Личная карточка работника (форма № Т-2)
Последний раз обновлено:
Для личной карточки работника предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
После вступления в силу Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов, в том числе и формой № Т-2, разработанными самостоятельно. Главное, чтобы самостоятельно разработанная форма содержала все реквизиты, необходимые для первичного документа.
С 1 сентября 2021 года действует новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н. Он не упоминает личную карточку в числе документов, которые обязательно вести.
Поэтому, с этого времени вести личную карточку организации не обязательно. Следовательно, и знакомить работника с записями, внесенную в его бумажную трудовую книжку, под подпись в личной карточке не нужно.
Однако, с 1 сентября 2021 года организация может продолжать вести личную карточку в прежнем порядке.
О том, какие обязательные реквизиты должен содержать каждый первичный документ, читайте в разделе I «Общие требования» ситуацию «Обязательные реквизиты».
Как заполнить личную карточку работника
Личную карточку составляют в одном экземпляре на каждого сотрудника организации.
Заполняет карточку работник отдела кадров или другой сотрудник, уполномоченный на это руководителем организации; на небольших предприятиях, как правило, бухгалтер.
Заполняя карточку, используют данные следующих документов:
- приказа о приеме сотрудника на работу;
- трудовой книжки;
- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- военного билета;
- диплома об окончании учебного заведения или других документов об образовании;
- свидетельства государственного пенсионного страхования;
- свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции (о присвоении ИНН).
В разделе I «Общие сведения» карточки указывают коды места рождения сотрудника, его гражданства, образования и квалификации.
Чтобы определить соответствующие коды, вы можете воспользоваться следующими классификаторами:
- код по ОКАТО – Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления (ОК 019-95);
- код по ОКИН – Общероссийским классификатором информации о населении (ОК 018-2014);
- код по ОКСО – Общероссийским классификатором специальностей по образованию (ОКСО) ОК 009-2016;
- код по ОКПДТР – Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94).
В строке 5 «Знание иностранного языка» указывают наименования иностранных языков, которыми владеет сотрудник, и степень его знаний (например: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем»).
В строке 7 «Профессия» указывают основную и смежные профессии, по которым может работать сотрудник.
Строка 8 «Стаж работы» содержит сведения об общем и непрерывном стаже, а также стаж работы, дающий право на получение надбавки за выслугу лет. Эту строку заполняют на основании данных, указанных в трудовой книжке сотрудника.
Однако в настоящее время понятие общего и непрерывного стажа отсутствует. При заполнении строки 8 «Стаж работы» необходимо указывать страховой стаж работника. На основе указанного страхового стажа рассчитывают пособие по временной нетрудоспособности.
Так как действующая форма не содержит сведений о страховом стаже, вы можете дополнить строку 8 формы № Т-2 графой «Страховой стаж».
Обратите внимание: в страховой стаж наряду с периодами работы включают периоды прохождения военной службы и иной службы, предусмотренной Федеральным законом от 12 февраля 1993 г. № 4468-1.
Порядок определения стажа, дающего право на получение надбавки за выслугу лет, должен быть установлен в трудовом договоре с работником или в утвержденном на предприятии Положении об оплате труда.
Строку 9 «Состояние в браке» необходимо заполнить в соответствии с Классификатором ОКИН с указанием кодов. Записи могут быть такими:
- никогда не состоял (не состояла в браке) – код 1;
- состоит в зарегистрированном браке – код 2;
- состоит в незарегистрированном браке – код 3;
- вдовец (вдова) – код 4;
- разведен (разведена) – код 5;
- разошелся (разошлась) – код 6.
Раздел II карточки «Сведения о воинском учете» заполняют на основании:
- военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета);
- удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Записи в разделы III – VIII карточки вносят в течение работы сотрудника в организации.
Раздел III заполняют в соответствии с приказами о приеме сотрудника на работу и о его переводе на другую должность (работу). Сотрудник должен удостоверять каждую запись в этом разделе своей подписью (графа 6).
Разделы IV, V и VI заполняют на основании документов об образовании сотрудника (аттестата, свидетельства или удостоверения о повышении квалификации или переподготовке и т. д.).
Раздел VII заполняют в соответствии с приказами о поощрениях сотрудника.
В разделе VIII указывают все виды отпусков, которые были предоставлены сотруднику за время его работы в организации.
В разделе X указывают любые другие сведения о сотруднике, которые могут повлиять на условия и порядок его работы (например, об инвалидности).
Если какие-либо сведения о работнике изменились, то в личную карточку вносят необходимые исправления. Все исправления заверяют подписью сотрудника кадровой службы.
Личная карточка должна храниться в архиве организации 75 лет.
Вот образец личной карточки:
Хранение личных карточек
Личные карточки работников должны храниться как архивные документы.
Согласно п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы по личному составу - это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
Сроки хранения документов по личному составу установлены ст. 22.1 этого Закона и составляют по документам, законченным делопроизводством:
- до 01.01.2003, - 75 лет (ч. 1);
- после 01.01.2003, - 50 лет (ч. 2).
Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора
Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:
- Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
- Вы получите бератор по очень выгодной цене
- Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!