Оформление в штат

Штатного работника, как по основному месту работы, так и по совместительству, оформляют по трудовому договору.

Если трудовой договор не был надлежащим образом оформлен, трудовые отношения между работником и работодателем все равно возникают - на том основании, что человек был фактически допущен к работе с ведома или по поручению работодателя (ч. 3 ст. 16 ТК РФ).

Заключать трудовой договор можно с лицами, достигшими возраста 16 лет, кроме случаев, предусмотренных законодательством о правовом положении иностранных граждан в РФ. Для иностранца минимальный возраст - 18 лет, это установлено статьей 327.1 Трудового кодекса.

С согласия одного из родителей (попечителя) и органа опеки трудовой договор можно заключить и с молодым человеком, достигшим 14 лет, который еще получает общее образование. При этом он может трудиться в свободное от учебы время, выполнять легкую работу, которая не причинит вреда его здоровью и не помешает в учебе и освоении общеобразовательной программы (ст. 63 ТК РФ).

Заключая трудовой договор с работником, его зачисляют в штат фирмы. В процессе работы он обязан выполнять те трудовые функции, которые указаны в должностной инструкции.

До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить сотрудника (под роспись) с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положением об охране труда, о коммерческой тайне и другими документами, непосредственно связанными с трудовой функцией работника. Например, с должностной инструкцией (подробно о ней читайте раздел «Документы по трудовой дисциплине» → подраздел «Как оформить должностные инструкции»).

Кроме того, с работником нужно провести инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной охране и другим правилам по охране труда. Информацию о проведении инструктажа фиксируют в журнале регистрации вводного инструктажа, а затем в журнале регистрации инструктажа на рабочем месте (читайте о них раздел «Охрана труда»).

При заключении трудового договора работник может написать заявление. Закон не установил строгой формы такого заявления, поэтому его составляют произвольно.

В тексте заявления должны быть указаны:

• должность, на которую поступает новый сотрудник;
• дата, с которой он приступает к работе.

При написании заявления указываются адресат (кому направлено заявление) и составитель (от кого исходит заявление). Составитель ставит свою подпись и дату, когда написано заявление. Уполномоченное на прием сотрудников лицо налагает резолюцию о приеме, а кадровик делает отметку об исполнении.

Вот пример заявления:

Резолюция руководителя может выглядеть так:

Отметкой об исполнении обычно удостоверяют факт издания приказа о приеме на работу и направлении заявления в личное дело работника.

На основании заявления оформляют приказ о зачислении сотрудника на работу и личную карточку на него. Затем с ним заключают трудовой договор.

Об особенностях приема на работу дистанционного работника читайте этот раздел, ситуацию "Оформление дистанционного работника".

Работнику при поступлении на работу нужно принести паспорт, трудовую книжку и пенсионное страховое свидетельство, а также документы воинского учета – для военнообязанных российских граждан.

С 6 августа 2023 года бланк формы АДИ-РЕГ обновили приказом СФР от 23 июня 2023 №1199.

До 2023 года АДИ-РЕГ выдавал Пенсионный фонд. Но после объединения ПФР и ФСС в СФР потребовалось внести в его бланк технические корректировки.

Состав обновленной формы АДИ-РЕГ не изменился. Как и ранее, в нем указывают следующие сведения о зарегистрированном лице:

• страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
• фамилию, имя, отчество (при его наличии);
• дату и место рождения;
• пол;
• дату регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

Работник может предъявить работодателю на выбор:

• АДИ-РЕГ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Кстати, информацию можно прислать в электронном виде в отдел кадров фирмы;
• ранее полученную карточку СНИЛС.

Что делать, если у работника нет СНИЛС?

Если человек поступает на работу впервые, то работодатель обязан оформить ему трудовую книжку и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

Для получения СНИЛС новому сотруднику при заключении трудового договора или договора гражданско-правового характера работодатель отправляет данные и заполненную анкету в территориальный орган Социального фонда России.

Так, чтобы заказать СНИЛС сотруднику, в территориальный орган СФР нужно подать анкету работника по форме АДВ-1. Бланк утвержден приказом СФР от 30 октября 2023 г. № 2153.

Анкета зарегистрированного лица (Форма АДВ-1)

Скачать образец

Срок оформления СНИЛС через работодателя – не превышает 5 рабочих дней со дня получения территориальным органом СФР Анкеты зарегистрированного лица.

Фонд уведомит об этом работодателя в письменном виде. Не забудьте ознакомить застрахованного сотрудника с этим уведомлением под подпись.

Отметим, если работник сам пойдет на личный прием в СФР, СНИЛС ему выдадут сразу.

Аналогичный порядок получения СНИЛС у иностранцев. Иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно или временно проживающие на территории России получают СНИЛС лично в территориальном органе СФР по месту жительства (пребывания) либо через своего работодателя.

Вместе с заявление в СФР нужно подать форму АДВ-6-1. Это опись документов, передаваемых в Фонд. 

Опись документов, передаваемых страхователем в СФР (АДВ-6-1)

Скачать образец

Если изменились анкетные данные работника

При замене свидетельства СНИЛС в случае изменения анкетных данных составляется форма АДВ-2.

