Оформляем расходы на хозяйственные нужды
Последний раз обновлено:
Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимают затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплату мелкого ремонта, представительских расходов и т. п.
Для осуществления указанных расходов фирма либо сразу выдает деньги подотчетным лицам, либо возмещает их после того, как сотрудники произвели расходы за счет собственных средств.
В любом из указанных случаев работник должен написать заявление на имя руководителя о разрешении произвести расходы на хозяйственные нужды организации, обосновав их необходимость. Заявление оформляется в произвольной форме. Получив заявление, руководитель должен поставить резолюцию, в которой будет указана сумма, срок, на который она выдана, дата и его подпись.
Если работник произвел покупки за счет собственных средств и ему нужно компенсировать произведенные расходы, то к заявлению он должен приложить оправдательные документы (товарные и кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам и т.д.).
Так как, оплачивая те или иные расходы, подотчетное лицо действует от имени организации, то при оформлении первичных документов сотрудник должен следить, чтобы документы на покупку материальных ценностей и на произведенные расходы были оформлены на организацию, а не на физическое лицо.
Заявление сотрудника может выглядеть следующим образом:
|
Генеральному Заявление 20.01.20** года Прошу выдать денежные средства на закупку канцелярских товаров для отдела сбыта и бухгалтерии
Секретарь (подпись) Сидорова П.Н. |
Итак, заявление работника составлено. Теперь он может получить деньги из кассы по расходному ордеру (п. 6 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства").
Обратите внимание: не обязательно получать от работника заявление на выдачу денег под отчет. Оформить его можно распорядительным документом организации, например приказом руководителя. Кроме того, гасить задолженность по предыдущей подотчетной сумме для того, чтобы получить новую, также не обязательно. Работник может получить новую сумму, даже если он не вернул предыдущий «подотчет» (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У).
Работник, совершающий покупки на хозяйственные нужды фирмы, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными – 100 000 рублей по одному договору.
Если работник нарушит установленный лимит расчетов, ваша организация может быть оштрафована. Сумма штрафа – от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на организацию, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя).
За это же нарушение административный штраф может быть наложен и на руководителя организации – в размере от 4000 до 5000 рублей (п. 15.1 КоАП РФ).
Работник, получивший деньги под отчет, должен представить в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, товарные чеки, чеки ККМ и т. д.).
На основании авансового отчета, утвержденного руководителем организации, бухгалтер должен отразить в учете расходы подотчетного лица:
| На что потрачены деньги | Как учитываются расходы |
| Покупка имущества |
ДЕБЕТ 08 (10, 41) КРЕДИТ 71
– оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом |
| Расходы, связанные с нуждами основного (обслуживающего, вспомогательного) производства |
ДЕБЕТ 20 (23, 29) КРЕДИТ 71
– отражены расходы основного (обслуживающего, вспомогательного) производства |
| Общехозяйственные расходы |
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
– отражены общехозяйственные расходы |
| Расходы непроизводственного характера |
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 71
– отражены расходы непроизводственного характера |
Сумму НДС, уплаченную подотчетным лицом, спишите проводками:
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
– учтена сумма НДС по расходам подотчетного лица;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
– произведен налоговый вычет.
Налоговый вычет по НДС производится при выделении суммы налога в счете-фактуре поставщика, проездном документе или другом бланке строгой отчетности.
Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Такую сумму списывают проводкой:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 19
– списан НДС по расходам непроизводственного характера.
Если работник приобрел те или иные ценности у физического лица, необходимо составить и приложить к авансовому отчету закупочный акт.
Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора
Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:
- Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
- Вы получите бератор по очень выгодной цене
- Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!
Связаться с нами