График отпусков (форма № Т-7)
Последний раз обновлено:
График отпусков необходимо утвердить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. При составлении графика учитывают специфику деятельности организации, нормы трудового законодательства и пожелания сотрудников. График отпусков может быть утвержден и раньше, Трудовой кодекс не содержит запрета на утверждение графика в более ранние сроки.
График отпусков подписывает руководитель отдела кадров, если он есть в компании, утверждает руководитель организации.
Когда новая организация должна утвердить график отпусков
Новая организация не обязана утверждать график отпусков на текущий год, т.е. на год создания.
График отпусков вновь созданной организации, согласно действующему законодательству, должен быть утвержден не позднее чем за две недели до начала нового календарного года (ст. 123 ТК РФ). При этом утверждение графика отпусков на текущий год не является обязательным.
Так разъяснил Минтруд России в письме от 16 октября 2023 г. № 14-6/ООГ-6470.
Отметим, если организация создана в начале года, то целесообразно утвердить график отпусков на текущий год, так как право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Кроме того, по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.
Каких работников включать в график отпусков
В график отпусков нужно внести всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика.
Даже, несмотря на то, что работодателю известно о предстоящем увольнении работника в следующем году, его также необходимо включить в график отпусков (письмо Минтруда России от 27 марта 2020 № 14-2/В-321).
Ко всем работникам относятся и дистанционщики. Они также должны быть указаны в графике. Ранее об этом разъяснял Роструд в письме от 24 декабря 2020 № ПГ/59141-6-1.
Если по согласованию между руководителем и и работником его отпуск переносится на другое время, в график вносят изменения.
Если отпуск разделен на части указывается дата начала каждой из его частей.
Мобилизованных работников можно не включать в график отпусков, т.к. трудовые договора с ними приостановлены. Так разъяснил Роструд России в письме от 19 декабря 2023 г. № ПГ/26132-6-1.
Типовая форма для графика отпусков № Т-7
Для графика отпусков предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
В графике указывают фамилии сотрудников, имеющих право на отпуск, их должности, структурные подразделения, в которых они работают, количество дней и запланированный период отпусков.
Всего в форме 10 понятный и простых для заполнения столбцов:
- столбец 1 – наименование структурного подразделения;
- столбец 2 – должность согласно штатному расписанию (директор, секретарь, слесарь и др.);
- столбец 3 – фамилия, имя, отчество;
- столбец 4 – табельный номер сотрудника;
- столбец 5 – количество календарных дней отпуска;
- столбцы 6–7 – даты начала отпуска: запланированная и фактическая;
- столбцы 8-9 – основание (документ) для переноса отпуска и дата предполагаемого отпуска;
- столбец 10 – примечание.
В графике отпусков указывайте конкретные даты отпуска, а не планируемый месяц.
Вот пример заполнения графика отпусков, составленного по типовой форме:
Нужно ли с графиком отпусков знакомить работников
Согласно статье 22 Трудового кодекса, с принимаемыми локальными нормативными актами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью, работодатель обязан знакомить работников под роспись.
Поэтому после утверждения графика с ним знакомят всех работников под роспись. В графике отпусков можно предусмотреть графу, в которой работник будет ставить подпись, когда он получил уведомление о начале очередного отпуска.
Напомним, что помимо этой обязанности, требуется извещать работника под роспись о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса).
Как знакомить работников с графиком отпусков
Формы и способы ознакомления работодатель определяет самостоятельно.
Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т. п.
Роструд разрешает внести изменения в форму N Т-7, дополнив ее графами 11, 12. Например, «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».
В одной из граф работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой – указать дату уведомления о начале отпуска (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
Как внести изменения в график отпусков
По разным причинам в течение года бухгалтеру может понадобиться внести изменения в график отпусков.
Таким причинами могут стать:
- перенос отпуска по просьбе работника (при согласии работодателя);
- перенос отпуска из-за болезни работника;
- перенос отпуска в связи с отзывом работника из отпуска
- перенос отпуска из-за нарушения сроков выплаты отпускных или уведомления о дате начала отпуска;
- предоставление работнику части отпуска, который не был включен в график отпусков.
Основанием для внесения изменений являются - заявление работника и приказ работодателя на перенос отпуска.
При этом в графах 8 и 9 графика указывают основание переноса отпуска (например, производственная необходимость, просьба сотрудника и т. д.) и период, на который он переносится.
Поэтому для внесения изменений в график отпусков нужно:
- получить от работника соответствующее заявление (с указанием причины);
- издать приказ о переносе или предоставлении отпуска;
- издать приказ о внесении изменений в график отпусков;
- внести изменения в график отпусков;
- при необходимости внести изменения в личную карточку работника.
Обратите внимание: у работодателя нет прямой обязанности издавать приказ внесении изменений в утвержденный график отпусков. Чиновники отмечают, что издание такого приказа рекомендуется в целях упорядочения документооборота организации, а также во избежание конфликтных ситуаций с работником и контролирующими органами.
|
Если работнику отпуск предоставляется по графику, он может не писать заявление о предоставлении отпуска. Если вне графика, нужно заявление. На основании заявления от работника и, или графика отпусков бухгалтерия оформляет приказ о предоставлении отпуска (форма № Т-6 или Т-6а).
В соответствии с приказом бухгалтер должен начислить сотруднику отпускные и оформить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60).
Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора
Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:
- Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
- Вы получите бератор по очень выгодной цене
- Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!
Связаться с нами