Документы по личному составу

Документы по личному составу отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников фирмы.

К ним относят приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т. д.

Такие документы имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности (помещений, сейфов и шкафов). Причем их хранят отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.

С 1 сентября в связи с вступлением в силу приказа Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н о порядке ведения трудовых книжек личная карточка работника по форме Т-2 как документ утратила силу. Это не означает, что от их ведения нужно отказываться,. Это делать можно продолжать, но уже с некоторыми особенностями.

Роструд считает, что продолжать вести личные карточки Т-2 после 1 сентября — не нарушение. Но знакомить сотрудников с записями о приеме, переводе и увольнении больше не нужно.

А выдать копию личной карточки при увольнении работодатель обязан.

В статье 62 ТК РФ есть список документов, связанных с работой, которые работодатель обязан выдать увольняющемуся работнику по его заявлению. Конкретно личная карточка здесь не названа, но этот документ связан с работой. Поэтому ее копию выдать необходимо.

Приказы по личному составу – это основные документы, которые определяют служебное положение работников и служат основанием для внесения записей в учетные документы (например, трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Приказы по личному составу фиксируют сведения о кадрах:

• прием на работу;
• перемещение по работе;
• увольнение с работы;
• установление должностных окладов;
• отпуска;
• командировки;
• изменение фамилии;
• поощрения;
• взыскания и т. д.

Приказ по личному составу объявляют под расписку. Работник, ознакомившись с приказом, должен подписаться на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указать дату. В случае его отказа от подписи факт ознакомления удостоверяют своей подписью начальник отдела кадров и непосредственный руководитель работника.

Большинство приказов по личному составу оформляют на унифицированных бланках, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1. Вот они:

• приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1), приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а);
• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5), приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6), приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а);
• приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8), приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а);
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9), приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а);
• приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11), приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а).

Это обеспечивает соблюдение требований Трудового кодекса при оформлении трудовых отношений.

Все виды приказов по личному составу имеют самостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности. Каждый вид приказов по личному составу хранят в кадровой службе в отдельных папках по очередности их номеров.

Заявление – это документ с просьбой (о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и др.). Может быть адресован как фирме в целом, так и ее руководителю.

Работник пишет заявление, как правило, от руки в произвольной форме или на фирменном трафаретном бланке. Дистанционный работник (это работник, заключающий трудовой договор о дистанционной работе) может предоставить его посредством обмена электронными документами с усиленной квалифицированной электронной подписью (ст. 312.1 ТК РФ).

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности работника. По ней исчисляют его общий, специальный непрерывный и страховой стаж.

Трудовые книжки ведут на всех работников (кроме совместителей), проработавших по трудовому договору больше пяти дней, в том числе на сезонных, временных и дистанционных работников.

Порядок оформления и ведения трудовых книжек установлен приказом Минтруда России от 19 мая 2021 № 320н.

Испорченные трудовые книжки и вкладыши списывают по акту.

Работодатель обязан постоянно иметь в своем распоряжении чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей в них - это защищенная полиграфическая продукция. Печатать их разрешено только типографиям объединения "Гознак" Минфина России. На сайте ФГУП "Гознак" есть информация о таких предприятиях. А распространять их могут и другие организации (предприниматели), имеющие право работать с защищенной полиграфической продукцией, причем строго по договорам с Гознаком. Приобретать бланки у случайных распространителей нельзя – при их заполнении документ будет считаться недействительным.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, работодатель обязан оформить ему электронную трудовую книжку. 

Если же у работника была бумажная трудовая книжка, но он потерял или повредил ее, кадровик обязан оформить ему новую (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Стоимость расходов на приобретение трудовой книжки (или вкладыша в нее) возмещает работник (кроме случаев ее порчи или утраты не по вине работника).

Кадровый сотрудник, ответственный за трудовые книжки, заполняет ее в присутствии работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу (то же и при внесении записей о переводе, квалификации, награждении - после издания приказа). Не заводить и не заполнять трудовую книжку разрешено при дистанционной работе (ст. 312.2 ТК РФ).

В трудовую книжку вносят:

• сведения о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения, образование, профессию, специальность;
• сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
• сведения о награждениях.

Трудовую книжку нужно выдать работнику в день его увольнения. Тем не менее на практике работодатели зачастую оставляют у себя трудовую книжку уволенного сотрудника до тех пор, пока он не сдаст какие-либо материальные ценности, не покроет недостачу и т. д. Этого делать нельзя.

Компания может не выдать трудовую книжку вовремя, только если работник сам отказывается ее получать или в день увольнения отсутствует на работе.

