Поступление товарно-материальных ценностей от поставщиков

Если организация получает товарно-материальные ценности по месту нахождения поставщика, то на имя сотрудника, который будет их получать, выписывают доверенность.

Как правило, доверенность выдается работникам организации, но законодательством не запрещено выдавать и любым другим лицам.

Для доверенностей предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Доверенность может быть выписана по форме № М-2а или М-2.

Если представители организации получают товарно-материальные ценности у поставщиков регулярно, то доверенности выписывают по форме № М-2а, если нет – по форме № М-2.

Доверенности по форме № М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке. Доверенности по форме № М-2а корешков не имеют, поэтому их регистрируют в специальном журнале.

Как правило, на практике доверенность выписывают на 15 дней. Если же материальные ценности приобретаются у одного и того же поставщика регулярно, то на календарный месяц. Тем не менее Гражданский кодекс разрешает выписывать доверенность сроком до 3 лет.

Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение 1 года (ст. 186 ГК РФ).

Бухгалтер выписывает доверенность в одном экземпляре и выдает ее работнику, который будет получать товарно-материальные ценности.

Работник должен расписаться в получении доверенности на ее корешке (если доверенность выписана по форме № М-2) или в журнале учета выданных доверенностей (если доверенность выписана по форме № М-2а). Кроме того, работник должен поставить свою подпись в самой доверенности, после чего она подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Работник, получающий товарно-материальные ценности, может предъявить поставщику кроме доверенности и другие документы (например, копию счета и платежного поручения на оплату материальных ценностей). Реквизиты этих документов указывают в доверенности по строке «Наименование, номер и дата документа».

Поставщик вместе с материальными ценностями должен передать представителю вашей организации товаросопроводительные документы (счет-фактуру, накладную и т. д.). Если доверенность выписана по форме № М-2, то реквизиты этих документов указывают в ее корешке (графа 8 «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения»). Если доверенность выписана по форме № М-2а, то перечень этих документов в ней не приводится.

Если работник по каким-либо причинам товарно-материальные ценности по доверенности не получил, то он должен возвратить ее в бухгалтерию. Там она должна храниться до конца текущего года.

Доверенности, по которым были выданы товарно-материальные ценности, хранятся в архиве организации 5 лет. Вот образцы заполнения доверенностей по формам № М-2 и М-2а:

Журнал ведут для регистрации доверенностей, выписанных по форме № М-2а. Этот журнал прежде всего необходим для того, чтобы дважды не выписать доверенность на получение одних и тех же материальных ценностей.

Обязанность составлять журнал по специальной форме была установлена Инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 года № 17. Сейчас этот документ не действует. Однако для своего удобства компания может продолжать его вести в добровольном порядке. Все листы журнала заранее нумеруются и прошнуровываются.

Если работник не получил материальные ценности и вернул доверенность в бухгалтерию, то в графе «Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности» журнала делают запись: «Не использована».

Вот образец журнала:

Чтобы доставить товарно-материальные ценности до склада, предприятие может воспользоваться услугами транспортной организации. Если при приемке груза у транспортной организации была обнаружена недостача, то необходимо составить коммерческий акт.

Коммерческий акт составляют, если при приемке материальных ценностей у транспортной организации обнаружены:

• несоответствие фактического веса или количества материальных ценностей данным, указанным в сопроводительных документах поставщика;
• повреждение или порча материальных ценностей;
• материальные ценности, которые не значатся в товаросопроводительных документах поставщика.

Коммерческий акт является основанием для предъявления претензии поставщику или транспортной организации (в зависимости от того, по чьей вине образовалась недостача и на кого возложена ответственность за ее последствия согласно договору).

Типовой бланк коммерческого акта предусмотрен только для организаций железнодорожного транспорта. Его форма утверждена приказом МПС России от 18 июня 2003 года № 45.

Однако вы можете использовать этот бланк в качестве образца для составления коммерческого акта с любой другой транспортной организацией.

Коммерческий акт составляют представители организации-получателя и транспортной организации, которая доставила товарно-материальные ценности. Акт оформляют в день приемки груза. Если составить коммерческий акт в этот день невозможно, он должен быть оформлен не позднее следующего дня.

Коммерческий акт составляют в 3 экземплярах:

• первый экземпляр используется перевозчиком для расследования обстоятельств, послуживших основанием для его составления;
• второй экземпляр выдается грузополучателю по его требованию;
• третий экземпляр остается на хранении в делах перевозчика.

Коммерческий акт подписывают работники транспортной организации, а также представители организации-получателя.

Срок хранения коммерческого акта в архиве организации – 5 лет.