Положение о защите персональных данных

Порядок хранения и использования персональных данных работников фирмы определяет Положение о защите персональных данных. Это обязательный внутренний (локальный) документ фирмы, его разрабатывает кадровая служба.

Закон не установил строгой формы этого документа, но он должен соответствовать требованиям, которые предъявляет к защите персональных данных работника ТК РФ.

Какие сведения нужно включить в Положение о защите персональных данных 

В Положении должны быть указаны:

• цель и задачи фирмы в области защиты персональных данных;
• понятие и состав персональных данных;
• в каких структурных подразделениях и на каких носителях (бумажных, электронных) накапливаются и хранятся эти данные;
• как происходит сбор персональных данных;
• как они обрабатываются и используются;
• кто (по должностям) в компании имеет к ним доступ;
• как персональные данные защищаются от несанкционированного доступа;
• права работника в целях обеспечения защиты своих персональных данных;
• ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными работников.

Положение о защите персональных данных выглядит так:

Кто утверждает положение о защите персональных данных 

Положение о защите персональных данных работника утверждает руководитель фирмы или уполномоченное им лицо. 

Вводится в действие этот документ приказом руководителя.

Кто имеет доступ к персональным данным

Каждый работник, который в силу своих должностных обязанностей имеет доступ к персональным данным других работников, должен подписать обязательство об их неразглашении.

Перечень лиц, которые имеют доступ к персональным данным работника, обычно оформляют в виде приложения к Положению.

В первую очередь это сотрудники кадровой службы, поскольку они собирают и формируют данные о работнике, руководители структурных подразделений (например, главный бухгалтер, начальники отделов). Однако последние вправе запрашивать только те данные, которые необходимы для выполнения конкретных трудовых функций (например, чтобы рассчитать льготы по налогам, бухгалтерия получит не все сведения о работнике, а только данные о количестве его иждивенцев). Оформляют приложение так:

Как ознакомить работника с Положением о защите персональных данных

Работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных, а работник – расписаться в этом. Факт ознакомления обычно оформляют распиской, которая остается у работодателя. Вот ее образец: