Документы учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Документы учета рабочего времени используются в разных целях: для контроля соблюдения режима работы и учета фактически отработанных каждым сотрудником часов, при начислении зарплаты, составлении статистической отчетности, для учета и обоснования расходов в налоговом учете.

Для контроля за соблюдением сотрудниками режима работы, на практике обычно применяют табель учета использования рабочего времени: 

• по форме № Т-13 - если учет рабочего времени ведут на компьютере;
  
• по форме № Т-12 - для учета не только рабочего времени, но и расчета зарплаты. Поэтому, она больше формы № Т-13 на дополнительный раздел - «Расчет с персоналом по оплате труда».

Эти унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Однако с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе формы табеля учета рабочего времени, не являются обязательными к применению.

При этом, хотя работодатель и обязан вести учет рабочего времени, законодательного требования о том, что делать это он должен с помощью именно табеля, нет. Поэтому, вы можете разработать и свой документ, предназначенный для контроля отработанного сотрудниками времени. 

Тем не менее, поскольку требование об учете рабочего времени следует из Трудового кодекса РФ, проверяющие из налоговой или трудовой инспекции либо из внебюджетных фондов обязательно истребуют или табель или другой документ, с помощью которого это время вы учитываете. 

По общему правилу срок хранения табеля учета рабочего времени – 5 лет (приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236).

Исключение – табель, в котором указаны работники с вредными или опасными условиями труда, который надо хранить: 

• 75 лет, если делопроизводство по нему закончено до 1 января 2003 года; 
• 50 лет, если делопроизводство по нему закончено до 1 января 2003 года.

Срок хранения табеля учета рабочего времени исчисляется с первого января, следующего за годом, в котором табель был окончен делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

О том, сколько хранить другие кадровые документы, а также налоговые и бухгалтерские читайте в практической ситуации «Хранение бухгалтерских, налоговых, кадровых документов».