Если же задержка выдачи трудовой книжки произошла по вине работодателя, он обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок (ст. 234 ТК РФ). В такой ситуации днем увольнения (прекращения трудового договора) будет считаться день выдачи трудовой книжки.

Невыдача в срок трудовой книжки – это нарушение трудового законодательства. За такой проступок предусмотрен штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей для организаций, и от 1000 до 5000 рублей – для должностных лиц компаний и ИП (ч.1, ст. 5.27 КоАП).

Копию трудовой книжки бывшего работника хранить не нужно.

Об этом сказано в Определении ВС РФ от 1 августа 2016 г. № 307-КГ16-8836. Рассматривалось дело об отказе ФСС РФ в возмещении организации расходов по выплате больничного листа уволенному сотруднику. Основание - работодатель не представил копию его трудовой книжки. Судьи отметили, что на момент проведения проверки сотрудник, которому было выплачено пособие, уже не работал в проверяемой компании. Законодательством не установлена обязанность работодателей изготавливать и хранить копии трудовых книжек бывших сотрудников. Поскольку других претензий, кроме непредставления копии трудовой книжки уволенного сотрудника, у ФСС не было, то отказ в возмещении признан неправомерным.

В случае смерти работника в его трудовую книжку вносят запись: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ». Затем ее нужно выдать на руки под расписку одному из его родственников. Чтобы получить трудовую книжку, родственник обязан представить паспорт и документ, подтверждающий родство с умершим:

• свидетельство о браке - для супругов;
• свидетельство о рождении - для детей, родителей, братьев или сестер.

Кадровик должен заверить копии всех представленных документов, которые затем подшиваются в личное дело работника.

Затем кадровик должен заполнить книгу учета и движения трудовых книжек. В ней делается запись - кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка. Родственник умершего работника должен расписаться в ее получении.

Если родственники умершего не могут лично забрать трудовую книжку в организации, то ее можно выслать кому-либо из них по почте ценным письмом с описью вложения с уведомлением о вручении адресату, но только на основании его письменного заявления.

Часто сотрудники просят выдать им трудовую книжку на руки (например, для оформления загранпаспортов). Этого делать нельзя, за одним исключением. Следует выдать копию или выписку из трудовой книжки в течение трех дней, получив письменное заявление работника (п. 7 Постановления № 225).

Работающему сотруднику трудовую книжку следует выдать на руки только в одном случае - для целей обязательного социального страхования, к примеру, чтобы представить в СФР для назначения или перерасчета пенсии (ст. 62 ТК РФ). 

Как оформить временную выдачу трудовой книжки работнику «на руки»?

Чтобы оформить такую временную выдачу трудовой книжки, Роструд рекомендует следующее.

Работодатель может приказом дополнить книгу учета движения трудовых книжек дополнительными графами, в которых фиксируется факт временной выдачи трудовой книжки работнику.

Кроме того, работодатель вправе для этих целей завести отдельный журнал, либо попросить у работника расписку.

Как заверить копию трудовой книжки?

Статьей 62 ТК РФ установлено требование заверять надлежащим образом документы, выдаваемые работникам.

С 1 июля 2018 года нужно по-новому заверять копии документов, представляемых в другую организацию. В том числе документов, которые выдаются работникам при увольнении, включая копии трудовых книжек, которые требуются работникам для подтверждения трудового стажа. Новый порядок установлен введенным в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (приказ Росстандарта от 25 мая 2017 г. № 435-ст).

Отличие от старого порядка заверения копий документов состоит в том, что к стандартной записи о заверении копии нужно добавить надпись о месте хранения подлинника документа, с которого была изготовлена копия: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год»), которая заверяется печатью организации.

Выдать трудовую книжку нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения от работника письменного заявления о выдаче трудовой книжки. На заявлении работник должен оставить запись о получении трудовой книжки с датой получения и личной подписью. Возвратить документ работодателю сотрудник обязан не позднее трех рабочих дней со дня, когда ему ее вернет орган обязательного социального страхования.

Какой штраф грозит за нарушение правил хранения трудовых книжек?

За нарушение правил хранения трудовых книжек организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, должностное лицо, ответственное за хранение трудовых книжек, - от 1000 до 5000 рублей (п. 45 Правил ведения трудовых книжек, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Ненадлежащим образом заверенная копия считается недействительной - у сотрудника ее не примут. Поэтому такую ошибку можно также квалифицировать как невыполнение работодателем обязанности, предусмотренной статьей 62 Трудового кодекса, по статье 5.27 КоАП РФ. Пунктом 2 этой статьи установлена ответственность за повторное нарушение:

• административный штраф на должностных лиц ( и ИП) в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
• на юридических лиц - штраф от 50 000 до 70 000 рублей.

