Личная карточка работника (форма № Т-2)

Для личной карточки работника предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

После вступления в силу Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов, в том числе и формой № Т-2, разработанными самостоятельно. Главное, чтобы самостоятельно разработанная форма содержала все реквизиты, необходимые для первичного документа.

О том, какие обязательные реквизиты должен содержать каждый первичный документ, читайте в разделе I «Общие требования» ситуацию «Обязательные реквизиты».

Личную карточку составляют в одном экземпляре на каждого сотрудника организации.

Заполняет карточку работник отдела кадров или другой сотрудник, уполномоченный на это руководителем организации; на небольших предприятиях, как правило, бухгалтер.

Заполняя карточку, используют данные следующих документов:

• приказа о приеме сотрудника на работу;
• трудовой книжки;
• паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• военного билета;
• диплома об окончании учебного заведения или других документов об образовании;
• свидетельства государственного пенсионного страхования;
• свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции (о присвоении ИНН).

В разделе I «Общие сведения» карточки указывают коды места рождения сотрудника, его гражданства, образования и квалификации.

Чтобы определить соответствующие коды, вы можете воспользоваться следующими классификаторами:

• код по ОКАТО – Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления (ОК 019-95);
• код по ОКИН – Общероссийским классификатором информации о населении (ОК 018-2014);
• код по ОКСО – Общероссийским классификатором специальностей по образованию (ОКСО) ОК 009-2016;
• код по ОКПДТР – Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94).

В строке 5 «Знание иностранного языка» указывают наименования иностранных языков, которыми владеет сотрудник, и степень его знаний (например: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем»).

В строке 7 «Профессия» указывают основную и смежные профессии, по которым может работать сотрудник.

Строка 8 «Стаж работы» содержит сведения об общем и непрерывном стаже, а также стаж работы, дающий право на получение надбавки за выслугу лет. Эту строку заполняют на основании данных, указанных в трудовой книжке сотрудника.

Однако в настоящее время понятие общего и непрерывного стажа отсутствует. При заполнении строки 8 «Стаж работы» необходимо указывать страховой стаж работника. На основе указанного страхового стажа рассчитывают пособие по временной нетрудоспособности.

Так как действующая форма не содержит сведений о страховом стаже, вы можете дополнить строку 8 формы № Т-2 графой «Страховой стаж».

Порядок определения стажа, дающего право на получение надбавки за выслугу лет, должен быть установлен в трудовом договоре с работником или в утвержденном на предприятии Положении об оплате труда.

Строку 9 «Состояние в браке» необходимо заполнить в соответствии с Классификатором ОКИН с указанием кодов. Записи могут быть такими:

• никогда не состоял (не состояла в браке) – код 1;
• состоит в зарегистрированном браке – код 2;
• состоит в незарегистрированном браке – код 3;
• вдовец (вдова) – код 4;
• разведен (разведена) – код 5;
• разошелся (разошлась) – код 6.

Раздел II карточки «Сведения о воинском учете» заполняют на основании:

• военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета);
• удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Записи в разделы III – VIII карточки вносят в течение работы сотрудника в организации.

Раздел III заполняют в соответствии с приказами о приеме сотрудника на работу и о его переводе на другую должность (работу). Сотрудник должен удостоверять каждую запись в этом разделе своей подписью (графа 6).

Разделы IV, V и VI заполняют на основании документов об образовании сотрудника (аттестата, свидетельства или удостоверения о повышении квалификации или переподготовке и т. д.).

Раздел VII заполняют в соответствии с приказами о поощрениях сотрудника.

В разделе VIII указывают все виды отпусков, которые были предоставлены сотруднику за время его работы в организации.

В разделе X указывают любые другие сведения о сотруднике, которые могут повлиять на условия и порядок его работы (например, об инвалидности).

Если какие-либо сведения о работнике изменились, то в личную карточку вносят необходимые исправления. Все исправления заверяют подписью сотрудника кадровой службы.

Личная карточка должна храниться в архиве организации 75 лет.

Вот образец личной карточки:

Личные карточки работников должны храниться как архивные документы.

Согласно п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы по личному составу - это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Сроки хранения документов по личному составу установлены ст. 22.1 этого Закона и составляют по документам, законченным делопроизводством:

• до 01.01.2003, - 75 лет (ч. 1);
• после 01.01.2003, - 50 лет (ч. 2).