Бланки строгой отчетности (БСО)

Любая организация (индивидуальный предприниматель) должна обеспечить соблюдение кассовой дисциплины при приеме наличных денег. По общему правилу весь прием налички должен фиксироваться с помощью контрольно-кассовой техники.

Но есть исключения из этого правила, когда вместо кассового чека выдаются бланки строгой отчетности (БСО). Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 года № 359 утверждено положение об осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ.

Применение бланков строгой отчетности значительно упрощает работу фирм и предпринимателей при оказании услуг. Поскольку позволяет избежать расходов на приобретение и обслуживание контрольно-кассовой техники. Но использование БСО должно быть обоснованным и не нарушать требования законодательства.

Бланком строгой отчетности (БСО) является документ, который заменяет кассовый чек и выдается каждому клиенту при оказании определенных услуг.

До 2017 года БСО можно было применять при оказании всех услуг, перечисленных в Общероссийском классификаторе услуг населению ОКУН (письма Минфина России от 18 февраля 2016 г. № 03-01-15/9263, ФНС России от 10 сентября 2012 г. № АС-4-2/14961@).

С 2017 года вместо ОКУН введены новые классификаторы ОКВЭД2 и ОКПД2. В новых классификаторах услуги населению не выделены. Поэтому Росстат разработал собирательные классификационные группировки «платные услуги населению» на основе ОКВЭД2 и ОКПД2.

Узнать, какому коду по ОКПД2 соответствует код по ОКУН, можно с помощью переходного ключа «ОКПД2 – ОКУН» или «ОКУН - ОКПД2» на сайте Минэкономразвития (http://economy.gov.ru/minec/activity/sections/classificators/).

Применять БСО можно при оказании гражданам услуг, перечисленных в ОКВЭД2 или ОКПД2. Например, услуг гостиниц, химчистки, парикмахерских услуг. А также услуг, прямо не поименованных в ОКВЭД2 или ОКПД2, но являющихся по своему характеру услугами населению.

Определенные виды бланков строгой отчетности утверждаются отдельными органами федеральной власти. К таким бланкам относятся:

В остальных ситуациях фирмы и предприниматели могут разработать форму бланка строгой отчетности самостоятельно с учетом специфики оказания своих услуг. Данная форма должна содержать обязательные реквизиты:

• наименование БСО (например, «Квитанция на оплату пользования легковым такси»);
• шестизначный номер и серия БСО;
• наименование и организационно-правовая форма (например, ООО) организации, выдавшей БСО;
• ИНН и место нахождения организации, выдавшей БСО;
• вид и стоимость услуги, при оплате которой выдан БСО;
• размер оплаты, то есть сумма, при получении которой выдан БСО;
• дата оплаты наличными или с использованием пластиковых карт;
• дата составления БСО, которая должна совпадать с датой оплаты;
• должность, Ф.И.О. лица, принявшего деньги, и его собственноручная подпись;
• печать организации (если вы ее используете). Наносить печать на бланк типографским способом нельзя (п. 5 письма ФНС от 10 сентября 2012 г. № АС-4-2/14961@).

Имейте в виду, что организации и ИП не могут самостоятельно изготавливать бланки строгой отчетности с помощью компьютера и принтера (п. 3 письма ФНС от 10 сентября 2012 г. № АС-4-2/14961@, п. 3 письма УФНС по г. Москве от 21 сентября 2007 г. № 22-12/091498).

Исключение составляют случаи применения автоматизированных систем, печатающих БСО по всем стандартам и обеспечивающих их учет. Бланки можно заказать в типографии, которая обеспечит сквозную нумерацию документов при печати.

Кроме того, приходно-кассовые ордера не являются БСО и не могут заменять чек ККТ.

Помимо типографского изготовления бланки можно приобрести и в самих типографиях, и в магазинах канцелярии или бухгалтерских товаров. Как правило, в продаже можно встретить как универсальные формы для большинства услуг, так и специализированные, предназначенные для конкретных услуг.