Заявление об изменении анкетных данных (Форма АДВ-2)

Скачать образец

Если работник потерял СНИЛС

Если работник потерял свой СНИЛС, то можно попросить Фонд выдать дубликат. Для этого подать нужно Заявление о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Это форма АДВ-3, утверждена приказом СФР от 30 октября 2023 г. № 2153.

Заявление о выдаче документа, подтверждающего регистрацию (Форма АДВ-3)

Скачать образец

Заявление работник может подать в СФР лично или через своего работодателя. Еще один вариант – через МФЦ.

Кроме того, получить дубликат СНИЛС в виде Уведомления о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета по форме АДИ-РЕГ можно в режиме онлайн в электронном виде в Личном кабинете гражданина на интернет-портале «Социальный фонд России»: www.sfr.gov.ru.

Работники, чья деятельность непосредственно связана с продуктами питания, детскими товарами или работающие на транспортных средствах, обязаны представить медицинскую книжку с результатами заключения о состоянии здоровья. Категории работников, которые должны проходить обязательные медицинские осмотры, указаны в статье 213 Трудового кодекса РФ.

Если на работу приходит руководитель высшего звена, необходимо в ФНС России получить о нем информацию из реестра дисквалифицированных лиц (ст. 32.11 КоАП РФ).

Дисквалификация – это административное наказание, назначаемое судом. Она заключается в лишении гражданина замещать должности государственной гражданской службы, занимать должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, осуществлять некоторые виды экспертной деятельности, работать в медицине и др. Дисквалификация устанавливается на срок от шести месяцев до трех лет (ст. 3.11 КоАП РФ).

Все лица, в отношении которых имеются вступившие в силу постановления о дисквалификации, занесены в специальный реестр. Получить доступ к содержащейся в нем информации можно двумя способами (Письмо Минфина России от 27 декабря 2017 года № 03-12-13/87273):

• бесплатно через сервис на сайте ФНС России «Поиск сведений в реестре дисквалифицированных лиц». Информация выдается на основании Ф.И.О. и даты рождения гражданина. Здесь же можно увидеть сроки начала и окончания дисквалификации;
• запросить в ИФНС сведения из реестра в виде выписки о конкретном лице или справки об отсутствии запрашиваемой информации. За это придется заплатить 100 рублей.

Если заключить договор с дисквалифицированным гражданином, компанию оштрафуют на сумму до 100 000 рублей (п. 2 ст. 14.23 КоАП РФ).

Для трудоустройства на работу в сфере образования, воспитания, развития, отдыха, медицинского обслуживания и т. д. несовершеннолетних (ст. 351.1 ТК РФ), а также сотрудником транспортной безопасности, руководителем или главбухом застройщика.необходимо представить справку от органа МВД России об отсутствии судимости и (или) факта уголовного преследования либо о реабилитации и прекращении уголовного преследования.

Еще в 2011 году Правительство утвердило список профессий, заниматься которыми наркозависимые лица не могут. Это профессии, где необходимо иметь дело с источником повышенной опасности или с оборотом наркотических и психотропных веществ; учителя и воспитатели; профессии, связанные с управлением транспортными средствами, с оборотом оружия, аварийно-спасательными работами, подводными или подземными работами, верхолазными работами, а также обслуживанием подъемных сооружений и управлением ими.

Поэтому человек, который устраиваются на такую работу, должен предоставить работодателю справку от органов МВД о том, является ли он или нет подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ. Это требуется в отношении работы, на которую действует запрет о привлечении лиц до окончания срока, в течение которого они считаются подвергнутым административному наказанию.

Гражданин может получить справку об отсутствии судимости через личный кабинет на портале госуслуг. Кадровая служба обязана принять такую справку на электронном носителе или по электронной почте, не требуя вместо этого бумажный документ с «живой» подписью. Бумажные и электронные справки равноценны (совместное письмо МВД России от 26 июля 2018 г. № 1/8552, Минтруда России от 6 июля 2018 г. № 14-2/10/В-4658, Минкомсвязи России от 6 июля 2018 г. № АК-П13-062-14725).

Если на работу поступает иностранный гражданин или лицо без гражданства, они должны наряду с документами, предусмотренными статьей 65 Трудового кодекса, предъявить работодателю (ст. 327.3 ТК РФ):

• временно пребывающий в Российской Федерации – разрешение на работу или патент; договор (полис) ДМС или договор работодателя с медицинской организацией об оказании первичной медико-санитарной помощи и специализированной медицинской помощи в неотложной форме. Причем полис ДМС требуется также и от граждан стран ЕАЭС (письмо Минтруда РФ от 17 декабря 2015 г. № 16-4/В-823).Исключение - граждане Белоруссии, которым бесплатная медицинская помощь гарантирована Договором о создании Союзного Государства, и дополнительная медицинская страховка для них не обязательна;
• временно проживающий в Российской Федерации – разрешение на временное проживание;
• постоянно проживающий в Российской Федерации – вид на жительство.

Разрешение на работу иностранный гражданин или лицо без гражданства может предъявить работодателю после заключения ими трудового договора, если он необходим для получения разрешения на работу. В этом случае трудовой договор вступает в силу не ранее дня получения разрешения на работу и внесения сведений из него в трудовой договор.

Иностранцы документы воинского учета не предъявляют, кроме случаев, установленных федеральными законами, Указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, международными договорами Российской федерации (ст. 327.3 ТК РФ).

Если работа сотрудника требует специальных знаний, работодатель вправе потребовать от него документы об образовании или профессиональной подготовке.

Документ должен быть заверен печатью образовательного учреждения. Если у образовательного учреждения есть гербовая печать, изготовленная до 1 сентября 2013 года (до вступления в силу нового закона об образовании, которым отменено требование обязательного проставления на документах об образовании гербовой печати), то ее можно использовать для заверения документов об образовании (письмо Министерства образования и науки РФ от 4 июня 2015 г. № 05-2038).

Нередко российские специалисты получают образование или специальные знания в иностранных государствах.

Чтобы иметь возможность принимать на работу таких специалистов, дипломы, свидетельства, сертификаты, иные документы, полученные за рубежом, должны быть признаны на территории Российской Федерации, то есть легализованы (их подлинность и юридическая сила должны быть подтверждены) и переведены на русский язык (часть 13 ст. 107 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ).

От консульской легализации освобождены документы, выданные на территории государств, подписавших Гаагскую конвенцию от 5 октября 1961 года. Россия, являясь правопреемником СССР, - одна из ее участниц. Но на них должен быть проставлен специальный штамп – Apostille, который проставляется на основании свидетельства о признании документа в России.

Процедуру признания иностранного документа об образовании в России проводит Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор) на основании утвержденного Минобрнауки РФ Административного регламента, утвержденного приказом министерства от 24 декабря 2013 г. № 1391.

Специалист, имеющий документ об образовании иностранного образца (или его представитель по доверенности) должен подать заявление с приложенными к нему следующими документами:

• оригинал документа об иностранном образовании и (или) квалификации и приложение к нему (если последнее предусмотрено законодательством государства, в котором выдан такой документ);
• копии документов, удостоверяющих личность заявителя, а также обладателя документа об образовании и (или) квалификации (если обладатель не является заявителем);
• заверенный в установленном порядке перевод или заверенная надлежащим образом копия (если документ полностью дублируется на русском языке) документа об иностранном образовании и (или) иностранной квалификации и приложения к нему, включая перевод печатей, имеющихся на документе и на приложениях;
• доверенность, выданная в соответствии со статьей 185 Гражданского кодекса , и ее заверенный в установленном порядке перевод на русский язык (если заявление подается законным представителем обладателя документа об образовании).

Этот пакет документов можно направить в Рособрнадзор лично, по почте или электронно. После принятия заявления оригинал документа об иностранном образовании возвращается.

Вопрос о признании документа иностранного государства об уровне образования и (или) квалификации на территории РФ должен быть решен в течение 45 дней со дня приема документов. Если потребуется получить дополнительные сведения (о содержание образования, форме его получения и т.д.) этот срок может быть продлен, но не более чем на 45 календарных дней.

Результат рассмотрения может быть как положительным, так и отрицательным.

Это документы, полученные в ведущих вузах Австралии, Австрии, Бельгии, Бразилии, Великобритании и Северной Ирландии, Германии, Дании, Израиля, Ирландии, Испании, Италии, Канады, Нидерландов, Новой Зеландии, Норвегии, Сингапура, США, Финляндии, Швейцарии, Швеции, Кореи, Японии (этот перечень утвержден распоряжением Правительства РФ от 30 декабря 2015 г. № 2777-р).

Обязательные документы, которые работник представляет при приеме на работу, включают в его личное дело.

Прием на работу оформляют трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ в ред. Федерального закона от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ).

Заключать трудовой договор со своими работниками должны фирмы, частные предприниматели и работодатели – физические лица. В последнем случае трудовой договор необходимо зарегистрировать в местной администрации.

Нельзя ограничиться лишь заявлением о приеме на работу. Трудовой кодекс требует обязательно оформлять письменный трудовой договор, признавая его основным документом, который удостоверяет трудовые отношения между работником и работодателем.

В трудовом договоре необходимо указать (ст. 57 ТК РФ):

• работника (фамилия, имя, отчество, ИНН);
• работодателя – название фирмы или фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
• сведения о документах, удостоверяющих личность;
• сведения о представителе работодателя, который подписал трудовой договор;
• место и дату заключения трудового договора.
• место работы;
• трудовую функцию, а именно: работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы;
• дату начала работы и срок действия договора;
• условия оплаты труда;
• режим труда и отдыха;
• компенсации за вредную работу;
• условия, определяющие характер работы - подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы;
• условия труда на рабочем месте;
• условие об обязательном социальном страховании.

Условие о добровольном медицинском страховании сотрудника за счет работодателя также должно быть отражено в трудовом договоре - или при приеме на работу, или путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору (ч. 4 ст. 57, ст. 72 ТК РФ).

Сотрудник обязан приступить к исполнению обязанностей в день, который определили в трудовом договоре, как начало работы. По общему правилу это день, когда договор подписали работник и представитель работодателя, если иное не определяет федеральный закон или трудовой договор.

