Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12)

Для табеля учета использования рабочего времени предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Табель составляет работник кадровой службы (например, табельщик), бухгалтер или другой сотрудник, уполномоченный на это руководителем организации.

Заполнять табель учета рабочего времени можно любым из способов: 

• методом сплошной регистрации. При этом фиксируются все события, т.е. в каждой ячейке проставляется какое-либо обозначение - явка или неявка по определенным причинам; 
• путем регистрации только отклонений - неявок, сверхурочных часов и т.п.

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Отметку в табеле о причинах неявок на работу делают на основании соответствующих документов (например, на основании листка временной нетрудоспособности, справки о выполнении государственных обязанностей и т. д.).

Отметки о явках (неявках) сотрудников делают в разделе 1 «Учет рабочего времени» табеля ежедневно. Для этого заполняют графы 4–16.

В верхних строках этих граф указывают условное обозначение явок и неявок, в нижних – количество часов, отработанных сотрудниками.

Условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне табеля.

Графы 7–17 раздела 1 табеля, а также раздел 2 «Расчеты с персоналом по оплате труда» заполняют в конце каждого календарного месяца.

Здесь указывают общее количество:

• дней или часов, отработанных за месяц;
• дней (часов) неявок;
• выходных и праздничных дней.

Если начисление заработной платы отражают в отдельном документе (например, в расчетно-платежной ведомости), то в табеле заполняют только раздел 1 «Учет использования рабочего времени».

Табель подписывают сотрудник, который его заполнял (табельщик или бухгалтер), а также руководитель соответствующего структурного подразделения (на небольших предприятиях – руководитель организации).

Раздел 1 табеля также подписывает руководитель кадровой службы.

Табель заполняют в одном экземпляре на каждый календарный месяц.

По окончании месяца табель передают в бухгалтерию.

Заполненный табель хранят в архиве организации в течение 5 лет.

Вот образец табеля учета использования рабочего времени по форме № Т-12:

Для заполнения табеля учета рабочего времени предусмотрены условные обозначения – буквенный и цифровой код, проставляемые в отношении соответствующего отработанного и неотработанного времени вида рабочего времени.

При заполнении унифицированных форм № Т-12 или № Т-13, применяйте условные обозначения, приведенные в форме № Т-12 (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты).

Для самостоятельно разработанной формы табеля можете полностью или частично использовать указанные выше обозначения либо разработать свои.

Условные обозначения, применяемые при заполнении табеля учета рабочего времени, смотрите в Таблице:

В ряде случаев вы можете использовать собственные условные обозначения при заполнении табеля учета рабочего времени.

Например, когда отсутствует необходимое обозначение, предлагаемое Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Так, в 2020 и 2021 году в связи с распространением коронавируса, некоторые периоды рабочего времени были объявлены нерабочими с сохранением за сотрудниками в эти периоды среднего заработка (Указы Президента от 23 апреля 2021 года № 242, от 28 апреля 2020 года № 294, от 2 апреля 2020 года № 239, от 25 марта 2020 года № 206).

Установленных условных обозначений на этот случай нет. Поэтому, вы можете ввести их сами. Например, проставить коды:

• «НОД» – нерабочие оплачиваемые дни;
• либо «ОН» – оплачиваемый нерабочий день.

Работодатели обязаны обеспечивать условия для прохождения работниками медицинских осмотров и диспансеризации, а также беспрепятственно отпускать работников для их прохождения (ч. 5 ст. 24 Федерального закона от 21 ноября 2011 года № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»).

Работники при прохождении диспансеризации в порядке, предусмотренном законодательством в сфере охраны здоровья, имеют право на освобождение от работы на 1 рабочий день 1 раз в 3 года с сохранением за ними места работы (должности) и среднего заработка (ч. 1 ст. 185.1 ТК РФ).

В день прохождения диспансеризации работника, по его заявлению, надо освободить от работы. День освобождения от работы согласовывается с работодателем (ч. 4 ст. 185.1 ТК РФ).

В условных обозначениях унифицированной формы табеля учета рабочего времени № Т-12 отсутствуют буквенный и цифровой коды для обозначения времени прохождения работником диспансеризации.

Поэтому, в таком случае, вы можете ввести его сами. Например, проставлять код «ДИ» – диспансеризация.