Нужна ли в трудовой книжке печать?

По общему правилу печать организации (печать кадровой службы) в трудовой книжке ставят в случаях:

1. Оформление титульного листа (первой страницы) трудовой книжки и первой страницы вкладыша в нее.

2. Внесение изменений в сведения о работнике, содержащиеся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки или вкладыша в нее.

3. Оформление трудовой книжки (вкладыша в нее) при увольнении работника. При этом в данном случае записи можно заверить не только печатью работодателя (печатью кадровой службы), но и любой другой печатью, содержащей сведения о наименовании и месте нахождения работодателя (письмо Роструда от 22 ноября 2012 г. № 1450-6-1).

Однако ООО и АО могут и не иметь печать. Но Роструд все-таки настаивает на том, что печать в трудовой книжке обязательна (письмо от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1). Поэтому в отсутствии печати общества при работе с трудовыми книжками можно пользоваться печатью кадровой службы.

Ошибки на титульной странице, в том числе те, которые были допущены предыдущим работодателем или обнаруженные спустя некоторое время, аккуратно зачеркиваются. Рядом пишутся правильные данные о работнике. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается отметка, содержащая информацию о документе, на основании которого были внесены поправки. Это могут быть паспорт, свидетельство о рождении (браке, разводе) и другие. Далее ставится подпись кадровика и печать организации.

В разделах, содержащих сведения о работе и о награждениях, зачеркивание неточных и неправильных записей не допускается.

Единственный возможный вариант - это признать запись недействительной, а затем внести новую, верную запись.

Как признать запись в трудовой недействительной

Действуют, как правило, по такому алгоритму.

1. В графе «№ записи» после последней в данном разделе записи указывают последующий порядковый номер.

2. В графе 2 указывают дату, на которую признается ошибочная запись недействительной. То есть ту дату, когда вносят исправления (число, месяц – двузначные числа, год - четырехзначные).

3. В графе 3 сначала прописывают «Запись под №___ недействительна». Далее вносят правильную запись.

4. В графе 4 указывают номер и дату документа, на основании которого вносятся правильные данные. Это могут быть дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо дата и номер документа, на основании которого вносится правильная запись.

Как исправить наименование организации

Так же исправляют наименование организации, несмотря на то, что эта запись не имеет порядкового номера. Просто при исправлении нужно увязать запись о наименовании и записью о приеме на работу, которая уже имеет порядковый номер.

Поступают так:

• в графе 1 ставят порядковый номер исправительной записи;
• в графе 2 указывают дату внесения исправительной записи;
• в графе 3 пишут: «Наименование организации и запись за № таким-то считать недействительной»;
• затем в графе 3 пишут правильное наименование организации и запись о приеме еще раз в общем порядке.

Бывают и нестандартные случаи. Так, Минтруд РФ в письме от 1 ноября 2018 г. № 14-0/В-868 рассмотрел ситуацию.

Организация обнаружила, что в трудовой книжке работника предыдущий работодатель внес наименование организации посредством штампа, но в оттиске не читается одно слово из названия. Можно ли дописать пропущенное слово?

Заметим, что штамп с наименованием организации приравнивается к записи в трудовой книжке, если он содержит полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации (п. 3.1 Инструкции).

Чтобы исправить ошибку, возникшую из-за нечеткого оттиска, дописывать в него недостающий текст не следует.

Просто, признавая эту запись недействительной, в графе 3 раздела «Сведения о работе» нужно будет написать: «Оттиск штампа с наименованием организации такой-то и запись за № таким-то считать недействительной». А все остальное делается в общем порядке.

Кто исправляет ошибки: бывший работодатель или действующий?

Исправлять ошибки в трудовой книжке может как «текущий» работодатель, так и предшествующий.

Работник может обратиться к предыдущему работодателю за исправлением ошибок и самостоятельно.

Организация, где сотрудник трудится сейчас, может направить запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Это можно делать на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).

Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, запись об исправлении вносит ее правопреемник.

Если организация была ликвидирована, такие исправления должны быть сделаны по новому месту работы. Подтверждающие документы следует запрашивать из архивов.

Если неправильную или неточную запись в трудовой книжке сделал предприниматель, который прекратил свою деятельность, исправления должны быть внесены также по новому месту работы.

Если работник в день увольнения отсутствовал или отказался от получения трудовой книжки, ее можно отправить по почте. Но сначала работодатель должен отправить бывшему сотруднику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ). Со дня отправления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи сотруднику трудовой книжки. Как только от сотрудника будет получено письменное согласие на оправку по почте трудовой книжки, работодателю следует отправить документ по адресу, указанному бывшим сотрудником. Также трудовую книжку можно выдать сотруднику на основании его письменного заявления в течение трех дней со дня обращения.

