).
В соответствии со статьей 252 Налогового кодекса расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, должны быть документально подтверждены, в частности, первичными учетными документами (ст. 313 НК РФ). Форма первичного документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете». Одним из обязательных реквизитов первичного учетного документа являются личные подпись лиц, ответственных за оформление сделки. Первичный документ, составленный в электронном виде, подписывается электронной подписью.
Значит, «первичка», оформленная в электронном виде и подписанная квалифицированной электронной подписью, может подтверждать расходы по налогу на прибыль.
Электронные документы можно также подписывать простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, если это предусмотрено соглашением между участниками электронного взаимодействия. Но для того, чтобы списать налоговые расходы на основании первички, подписанной простой или неквалифицированной подписью, в соглашении с контрагентом должен быть оговорен порядок проверки подписи.
Что касается подписания электронных счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ), а также при осуществлении электронного взаимодействия с налоговыми органами необходимо применять только усиленную квалифицированную электронную подпись.
Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора
Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:
- Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
- Вы получите бератор по очень выгодной цене
- Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!
Связаться с нами