Порядок создания внутренних документов

Внутренние документы разрабатывают сотрудники различных подразделений на основе решений руководства и в соответствии с принятыми в компании правилами разработки документов. Юридическая служба (юрист) компании разрабатывает внутренние документы, для создания или исполнения которых необходимы юридические знания, или визирует документы, подготовленные специалистами отделов компании.

Работа юриста с внутренними документами компании включает в себя очередность действий, которую мы опишем ниже.

Получение указания на разработку документа, уточнение целей и содержания документа. Например, для того чтобы подготовить приложение к правилами внутреннего трудового распорядка «Режим рабочего времени», юрист должен обговорить с уполномоченными должностными лицами требования работодателя по продолжительности рабочего дня, времени начала и окончания работы, длительности обеденного перерыва. При этом следует информировать лицо, дающее задание, если эти требования идут вразрез с трудовым законодательством. В силу должностных обязанностей юрист инициирует создание внутренних документов, наличие которых обязательно по закону.

Изучение сопутствующих внутренних документов. Например, для подготовки типового трудового договора компании юрист должен изучить положения «Об отпусках», «О персонале», «О порядке заключения договоров в компании» и другие, чтобы эти документы согласовывались между собой.

Сбор реквизитов и персональных данных, если они потребуются для создания документа.

Согласование текста документа с заинтересованными должностными лицами компании. Чаще всего юрист согласовывает проект документа с отраслевым отделом, кадровой службой, бухгалтерией. В отдельных случаях со службой охраны, например, документы по охране коммерческой тайны.

Корректировка документа по результатам его согласования, оформление документа. Оформление документа подразумевает его выпуск на соответствующем бланке, либо включение в его текст необходимых реквизитов, в некоторых случаях листы документа должны быть пронумерованы и прошиты. На документе должны быть указаны фамилия, имя, отчество, должность и телефон исполнителя, можно также указать дату составления документа. Эти данные указываются мелким шрифтом внизу страницы или на обороте листа.

Тиражирование и регистрация документа. Исполнитель должен оформить регистрацию в соответствующей службе, которая вносит запись о документе в журнал регистрации, придает документу номер и проставляет дату издания.

Передача документа для исполнения. Эту функцию осуществляет либо руководитель, либо исполнитель, либо делопроизводитель. Целесообразно установить в компании правило, по которому документ для исполнения передается исключительно вышестоящим лицом – нижестоящему.

Осуществление контроля в случае имеющегося соответствующего предписания.

Если документ является внутренним документом юридического отдела, юрист помещает исполненный документ в дело, хранящееся в отделе.

Внутренние документы, регулирующие работу самой Юридической службы, подготавливают юристы. Это такие документы, как положения «О юридической службе», «Об организации договорно-правовой работы», «Об организации претензионно-исковой работы» и др. Утверждает эти Положения руководитель компании. Если такие полномочия переданы руководителю юридической службы, документ утверждает он.

Структура юридических служб определяется направлениями деятельности, масштабами и задачами конкретной организации. В современных крупных хозяйствующих субъектах юридические службы имеют организационно обособленные секторы, например:

• договорно-правовой;
• претензионно-исковой;
• корпоративный;
• внутреннего нормотворчества (подготовка локальных нормативных актов, других внутренних документов, обеспечение законности организационно-распорядительной документации);
• правового обеспечения трудовых отношений (контроль за соблюдением трудового законодательства, обеспечение социального партнерства в организации, участие во взаимодействии с представительными органами работников);

К документам, разрабатываемым юристом, относятся:

• заключения (юрист компании по требованию должностных лиц компании и структурных подразделений дает различные заключения, аналитические справки по проектам документов и сделок, по планам реорганизации, а также служебные и докладные записки и т. д.) Например, юристы готовят заключения по представленным материалам о привлечении работников организации к дисциплинарной и материальной ответственности.
• документы по внутреннему аудиту компании;
• правила;
• положения:
  • положения, регламентирующие вопросы деятельности выборных органов компании и всей компании в целом (например, Положение «О совете директоров», «О персонале»);
  • положения, регламентирующие работу структур (управлений, подразделений, отделов) компании;
  • положения, содержащие правила для сотрудников компании (например, «Об охране труда», «О коммерческой тайне»);
• другие положения;
• формы трудовых договоров;
• формы ученических договоров;
• документы по аттестации работников;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• инструкции:
  • по общим вопросам;
  • должностные инструкции;

Круг вопросов, по которым юрист компании обязан готовить внутренние документы, указывается в Положении «О юридической службе».

Если локальные нормативные или организационно-распорядительные документы, представляемые для проверки в юридическую службу, противоречат действующему законодательству, уставу, внутренним документам организации, то начальник или сотрудники юридической службы не визируют их, а составляют юридическое заключение с предложениями по устранению соответствующих нарушений.

Внутренние документы, в которых излагается собственное мнение юриста или им дается юридическая оценка законности того или иного документа, проекта сделки, а также письменные ответы юриста на вопросы руководителей и сотрудников компании, то есть документы, носящие консультативный, методический и информативный характер, подписываются юристом лично.