Трудовой договор – это соглашение между работником и фирмой, по которому работник в интересах, под управлением и контролем (ч. 1 ст. 56 ТК РФ) обязуется выполнять работу по определенной специальности, подчиняясь трудовому распорядку, а фирма обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные соглашением сторон и российским законодательством.

Трудовой договор может быть заключен:

• на определенный срок (срочный договор до 5 лет);
• на неопределенный срок (бессрочно).

Возможен еще один вариант - трудовой договор о дистанционной работе (гл. 49.1 ТК РФ, введена Законом от 5 апреля 2013 г. № 60-ФЗ). Сроки для его заключения - те же.

В статье 57 Трудового кодекса перечислены общие, обязательные и дополнительные условия трудового договора.

Общие - идентифицируют работодателя и работника, устанавливают место работы и дату заключения договора.  Местом заключения трудового договора о дистанционной работе является место нахождения работодателя (ст. 312.2 ТК РФ).

Обязательными условиями трудового договора являются:

• место работы (представительство или филиал указывают, если работник будет работать там);
• должность в соответствии со штатным расписанием, конкретный вид поручаемой работы, профессия, специальность с указанием квалификации. Если работник имеет право на компенсации или льготы, наименование должности или профессии должны быть указаны в строгом соответствии с Квалификационным справочником, утвержденным постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года № 37;
• дата начала работы (а для срочного договора еще и период его действия и причина заключения);
• условия оплаты труда (в рублях): размер тарифной ставки или оклад, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты. Последние могут устанавливаться локальными актами, поэтому в договоре можно дать ссылку на конкретный акт;
• режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у работодателя);
• условия, определяющие характер работы (например подвижной, разъездной, дистанционный);
• сведения о вредных и опасных  условиях труда на рабочем месте (в соответствии с результатами спецоценки);
• компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
• условие об обязательном социальном страховании;
• для дистанционных работников - порядок  технического обеспечения, представления отчетов о выполненной работе и выплаты компенсаций за использование личного оборудования (ст. 312.3 ТК РФ).

Если в действующем трудовом договоре нет какого-либо условия, относящегося к обязательным, нужно составить приложение к нему или заключить отдельное соглашение.

Письменное двустороннее соглашение потребуется и в случае, когда перед работодателем встает вопрос о сезонном повышении окладов в периоды, когда возрастает объем работы, и возврате к прежнему уровню по их окончании. Минтруд РФ в письме от 24 мая 2013 года № 14-1-1061 указывает, что размер оплаты труда - это обязательное условие трудового договора, которое в одностороннем порядке изменять нельзя.

В трудовом договоре могут быть и дополнительные условия (об испытании, о неразглашении о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), о рабочем месте - см. часть 4 ст. 57 ТК РФ).

Состав информации, относящейся к государственной тайне, определен Законом РФ от 21 июля 1993 года № 5485-1 "О государственной тайне", Указом Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203. Это сведения в военной области, области экономики, науки и техники, внешней политики и экономики, разведывательной и контрразведывательной, оперативно-розыскной деятельности м деятельности по противодействию терроризму.

В отношении сведений, составляющих коммерческую тайну, нужно руководствоваться Федеральным  Законом от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ "О коммерческой тайне", статьей 1465 Гражданского кодекса, статьей 12 Федерального закона от 28 ноября 2011 года № 335-ФЗ "Об инвестиционном товариществе".

Относительно информации, составляющей служебную тайну (налоговая, банковская, врачебная, нотариальная, аудиторская, адвокатская; тайна ломбарда, связи, следствия и судопроизводства, завещания, усыновления, исповеди), существуют нормативные документы по соответствующим отраслям.

Они не должны ухудшать положение работника по сравнению с Трудовым кодексом и коллективным договором. А если работа дистанционная,  в договоре следует предусмотреть дополнительное  условие об использовании оборудования, программ, средств защиты информации, предоставленных или рекомендованных работодателем для такой работы (ст. 312.2 ТК РФ).

Личную карточку можно вести по типовой форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

В карточке указывают:

• фамилию, имя, отчество работника;
• год его рождения;
• пол;
• образование;
• семейное положение;
• детей;
• близких родственников;
• паспортные данные;
• ИНН и номер свидетельства пенсионного страхования;
• стаж работы (общий и непрерывный).

В карточку заносят данные приказа о приеме сотрудника на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, пенсионного свидетельства, свидетельства о постановке на налоговый учет.

