Контроль исполнения

Порядок контроля и сроки исполнения документов определяются также внутренними правилами, принятыми в компании.

Контроль сводится к следующим этапам:

• назначение ответственных лиц, исполняющих документ;
• назначение ответственных лиц, контролирующих исполнение документа;
• определение действий, которые необходимо выполнить исполнителям;
• установление ответственности за неисполнение обязанностей;
• установление сроков исполнения документа;
• проверка исполнения;
• решение о привлечении к ответственности за неисполнение документа.

При этом пункты 1, 2, 4, 5 – закрепляются в самом издаваемом документе.

Возлагая обязанности по контролю за исполнением документа, руководитель не только устанавливает лицо, которое должно проверить сроки исполнения, а назначает ответственного за качественное исполнение всего предписания в целом.

За исполнение документа в своей сфере деятельности несут ответственность все лица, завизировавшие документ.

В случае если необходимо ознакомить с приказом или иным внутренним документом большое число сотрудников, составляется лист ознакомления по следующей форме:

Все внутренние документы компании по окончании работы с ними подлежат хранению. Работу по определению сроков хранения документов, подготовке их к хранению и отбору для уничтожения выполняет специальная экспертная комиссия, назначаемая руководителем. Она состоит из председателя и помощников.

Решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем компании.

Целесообразно принять в компании внутреннюю Инструкцию по организации хранения документов.

Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

В перечне установлены такие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет, постоянно. Длительность срока зависит от степени значимости документов.

Сроки хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором составлен документ.

В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения:

• текущее;
• архивное.

Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения.

Например, документы кадровой службы фирмы состоят на текущем хранении, как правило, в течение 2 лет.

По документам, для которых этот срок хранения истек, экспертная комиссия может принять решение о порядке их дальнейшего хранения (до 10 лет) во внутреннем архиве фирмы.

Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным.

Документы также могут быть переданы на хранение в государственный или муниципальный архив.

Юрист должен знать и проверять организацию хранения документов в компании. Некоторые документы могут быть истребованы из архива спустя 20, 50 лет после их постановки на хранение.

Известны случаи, когда бывшие работники предприятий не смогли осуществить свое право на пенсию, потому что не сумели подтвердить свой трудовой стаж: документы, подлежащие архивному хранению, были уничтожены.