Передача документов на хранение в архив

Если документов много и держать их негде, а срок хранения еще не истек, можно сдать их на хранение в архив – как государственный, так и частный.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях утверждены Приказом Росархтва от 31 июля 2023 г. № 77.

Документ вступает в силу 17 сентября 2023 года. Он принят взамен правил, утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526.

В обновленных правилах содержатся формы:

• номенклатуры дел организации;
• номенклатуры дел структурного подразделения организации
• акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению;
• описи электронных документов;
• описи дел по личному составу;
• акта о технических ошибках в учетных документах;
• книги учета поступления и выбытия дел, документов;
• акта приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов;
• акта конвертации электронных архивных документов.

Хранить документы в архиве допускается в зависимости от их формы, поэтому в обновленной номенклатуре дел компании итоговая запись разделена на бумажные и электронные дела.

Гибриды (и бумажные, и электронные документы) учитываются отдельными томами.

Отдельные правила установлены по работе с электронным архивом. Допускается их хранение как на отдельных дисках, как и в специальной компьютерной системе (СХЭД).

Документы сдаются по описи. Описи составляются отдельно (п. 63 приказа Росархива от 31 июля 2023 г. № 77):

а) на дела постоянного срока хранения;

б) на дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

в) на дела по личному составу;

г) на дела, состоящие из документов, характерных для организаций определенной сферы деятельности (судебные, следственные дела, научно-техническая документация и другие).

Работники архива вправе приходить на предприятие с проверками. Это, конечно, может насторожить – проверяющих у любой организации и без того хватает. Однако на практике таких случаев всего два.

Во-первых, архивисты могут прийти по решению суда. Например, если в суд обратился бывший работник фирмы, отчаявшийся получить справку, подтверждающую его стаж. В этом случае сотрудники архива придут, чтобы выяснить, почему справка так и не была выдана и есть ли необходимые для ее составления документы.

Во-вторых, архивисты могут появиться в организации и по приглашению экспертов из Государственной инспекции труда, если те в ходе своей проверки выявят нарушения правил ведения кадровых документов. Однако в этом случае визит специалистов из архива будет только на пользу самой фирме: они просто укажут на недостатки в работе с документами и дадут советы, как их исправить.

И все-таки есть ситуация, когда придется контактировать с Росархивом независимо от того, заключен с ним договор или нет. Это происходит при ликвидации предприятия без правопреемника.

В этом случае все документы ликвидируемого предприятия, касающиеся его работников (учетные карточки, лицевые счета (а при их отсутствии – расчетные (расчетно-платежные) ведомости) и т. п.), а также документы, по которым еще не истек срок хранения, нужно обязательно сдать в местное отделение Росархива. Туда же надо сдать и все учредительные документы.