Если такой день в договоре не указали, сотрудник должен выйти на работу на следующий рабочий день после того, как договор вступил в силу (ч. 2, 3 ст. 61 ТК РФ).

Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения или условия из числа обязательных по статье 57 ТК РФ, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения.

Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и условиями:

• недостающие сведения нужно вносить непосредственно в текст трудового договора. Сведения - это ФИО работника, ИНН, наименование работодателя, а также сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя;
• недостающие условия определяют приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.

Если сотрудник в первый же день не вышел на работу, вы вправе аннулировать трудовой договор (ч. 4 ст. 61 ТК РФ). Причина, из-за которой он отсутствовал, значения не имеет.

Чтобы аннулировать договор, издайте приказ. Приказ об аннулировании трудового договора можно оформить, например, так.

После этого направьте работнику уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой или дать согласие отправить ее по почте.

Его можно составить, например, так.

При установлении по результатам проведения специальной оценки условий труда классов (подклассов) условий труда на рабочих местах сведения об этих классах (подклассах) включаются в трудовые договоры, заключаемые с лицами, принимаемыми на работу, после составления отчета о проведении специальной оценки условий труда в отношении соответствующих рабочих мест (ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 28 декабря 2013 года № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

В трудовые договоры с работниками, заключаемые с 1 января 2014 года, в отношении рабочих мест которых не проводилась специальная проверка условий труда, должны включаться сведения о классах (подклассах) условий труда на рабочих местах, установленных по результатам аттестации рабочих мест, если эти результаты являются действительными на дату заключения трудового договора.

Если соответствующие условия не были внесены в такие трудовые договоры, то трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора (часть 3 ст. 57 ТК РФ).

На трудовые договоры, заключенные до 1 января 2014 года, требование об указании в трудовом договоре условий труда на рабочем месте не распространяется. Такие условия могут быть включены в трудовой договор по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ).

Если вы принимаете сотрудника на вновь организованное рабочее место, на котором еще не осуществлялась оценка условий труда, в трудовой договор можно включить общие характеристики рабочего места: описание, используемое оборудование и особенности работы. Когда спецоценка будет завершена, в договор нужно будет внести недостающие сведения: класс (подкласс) условий труда, полагающиеся сотруднику гарантии и компенсации (письмо Минтруда России от 14 июля 2016 г. № 15-1/ООГ-2516).

Помимо существенных в договор можно включить дополнительные условия. Например, об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой), об обязанности работника отработать после обучения не меньше установленного договором срока (если обучение производилось за счет средств работодателя) и др.

Так, в трудовой договор с заместителем главного бухгалтера можно включить такие условия:

• во время отсутствия главного бухгалтера на всех документах за него может расписываться заместитель;
• заместитель замещает главного бухгалтера на время отпуска.

Также в договоре необходимо указать конкретный размер оклада работника. Если же будет включена формулировка «с оплатой согласно штатному расписанию», работник должен быть под расписку с документом ознакомлен. В противном случае трудовая инспекция может расценить это как нарушение трудового законодательства (ст. 68 ТК РФ).

Если работнику установлена оплата труда исходя из МРОТ, то в случае изменения МРОТ с ним нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

В трудовой договор нельзя включать условие о снижении заработной платы за нарушение работником правил внутреннего трудового распорядка или о продолжительности ежегодного отпуска меньше 28 календарных дней. Это может повлечь штраф.

Чтобы убедиться, как работник будет справляться со своими обязанностями, в договор можно включить условие об испытательном сроке (ст. 70 ТК РФ). Причем это условие нужно отразить именно в договоре. Нельзя устанавливать испытательный срок приказом, даже с согласия работника. 

Обратите внимание, что работодатель вправе установить условие об испытании только перед фактическим допуском работника к работе при его на то согласии.

В период испытательного срока рекомендуем проверять результаты деятельности работника. Выявленные нарушения фиксировать.

Как оплачивать испытательный срок

В период испытательного срока компания обязана оплачивать сотруднику полный оклад, который предусмотрен для его должности в штатном расписании. Если в договоре об испытательном сроке не упомянуто, работник считается принятым на работу без испытания.

Срок испытания

Срок испытания для рядовых сотрудников не может превышать трех месяцев. Даже если трудовым договором (незаконно) установлен более длительный испытательный срок, уволить сотрудника, как не выдержавшего испытание, за пределами трех месяцев нельзя (Апелляционное определение Московского областного суда от 8 июня 2015 г. по делу № 33-13330/2015).

Для руководителя фирмы, его заместителя, главного бухгалтера и его заместителей, руководителей обособленных подразделений этот срок может составлять шесть месяцев (ст. 70 ТК РФ).

Если договор заключен на период от двух до шести месяцев, срок испытания не может превышать двух недель.

Кому нельзя установить испытательный срок

Для некоторых работников устанавливать срок испытания запрещено. Полный перечень таких работников дан в статье 70 Трудового кодекса.

Так, нельзя установить испытательный срок:

• лицам, избранным по конкурсу на замещение соответствующей должности;
• беременным женщинам и женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет;
• лицам, не достигшим возраста 18 лет;
• лицам, получившим среднее профессиональное образование или высшее образование по имеющим государственную аккредитацию образовательным программам и впервые поступающих на работу по полученной специальности в течение одного года со дня получения профессионального образования соответствующего уровня;
• лицам, избранным на выборную должность на оплачиваемую работу;
• лицам, приглашенным на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;
• лицам, заключающим трудовой договор на срок до двух месяцев.

Если работник не прошел испытание

Если работник не прошел испытание, необходимо письменно сообщить ему об этом за три дня до окончания испытательного срока. Образец такого уведомления приведен далее.

Уведомив работника о непрохождении испытательного срока, работодатель имеет право, издав приказ, расторгнуть трудовой договор с работником в соответствии с ч.1 ст. 71 Трудового кодекса.

Однако работник может уволиться и сам, написав заявление «по собственному желанию» за три дня до даты увольнения.

При приеме сотрудника на работу работодатель должен определить, какой трудовой договор с ним заключать – срочный (до пяти лет) или на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ).

Трудовой договор составляют в двух экземплярах. И работник, и работодатель должны подписать все страницы трудового договора. Тогда работник не сможет впоследствии заявить, что подписывал совершенно другой договор, а работодатель не внесет без его ведома в договор новые условия.

В части первой статьи 59 Трудового кодекса приведен перечень ситуаций, в которых обязательно нужно оформлять срочный договор. Все эти условия обусловлены характером предполагаемой работы.

В частности, срочный трудовой договор заключается на время:

• исполнения обязанностей отсутствующего работника;
• выполнения сезонных работ;
• выполнения временных (до двух месяцев) работ;
• проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя.

В случаях, когда точное время выхода основного работника на работу определить невозможно, сроком окончания трудового договора будет являться выход основного работника на работу, что фиксируется в трудовом договоре с временным работником.

В день выхода основного работника на работу трудовой договор с временным работником прекращается в связи с истечением его срока (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Ему в тот же день выплачивают все причитающиеся суммы и выдают трудовую книжку.

Помимо этого в статье 59 Трудового кодекса выделены случаи, когда можно заключать срочный договор по соглашению сторон. Причем без учета характера предполагаемой работы.

Например, если вы принимаете на работу пенсионера по возрасту, студента очной формы обучения, совместителя, руководителя, главного бухгалтера.

Чтобы обеспечить людей рабочими местами в кризисных условиях, в этот перечень добавили 2 новых основания для заключения срочных трудовых договоров. Разрешено заключать срочные трудовые договоры:

• с выпускниками колледжей, вузов, техникумов;
• при приеме на работу сотрудников в только что созданные компании.

Для молодых специалистов возможны варианты. При договоренности оформлять сотрудничество с ними можно будет стажировкой.

Срочный договор с иностранцем

Что касается оформления срочного трудового договора с иностранным работником, временно пребывающим на территории России, то этот случай в Трудовом кодексе не предусмотрен среди обязательных. Срочные договоры с иностранными работниками и лицами без гражданства заключаются на общих основаниях (ст. 327.1 ТК РФ). Это не зависит от того, на какой срок выдан патент, то есть при соблюдении условий, установленных статьей 59 Трудового кодекса, договор будет срочный, при не соблюдении - на неопределенный срок (письмо Роструда от 23 октября 2013 г. № ПГ/9509-6-1).

Однако в связи с истечением срока действия или лишением иностранного работника права на работу договор должен быть расторгнут по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, согласно статье 77 Трудового кодекса.

Вот образец срочного трудового договора:

Расторжение срочного трудового договора

Срочный договор растрогается, как только истечет срок его действия. Однако работника нужно предупредить об этом письменно не позднее чем за три дня до увольнения.

Вот образец уведомления:

Срочный трудовой договор должен быть расторгнут по окончании его срока, даже если работник находится на больничном.

Если же договор закончился, а сотрудник продолжает работать и работодатель не возражает, договор считается продленным на неопределенный срок.

Если отсутствующий работник, обязанности которого были возложены на другого человека в рамках срочного трудового договора, уволился, так и не выйдя на работу, оснований для прекращения срочного договора нет, поскольку утрачено условие о его срочном характере. Таким образом срочный договор также преобразовывается в бессрочный (Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 15 мая 2015 г. по делу № 33-2752/2015).

Но не всегда компания бывает заинтересована в преобразованиях срочных договоров в бессрочные. И если в случае с увольнением основного работника это происходит автоматически, то бывают ситуации, когда компания просто недосмотрела.

Например, основного работника, пока он находится в отпуске по уходу за ребенком, решили перевести на другую должность. Если просто перевести, то условие о срочном характере работ замещающего работника теряет свою силу. Срочный трудовой договор может быть преобразован в бессрочный. Чтобы этого не произошло, основному работнику целесообразнее прервать отпуск по уходу за ребенком и уже после этого переводиться. Тогда срочный трудовой договор с временным работником подлежит расторжению. А основной работник после оформления перевода может возобновить отпуск по уходу за ребенком.

С 4 августа 2023 года Федеральным законом от 4 августа 2023 г. № 471-ФЗ установлены правила расторжения срочных трудовых договоров с лицами, участвующими в СВО.