Отметим, что для налоговых органов не имеет значение способ приобретения БСО. Главное, чтобы сам документ отвечал всем требованиям нормативных документов, а фирмы и ИП соблюдали порядок его использования.

Использование бланков строгой отчетности не освобождает фирмы и ИП от соблюдения кассовой дисциплины. Поэтому нужно утвердить порядок учета БСО, а сами бланки фиксировать в Книге учета бланков строгой отчетности.

Периодически, например, раз в неделю, бланки нужно подшивать в отдельную папку. Кроме того, ежедневно по БСО следует подсчитывать выручку и выписывать приходно-кассовый ордер для внесения её в кассу.

Руководитель организации должен назначить ответственных лиц за учет и хранение БСО, и лиц, уполномоченных их подписывать. Книгу учета БСО могут быть запросить налоговики при проведении камеральной или выездной проверки.

БСО состоит из двух частей, одна из которых отдается клиенту, а вторая остается у фирмы (предпринимателя). Каждая из этих частей имеет общий номер, что позволяет идентифицировать сделку.

Образец бланка строгой отчетности можно найти в сети интернет и сконструировать бланк по своим потребностям для последующего заказа в типографии.

Следует помнить, что БСО выдается всем клиентам, как и кассовый чек. Правда, плательщики ЕНВД и ИП на ПСН освобождены от применения кассовых аппаратов. В этом случае по требованию клиента они должны выдать БСО (письмо Минфина России от 5 мая 2015 г. № 03-11-11/25692). Практика же показывает, что при оказании услуг все-таки желательно всегда выдавать отчетный документ во избежание лишних проблем со стороны клиентов.

Новые правила не отменили бланки строгой отчетности, но с 1 июля 2018 года формировать БСО можно будет только через кассовые аппараты. Типографские бланки применяться не будут. По сути, БСО станут теми же чеками.

Использовать бланки строгой отчетности можно только при оказании услуг.

Если фирма или предприниматель совмещает оказание услуг и продажу товаров, то БСО может выдаваться только на услуги. Например, предприниматель продает запчасти и оказывает услуги по ремонту автотранспорта. В этом случае БСО выдается только на ремонтные работы, а продажа комплектующих требует выдачу кассового чека, если ИП не находится на ЕНВД или ПСН.

Выдавать бланки строгой отчетности можно только в том случае, если услуга оказывается физическому лицу.

Если вы получили из типографии БСО с какими-либо дефектами, то использовать их нельзя.

Допустим, бланки неправильно пронумерованы: вместо шестизначного номера указан четырехзначный. Это означает, что в бланке нет обязательного реквизита. Поэтому выдача клиенту такого БСО может быть расценена налоговыми инспекторами как проведение наличных денежных расчетов без применения ККТ.

За это фирму могут оштрафовать в размере от 75 до 100 % от суммы бескассовой операции, но не менее 30 000 рублей. Должностным лицам грозит штраф от 25 до 50 % суммы расчета, но не менее 10 000 рублей (п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).

Поэтому такие бланки придется списать как испорченные.

За повторное нарушение работу организации и ИП приостановят на срок до 90 суток, а руководителя дисквалифицируют на срок от года до двух лет. Так налоговики поступят, если сумма расчетов без кассовых чеков составит 1 000 000 рублей и более (п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).

Кроме того, если кассир организации не выдаст бланк строгой отчетности при расчетах с населением, это чревато предупреждением или штрафом до 10 000 рублей. Для ИП и должностных лиц - предупреждением или штрафом до 2000 рублей (п. 6 ст. 14.5 КоАП РФ).

Правда, малый и средний бизнес не оштрафуют за первое нарушение. На первый раз таким фирмам грозит только предупреждение. Но при условии, что совершенное нарушение не навредило и не угрожало жизни и здоровью людей, объектам животного и растительного мира, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов РФ, безопасности государства, не повлекло угрозы чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, а также имущественного ущерба (п. 2 ст. 3.4 КоАП РФ).