Порядок уничтожения и списания документов

Все кадровые документы, находящиеся на хранении, один раз в год необходимо проверять, чтобы установить, когда истекают их сроки хранения. Проверку проводит экспертная комиссия. В ходе проверки комиссия обязана:

• полистно проверить материалы, отобранные для уничтожения;
• внести в акт учетные данные о материалах, признанных ненужными и сроки которых истекли;
• поместить документы, отобранные для уничтожения, в отдельном месте (помещении, шкафу, сейфе);
• после того как документы для уничтожения отобраны, повторно сверить учетные данные.

По результатам работы экспертная комиссия составляет акт. Для коммерческих организаций форма акта не утверждена, поэтому его составляют в произвольной форме. Для правильности оформления можно руководствоваться примерной формой акта, которая приведена в методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76).

В акте указывают документы, выделенные экспертной комиссией к уничтожению. Если какой-то документ (или дело) подлежит уничтожению не полностью, об этом в акте делают отметку.

К акту прилагают опись дел, сгруппированных по срокам хранения.

Дела, отобранные к уничтожению, до этого момента должны храниться в специально отведенном месте, затем они упаковываются, а иногда и опечатываются. Документы сдают на утилизацию бумагоперерабатывающим организациям или организациям, собирающим вторсырье.

При передаче оформляют приемо-сдаточную накладную, где проставляется дата передачи, количество передаваемых дел и вес макулатуры. Факт передачи документов на переработку отдельным актом фиксирует экспертная комиссия. Этот акт вместе с накладной утверждает руководитель организации.

По окончании процедуры уничтожения акт о выделении документов на уничтожение, опись дел, акт об уничтожении документов, накладная хранятся в отдельном деле в архиве организации, а все уничтоженные документы необходимо списать с книг учета с указанием номера и даты акта.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша к ней также подлежат уничтожению. При этом составляют отдельный акт. Это правило закреплено в пункте 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225. Так поступают и в случае порчи трудовых книжек, например, из-за небрежного обращения с ними.

Штрафы за нарушения порядка хранения

Фирмы, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении порядка хранения документов, несут административную ответственность.

Так, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на сумму:

• от 1000 до 3000 руб. на граждан;
• от 3000 до 5000 руб. на должностных лиц;
• от 5000 до 10 000 руб. на юридических лиц.

Нарушение требований о хранении документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах, влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц – от 2500 до 5000 рублей;
• на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей (ст. 13.25 КоАП РФ).

Аналогичные размеры штрафов предусмотрены и для обществ с ограниченной ответственностью.

Помимо административного законодательства, ответственность за неправильное хранение документов закреплена в Налоговом кодексе.

Так, статья 120 кодекса предусматривает наказание не только за отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета, но и за уничтожение таких документов до истечения сроков их хранения. При этом фирма может быть оштрафована на 10 000 рублей.

За повторное подобное нарушение штраф увеличивается до 30 000 рублей.

Если из-за несоблюдения сохранности документов произошло занижение налоговой базы, фирма может быть оштрафована на 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).