Ограничена возможность расторгнуть срочный трудовой договор, который истек в период службы работника по мобилизации, контракту или добровольного выполнения задач Вооруженных сил РФ.

Ряд приостановленных срочных трудовых договоров, заключенных по соглашению сторон, при возврате сотрудника на работу нужно возобновлять. Продолжительность возобновления равна остатку срока действия договора на день, когда его приостановили.

Исключения предусмотрели для случаев, в которых срочные трудовые договоры оформили:

• с пенсионерами по возрасту или с теми, кому по медицинскому заключению разрешен только временный труд;
• для неотложных работ, чтобы предотвратить в т. ч. катастрофы, аварии и устранить их последствия;
• с теми, кто получает образование очно;
• с членами экипажей морских и других судов, зарегистрированных в спецреестре;
• с совместителями.

В этих случаях договоры, как и ранее, можно расторгнуть, если срок истек в период приостановки. Правило действует также для срочных трудовых договоров, заключенных не по соглашению сторон, а по части 1 статьи 59 ТК РФ (например, на сезонные или временные работы).

Трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок в двух случаях:

• если в договоре не указан срок его действия;
• если договор был заключен на определенный срок, но без достаточных к тому оснований, и это установила трудовая инспекция.

Вот примерная форма бессрочного трудового договора:

Закон предусматривает возможность преобразовать срочный договор в бессрочный.

Но бессрочный трудовой договор не может быть преобразован в срочный, в том числе по соглашению сторон (ст. 9 ТК РФ). Исключение – расторжение бессрочного и заключение срочного контракта с госслужащим, которому продлен срок службы сверх предельного возраста (ч. 4 ст. 25 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

Чтобы оформить преобразование срочного трудового договора в бессрочный, Роструд рекомендует внести соответствующие изменения в трудовой договор, заключив дополнительное соглашение.

Образец:

Заключенные трудовые договоры регистрируют в журнале регистрации трудовых договоров.

Сотрудник кадровой службы вносит в него записи по мере подписания договоров.

После регистрации один экземпляр договора он передает на руки работнику. На другом, который остается работодателю, он должен написать: «Второй экземпляр получил», поставить свою подпись и дату.

Приведем образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:

Прием сотрудника на работу можно оформить приказом, который издают после заключения трудового договора.

Условия работы, указанные в приказе, должны соответствовать условиям, закрепленным в трудовом договоре.

Приказ о приеме на работу оформляют по форме № Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1. Его подписывает руководитель.

В течение трех дней после издания приказа с ним нужно ознакомить работника, причем под его личную подпись.

Образец оформления приказа о приеме на работу показан далее.

Кадровым приказам присваивают буквенный индекс, например «приказ № 113к».

Приказы о приеме на работу обычно хранят в отдельном деле и нумеруют по порядку. В начале каждого календарного года нумерацию начинают с единицы.

Кроме того, приказы о приеме на работу регистрируют в журнале регистрации приказов о приеме на работу. Вот пример его оформления:

Штатное расписание – это документ, который оформляет структуру предприятия. Он содержит перечень подразделений, наименования должностей в каждом подразделении, количество штатных единиц, оклады по каждой должности, надбавки и месячный фонд заработной платы.

Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяет руководитель фирмы.

Должность, на которую будет принят работник, должна содержаться в штатном расписании и быть вакантна.

Обычно штатное расписание разрабатывает кадровая служба совместно с бухгалтерией, а руководитель его утверждает. Подписывают штатное расписание руководитель кадровой службы и главный бухгалтер фирмы.

Штатное расписание составляют и утверждают ежегодно по состоянию на 1 января. Если в него не вносились изменения или они были незначительны, переутверждать штатное расписание на предстоящий год не обязательно. В этом случае достаточно оформить перечень изменений.

Для штатного расписания предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 (форма № Т-3).

Подробно о том, как оформляют штатное расписание и изменения к нему, читайте раздел «Учет сотрудников» → подраздел «Как составить штатное расписание».

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность человека (часть 1 ст. 66 ТК РФ). По ней исчисляют количество трудового и страхового стажа для расчета назначаемых пенсионных выплат.

Запись о приеме на работу делается не позднее пяти рабочих дней с даты, когда сотрудник подписал трудовой договор (ст. 66 ТК РФ).

Если же возникнет ситуация, когда на следующий день после устройства на работу сотрудник пишет заявление с просьбой уволить его по собственному желанию, в его трудовой книжке не нужно делать никаких записей. Если он отработал всего один день, работодатель вправе не вносить запись в книжку.

До 1 сентября 2021 года действовали Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлениями Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69.

Своим приказом от 19 мая 2021 года № 320н Минтруд признал их утратившими силу. Взамен он утвердил:

• обновленную форму трудовой книжки;
• новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Новый порядок ведения трудовой книжки вступил в силу с 1 сентября 2021 года и действует до 1 сентября 2027 года.

Трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 года.

При этом:

• имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат;
• имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока.

Таким образом, поскольку трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 года, то имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока.

Например, если у лица, поступающего на работу после 31 августа 2021 года, нет трудовой книжки по причине ее утраты, повреждения или в других случаях, работодатель вправе оформить такому сотруднику новую трудовую книжку, по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках». На это обратил внимание Минтруд России в письме от 1 сентября 2021 года № 14-6/В-1049.

Начало применения новой формы трудовой книжки с 1 января 2023 года установлено постановлением Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250.

С этого момента по обновленной форме трудовые книжки потребуется выдавать только взамен утраченных или испорченных. Дело в том, что на трудоустроенных впервые работников оформлять книжки уже не нужно. Поскольку с 2021 года на тех, кто впервые устраивается на работу, должны завести только электронную трудовую книжку. Следовательно, по обновленной форме бумажную трудовую лицам, впервые поступающим на работу, уже заводить не потребуется.

С 1 сентября 2021 года заполнять трудовую книжку можно будет не только от руки. Записи можно вносить с помощью штампов или печатать на принтере.

Отменено требование о заполнении трудовой книжки в присутствии работника, принимаемого на работу впервые.

Сотрудников не нужно знакомить с каждой вносимой в книжку записью под роспись в личной карточке. Также не требуется заверять подписью увольняемого сотрудника все записи, внесенные в книжку за время работы.

При увольнении в связи с переводом сотрудника на другую постоянную работу нужно указывать наименование юрлица или ИП, к которому он уходит.

Для дистанционных работников уточнено, что сведения вносятся по желанию удаленного сотрудника при предоставлении им бумажной книжки лично или почтой.

Сведения о работе по совместительству можно вносить как по хронологии, так и блоками — одновременно о приеме и об увольнении. Запись о работе по совместительству вносится «основным» работодателем на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ч.5 ст. 66 ТК РФ). Уточнено: если нужно внести такую запись, но в данный момент человек не работает, то он вправе обратиться к работодателю, у которого трудился по совместительству.

Работодатель самостоятельно может разрабатывать книги (журналы) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в нее, а также учета движения трудовых книжек.

В новой форме трудовой книжке внешне ничего не изменилось: титульный лист в том же виде и внутренние листы с графами для указания сведений о трудовой деятельности.

Появление новых правил ведения трудовой книжки не отразилось и на ее содержании. Как и прежде, в трудовую книжку вносят сведения (часть 4 ст. 66 ТК РФ):

• о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность);
• о выполняемой им работе;
• о переводах на другую постоянную работу;
• о награждениях и поощрениях;
• об увольнении работника;
• о прекращения трудового договора.

Взыскания в трудовую книжку не записывают.

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).

Записи рекомендовано производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Напомним, что до 1 сентября это было необходимым требованием: допускались только записи перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером, а также световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

Сведения о работнике вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Фамилию, имя, отчество и дату рождения пишут полностью.

Сведения о работнике указывают на основании паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (военного билета, заграничного паспорта, водительских прав).

Образование (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее - бакалавриат, высшее - специалитет, магистратура, высшее - подготовка кадров высшей квалификации), профессию или специальность указывают только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома), квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний). Если у работника незаконченное образование (высшее или среднее), запись вносят на основании имеющегося подтверждающего документа (студенческий билет, зачетная книжка, справка из образовательного учреждения и др.).

Дипломы выпускников ВУЗов должны быть оформлены согласно образцам, установленным приказом Минобрнауки России от 1 октября 2013 года № 1100 «Об утверждении образцов и описаний документов о высшем образовании и о квалификации и приложений к ним» (письмо Минобрнауки России от 31 января 2014 г. № АК-213/05).

Так должен выглядеть, к примеру, диплом бакалавра (приложение № 1 к приказу № 1100):

Дату заполнения трудовой книжки указывают полностью: "25 мая 1986 года", а не "25.05.1986".

После того как все сведения будут внесены, работник должен своей подписью заверить их правильность.

Подписывает титульный лист трудовой книжки работник отдела кадров, ответственный за ведение трудовых книжек. Затем на отметку М.П. ставят печать компании (если она есть). О проставлении печати организации при ее наличии на титульном листе трудовой книжки сказано в постановлении Минтруда России от 31 октября 2016 года № 588н.

Пример заполнения титульного листа трудовой книжки:

Все изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии и специальности вносит работник, ответственный за ведение трудовых книжек, по последнему месту работы. Каждое изменение должно быть подтверждено документально, например паспортом, свидетельством о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества, со ссылкой на дату и номер этих документов.

Чтобы внести изменения, касающиеся фамилии, имени, отчества, даты рождения, на титульном листе одной чертой нужно зачеркнуть прежние фамилию, имя, отчество, дату рождения и записать новые данные. Ссылки на подтверждающие документы дают на внутренней стороне обложки. Они должны быть заверены подписью работника, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью фирмы или ее отдела кадров. Оформить изменение фамилии в трудовой книжке можно так:

Аналогично вносят изменения в сведения об образовании, профессии или специальности работника. Если же их нужно дополнить, новые сведения дописывают рядом (или на следующей строчке). При этом ранее внесенные записи не зачеркивают.

Данные о работе вносят в графу 3 «Сведения о работе» трудовой книжки.

Сначала указывают наименование фирмы, в которую поступает на работу сотрудник.

Наименование пишут полностью, в соответствии с учредительными документами фирмы, включая организационно-правовую форму (общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное общество и др.).

Если учредительными документами установлено сокращенное название фирмы и ее организационно-правовой формы, его тоже указывают в «Сведениях о работе» – на следующей строке.

В графе 1 ставят порядковый номер вносимой записи. Соответственно, если человек впервые поступает на работу, пишут номер 1.

В графе 2 указывают дату приема на работу.

Все записи производят арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год полностью).

В графе 3 на том же уровне, на котором сделаны записи в графах 1 и 2, пишут сведения о принятии или назначении. Если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор, дополнительно указывают это структурное подразделение. Название должности, профессии с указанием квалификации должно соответствовать штатному расписанию фирмы.

В графу 4 заносят дату и номер приказа, по которому работник принят на работу. При этом слово «приказ» нужно писать полностью.

В трудовые книжки все сведения о награждениях (поощрениях) за трудовые заслуги вносят в раздел «Сведения о награждении».

Включают сведения:

• о награждении госнаградами;
• о награждении наградами президента, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов;
• о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
• о других видах поощрения, предусмотренных законодательством, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Чтобы внести в трудовую книжку сведения о награждениях (поощрениях) сотрудника, нужно:

• в графе 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка написать полное название фирмы. Если учредительными документами фирмы предусмотрено сокращенное ее название, дополнительно нужно указать и его;
• в графе 1 проставить порядковый номер записи (соответственно, если работник впервые поступил на работу и был впервые награжден (поощрен), пишут номер 1);
• в графе 2 – дату награждения или поощрения;
• в графе 3 – кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением;
• в графе 4 – на основании чего внесена запись (со ссылкой на наименование, дату и номер документа).

Приведем образец заполнения этого раздела трудовой книжки:

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем, который является ее неотъемлемой частью. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Вкладыш нужно вести в том же порядке, что и трудовая книжка.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

Указанную запись необходимо делать на титульном листе трудовой книжки (стр.1).

Если ли же на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Как вшить вкладыш в трудовую

1. Заполнить титульный лист вкладыша, внести необходимую запись, после чего вшить вкладыш в конец трудовой книжки.

2. При помощи иголки и плотной нитки вшить вкладыш в конец трудовой книжки.

3. Проставить штамп в трудовой книжке с надписью: «Выдан вкладыш», указав серию и номер вкладыша. Штамп лучше ставить на странице, где указана серия и номер самой трудовой книжки, а также ФИО работника.

Как вести учет трудовых книжек

Тем не менее, правило о том, что каждый работодатель должен утверждать свои формы, касается только тех случаев, если после 1 сентября 2021 года возникла необходимость начать ведение новой книги по учету движения трудовых книжек. Заведенные до этого времени книги можно продолжать вести до их окончания.

Как оформить дубликат трудовой книжки

В какие сроки выдавать трудовую книжку работнику

Утрата книжки из-за чрезвычайных обстоятельств

Личная карточка (анкета)

Личная карточка (анкета) имеет типовую форму № Т-2. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1.

Личную карточку обычно заполняет сотрудник кадровой службы. Работник не вправе вносить в нее какие-либо записи, кроме подписей.

Обратите внимание: личную карточку заводят только на работника, принимаемого на работу в штат и на условиях внешнего совместительства. Для внутреннего совместителя карточка не нужна.

Личная карточка работника

Скачать образец

Личное дело

Упрощенный кадровый учет в микропредприятиях

Типовая форма трудового договора, утвержденная Постановлением № 858, является обязательной к применению. В то время как само применение упрощенного кадрового учета обязательным не является. На практике у предприятия это означает следующее.

1.Если в действующем микропредприятии трудовые договоры, заключенные с работниками, содержат все требуемые для организации, оплаты труда и предоставления социальных гарантий условия, то изменения трудового договора не требуется.

2.Если микропредприятие решит, что локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, оно будет принимать в дальнейшем и отказываться от них не собирается, то менять тексты заключенных трудовых договоров не требуется.

3.Если микропредприятие решает вести кадровый учет в упрощенном виде, то ему нужно обязательно привести тексты заключенных трудовых договоров в соответствие с типовой формой и включить в них все условия, регулируемые локальными нормативными актами. Трудовые отношения с вновь принимаемыми работниками оформлять на основе типовой формы трудового договора.

Те пункты, которые не нужны конкретному работодателю в отношении конкретного работника, которые не заполняются в связи с характером работы, разрешили исключать. Об этом написал Минтруд России в письме от 30 июня 2017 года № 14-1/В-591. Работодателям предоставили некоторую свободу при оформлении трудовых договоров. Полагаем, что для того, чтобы не исключить лишнего, ориентироваться нужно на примечания к типовому трудовому договору. В них прописано, какие конкретно пункты не применяются к отдельным категориям работников - дистанционным и надомным.

Независимая оценка квалификации

Какие документы нужно подать на независимую оценку

Результаты спецоценки

Гарантии и льготы при независимой оценке

Ученический договор