Внесение новых данных заверяется подписью работника отдела кадров или другого уполномоченного на такие действия лица.

С 8 января 2022 года вместо личной карточки по форме № Т-2 нужно вести специальную карточку по воинскому учету по форме № 10.

Теперь организации должны вести воинский учет в соответствии с новой Инструкцией, утвержденной приказом Минобороны России от 22 ноября 2021 № 700. Новая карточка двусторонняя. На лицевой стороне только общие сведения. Вся остальная информация на обороте:

I Общие сведения

II. Сведения о воинском учете

III. Дополнительные сведения

IV. Сведения о приеме и увольнении (переводе)

Воинская карточка заполняется на основании:

• военного билета;
• временного удостоверения, выданного взамен военного билета;
• удостоверения призывника.

В карточке воинского учета должна быть указана следующая информация:

• наименование организации;
• сведения о работнике (Ф. И. О., дата и место рождения, сведения об образовании, профессии, семейном положении, составе семьи, адресе места жительства (пребывания), паспортные данные и др.);
• сведения о воинском учете;
• сведения о приеме на работу и увольнении (переводе).

Вести карточки нужно в бумажном и электронном виде.

Бумажную карточку можно заполнить шариковой ручкой или распечатать на принтере. Картотеку карточек работников, находящихся на воинском учете, нужно формировать по алфавиту. Запись о семейном положении и адрес вносят карандашом.

Карточки работников на воинском учете сортируют и хранят в картотеке по разделам:

• первый раздел - карточки офицеров запаса;
• второй раздел - карточки солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса;
• третий раздел - карточки военнообязанных запаса женского пола; четвертый раздел - карточки призывников.

Если в организации на воинском учете более 500 человек, то карточки военнообязанных, имеющих мобилизационные предписания и отметки в военных билетах о вручении мобилизационных предписаний, помещают в пятый раздел картотеки. Карточки граждан, снятых с воинского учета, хранятся отдельно до проведения очередной сверки с военным комиссариатом, затем уничтожаются по акту.

Личное дело – это совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляют в течение семи дней с момента приема (то есть после издания приказа) человека на работу и ведут в течение всей его трудовой деятельности на этом месте работы.

На папке, где хранятся документы, указывают фамилию, имя, отчество работника, дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела.

Личное дело состоит из двух разделов:

1. Анкетно-биографические и характеризующие документы.

2. Дополнительные документы.

Первая группа документов – это:

• личный листок по учету кадров с наклеенной фотографией или анкета;
• автобиография;
• копии документов об образовании (заверенные подписью сотрудника отдела персонала и печатью после предъявления подлинника документа);
• личное заявление о приеме на работу или увольнении;
• выписки из приказов о приеме на работу или увольнении (копии таких приказов);
• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• заявления работника о переводах;
• представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв;
• выписки из приказов о перемещении;
• аттестационные листы;
• характеристики и рекомендательные письма;
• отзывы должностных лиц о работнике;
• выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;
• копии наградных листов.

Вторая группа документов – это:

• старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;
• справки о состоянии здоровья;
• фотографии;
• другие документы, которые целесообразно хранить в личном деле.

К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, сведения, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления. Все листы документов, подшитых в личное дело, нумеруют. Причем листы описи нумеруют отдельно. Документы располагают в личном деле в той последовательности, в какой перечислены в описи, а также в хронологическом порядке. В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы.

Характеристика на работника

Характеристика – это документ, который содержит оценку качеств сотрудника (как личных, так и профессиональных), также может содержать информацию об общественной деятельности человека.

Характеристику составляют:

• по запросу работника;
• по стороннему запросу.

В характеристику включают:

• ФИО работника;
• должность работника;
• стаж работы;
• показатели карьерного роста (при наличии);
• отношение к исполнению своих должностных обязанностей;
• оценка профессиональных качеств: опыт работы, самообразование, самосовершенствование, дисциплинарные взыскания, поощрения;
• оценка деловых и личных качеств: пунктуальность, ответственность, умение планировать работу, оценка трудоспособности, поведение в стрессовых ситуациях, взаимоотношения с начальником;
• отношение к коллективу;
• трудовые заслуги.

Характеристики бывают внутренние и внешние. Внутренние – это такие характеристики, которые используют только в внутри организации. Например, для внутреннего перевода сотрудника. А внешние характеристики составляют и предоставляют в сторонние организации, например, в банковские учреждения, правоохранительные органы и т.д.

Характеристика должна быть заверена подписью руководителя и печатью выдавшей ее организации.

Вот пример положительной характеристики: