Порядок проведения общего собрания

Общие положения о порядке проведения собрания установлены статьей 37 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью». Уставом общества и его внутренними документами могут быть предусмотрены особенности, которые не должны противоречить закону.

Чтобы избежать спорных ситуаций, желательно разработать «Положение об общем собрании». В нем необходимо детально отразить все вопросы, относящиеся к подготовке и проведению собрания. Особое внимание нужно уделить моментам, которые не упомянуты в законе.

В уставе общества или Положении об общем собрании можно определить:

• сроки регистрации участников;
• права и обязанности председательствующего на собрании;
• порядок подготовки и проведения собрания в форме заочного голосования;
• содержание бюллетеня для голосования и правила его заполнения;
• порядок подсчета голосов и фиксации итогов голосования при открытом голосовании;
• другие вопросы проведения общего собрания.

Если какие-либо вопросы остались неурегулированными, решение по ним необходимо принимать голосованием на общем собрании.

Чаще всего собрания проходят при личном присутствии участников общества в помещении компании. Однако можно организовать видеоконференцию. В этом случае участники собрания могут наблюдать друг друга, слушать выступления, обсуждать и принимать решения по вопросам повестки дня с использованием систем видеосвязи. Возможность проведения собрания таким способом должна быть закреплена в Уставе общества.

Участник общества может прислать на собрание своего представителя, который должен иметь доверенность. Ее оформляют по правилам пунктов 4 и 5 статьи 185 ГК РФ.

На собрании могут присутствовать члены совета директоров, члены правления, исполнительного органа. Они имеют право совещательного голоса.

Перед началом собрания необходимо провести регистрацию прибывших участников. В ходе этой процедуры проверяют количество прибывших и их полномочия. Данные об участниках (представителях) заносят в лист или журнал регистрации. В дальнейшем их нужно перенести в протокол общего собрания. Если участник общества по каким-то причинам не зарегистрировался, он не вправе принимать участие в голосовании.

Проводить собрание можно, если зарегистрированные участники имеют больше половины общего числа голосов (кворум). Впрочем, в уставе могут содержаться требования о большем количестве голосов.

Открывает собрание руководитель компании. Это может сделать председатель совета директоров (наблюдательного совета) или ревизионной комиссии, аудитор или один из участников общества (в зависимости от того, кто был инициатором созыва собрания).

Затем проходят выборы председателя собрания. Каждый участник общества имеет один голос. Однако уставом общества некоторым участникам может быть предоставлено большее количество голосов. Решение принимается простым большинством голосов.

Председательствующий ведет собрание. На него возлагается обязанность:

• зачитывать вопросы повестки дня;
• предоставлять слово выступающим;
• следить за составлением протокола собрания. Он же заверит протокол своей подписью.

Возможность проведения собрания в заочном режиме предусмотрена статьей 38 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Обычно этот способ используют в двух случаях:

• если необходимо оперативно рассмотреть и принять решения по каким-либо вопросам деятельности общества, а времени для уведомления участников нет;
• если участники общества находятся на большом расстоянии от места расположения компании и не могут лично присутствовать на собрании.

Собрание участников общества, проводимое с использованием заочного голосования, имеет свои особенности. Вот они:

• заочным голосованием (опросным путем) не может быть утвержден годовой отчет и годовой бухгалтерский баланс общества;
• порядок проведения заочного голосования определяется внутренним документом общества. Его наличие в компании обязательно. Это может быть Положение о проведении общего собрания участников общества путем заочного голосования или Положение о проведении общих собраний участников общества;
• по отношению к заочному собранию участников общества не действуют нормы, установленные статьями 36 и 37 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» (сроки и порядок уведомления и проведении собрания, порядок внесения участниками дополнительных вопросов в повестку дня, порядок предоставления информации и материалов к собранию, порядок регистрации и проведения собрания).

Положение о порядке проведения собрания в форме заочного голосования должно содержать:

• сроки и порядок сообщения всем участникам общества повестки дня собрания;
• порядок и сроки ознакомления всех участников общества до начала голосования с информацией и материалами, которые необходимы для принятия решений по вопросам повестки дня;
• порядок внесения предложений о включении в повестку дня дополнительных вопросов;
• порядок и сроки, в которые участники общества должны быть уведомлены об измененной повестке дня;
• порядок проведения голосования. Здесь нужно указать срок окончания голосования (например, конечная дата отправки опросных листов по почте), порядок уведомления участников о принятых на собрании решениях. Необходимо установить, каким способом участники собрания должны передать в компанию документы с решениями по вопросам повестки дня.

В ходе заочного собрания участники общества могут обмениваться документами между собой при помощи почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или другой связи.

Основное требование: связь должна обеспечивать аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение.

Практика показывает, что исполнительный орган, участники общества или другие заинтересованные лица могут злоупотребить возможностью обмена информацией посредством какой-либо связи.

Например, принимая телефонограмму от участника, секретарь может заведомо неправильно записать результаты голосования. Телеграфное сообщение от имени участника общества может быть направлено другим лицом.

Чтобы избежать конфликтной ситуации, в положении о проведении общего собрания необходимо:

• четко установить порядок проведения голосования. Например, определить, что в ходе заочного голосования участники должны направить в общество заполненные бюллетени для голосования. Можно предусмотреть вариант, когда документы направляют в общество по факсу или по электронной почте, а затем их оригиналы должны быть отправлены по почте. В настоящее время для проведения заочного собрания часто используют электронную подпись. Как показала практика, это достаточно надежная форма заочного голосования. Порядок и правила использования электронной подписи установлены Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• определить, каким образом должны быть оформлены документы, которые содержат решение по вопросам повестки дня. Например, письменный документ обязательно должен содержать дату его составления. Формулировки решений должны соответствовать формулировкам вопросов повестки дня. Подпись участника общества необходимо расшифровать. Можно установить определенную форму опросных листов (бюллетеней для голосования). Бюллетень, составленный с нарушением формы, не будет учтен при подсчете голосов;
• устанавливая срок для отправки опросного листа в общество, необходимо учесть время, которое потребуется участникам, чтобы получить уведомления о собрании и повестке дня, а также для доставки в общество документов с принятыми решениями.

Решение, принятое заочным голосованием, будет действительным, если в голосовании приняло участие не меньше половины участников общества.

По некоторым вопросам необходимость квалифицированного большинства голосов может быть установлена Уставом общества или законом. Например, решение по увеличению уставного капитала может быть принято, если за него проголосовало больше 2/3 голосов.