Положение

Положение – это документ, который определяет порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы компании в целом или его структурных подразделений.

Состав любой правовой нормы, по общим правилам, содержит наиболее точную формулировку регулируемых отношений, предписание о правильном соблюдении этой нормы и ответственность за нарушение нормы. С этой точки зрения положение – это самый основной локальный документ компании.

Юрист компании обязан четко представлять все принятые в компании положения по основной хозяйственной деятельности и положения по внутреннему корпоративному строительству. Создавая положение, юрист должен:

• уметь вычленить из законодательной базы нормы, относящиеся к тематике положения;
• знать предмет, то есть иметь представление о сути и тонкостях регулируемого отношения и специфике деятельности компании;
• выяснить требования тех лиц компании (владельца компании, руководящих органов, руководителей подразделений), которые поставили вопрос о создании Положения;
• пользоваться заслуживающими доверия типовыми образцами и формами для экономии времени;

В компании, как правило, разрабатываются:

• Положения о деятельности структурных подразделений (о деятельности каждого структурного подразделения);
• Положение о порядке работы единоличного исполнительного органа;
• Положение о порядке работы коллегиального исполнительного органа;
• Положение о персонале;
• Положение о дисциплинарной ответственности;
• Положение о порядке приема на работу, форме и порядке заключения трудовых договоров;
• Положение об отпусках;
• Положение о командировках;
• Положения о филиалах;
• Положение об охране труда;
• Положение о ревизионной комиссии;
• Положение о коммерческой тайне;
• Положение о материальной ответственности и др.

Положения разрабатывают по указанию руководителей компании и инициативе руководителей структурных подразделений. Положение утверждает единоличный или коллегиальный орган управления компании в зависимости от того, к компетенции какого органа это отнесено.

Когда Положение создается, юрист должен максимально приблизить текст имеющегося у него шаблона или вновь создаваемый документ к реалиям своей компании.

Поэтому практичней было бы на первом этапе поручать составление профильных Положений тем отделам, о которых в них идет речь. По окончании предварительной работы над текстом юрист составляет проект документа и согласовывает его с профильным отделом (структурным подразделением).

Если речь в Положении идет о коммерческой тайне, необходимо согласовать Положение с начальником службы охраны, если о технике безопасности – с инспектором по охране труда.

Затем руководитель структурного подразделения и юрист должны завизировать текст, после чего проект вносится на утверждение соответствующего компетентного органа компании.

Утверждение происходит путем проставления соответствующего грифа на титульном листе Положения в правом верхнем углу. Если Положение составляет объем более одного листа, оно должно быть прошито и пронумеровано по правилам делопроизводства. На последней (пустой) странице место скрепления листов заклеивается и заверяется штампом или печатью компании так, чтобы часть печати попадала на лист Положения, а часть – на место скрепления. Проставляется число страниц и подпись лица, заверившего количество страниц. Это делается для удостоверения в дальнейшем подлинности Положения.

Указанные меры свидетельствуют о важном значении Положения компании.

Вводится в действие Положение путем издания приказа за подписью генерального директора со ссылкой на дату и номер протокола, если Положение принято собранием участников или акционеров хозяйственного общества.

Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Не менее существенным в применении Положений, действующих в компании, является факт ознакомления с этими Положениями всех должностных лиц и всех сотрудников, на которых распространяется действие этих Положений.

Структура Положения может быть следующей:

• общие положения, цель принятия и внедрения настоящего Положения;
• круг лиц, на которых оно распространяется;
• основные (трудовые, производственные) отношения, которые регулирует Положение;
• права участников данных правоотношений;
• обязанности участников данных правоотношений;
• гарантии и ответственность;
• круг лиц, на которых возлагается контроль за исполнением данного Положения;

Рассмотрим более подробно содержание Положения о структурных подразделениях, отделах, филиалах компании. Цель таких положений – установить обязанности этих структурных частей, компетенцию, подчинение, общие квалификационные требования к персоналу подразделения.

Тем самым, руководство компании определяет рамки предъявляемых требований к отделу, а отдел во главе с руководителем четко понимает свои обязанности и права. Положение может быть общим для всех структурных подразделений, но более значимым будет создание отдельных Положений для структур компании.

Такие Положения можно сравнить с должностными инструкциями, только вместо персональных требований к лицу, занимающему определенную должность, в них закреплены правила для целой группы лиц, составляющих отдел.

Положение о структурном подразделении фирмы регламентирует деятельность конкретного подразделения фирмы. Этот документ определяет:

• порядок образования подразделения;
• правовое положение подразделения в структуре фирмы;
• структуру подразделения;
• задачи, функции, права и ответственность подразделения;
• порядок взаимодействия с другими структурными единицами фирмы.

Основной документ, которым следует руководствоваться при оформлении Положения о структурном подразделении, – это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, действует до 1 июля 2018 г.). С 1 июля 2018 года введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст).

Требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законом не установлены. Поэтому каждая фирма самостоятельно решает, какие организационные вопросы должны быть урегулированы этими документами.

Основные реквизиты Положения о структурном подразделении – это:

• наименование предприятия;
• наименование документа;
• регистрационный номер;
• гриф утверждения;
• текст;
• отметки о согласовании.

В разделе «Общие положения» обычно отражают название подразделения и общие вопросы, касающиеся его места в общей структуре предприятия, порядок создания и ликвидации подразделения, его подчиненность. Здесь же перечисляют основные документы, которыми руководствуется подразделение в своей работе.

В этом разделе должно быть сказано, что представляет собой подразделение: самостоятельную единицу или оно входит в состав более крупного подразделения.

Если по названию нельзя определить вид подразделения (архив, бухгалтерия, канцелярия), желательно указать, на каких правах оно создано (например, отдела, департамента и т. п.).

Основанием для создания подразделения обычно служит приказ руководителя фирмы или решение учредителей. Соответственно, реквизиты этого документа должны быть указаны в Положении о структурном подразделении.

В Положении о структурном подразделении необходимо предусмотреть порядок его слияния с другими подразделениями или преобразования его в другой вид службы, а также определить, кто имеет право принять решение о ликвидации подразделения.

Если установлены особые правила ликвидации, необходимо подробно описать процедуру.

Второй раздел посвящен целям и задачам подразделения. Например, основная цель деятельности отдела кадров может быть сформулирована так: «целью деятельности отдела кадров являются формирование кадрового состава, подбор, учет, расстановка, профессиональная адаптация и организация повышения квалификации работников предприятия», а деятельности канцелярии так: «основной целью деятельности канцелярии является ведение документооборота на предприятии»; юридической службы: «основной целью деятельности юридического отдела является юридическая поддержка организации».

Если подразделение создано для достижения нескольких целей, все они должны быть перечислены в Положении о структурном подразделении.

Задачи определяются целью создания подразделения. К примеру, перед отделом кадров могут быть поставлены такие задачи:

• подбор, расстановка и воспитание кадров;
• изучение деловых и моральных качеств работников;
• учет кадров;
• обеспечение прав, льгот и гарантий работников предприятия;
• контроль за состоянием трудовой дисциплины на предприятии.

Перед юридическим отделом:

• представление прав и интересов работодателя в суде;
• консультации по правовым вопросам;
• экспертиза и составление договоров;
• работа с претензиями.

Задачи подразделения можно определить, используя Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37).

Например, чтобы поставить задачи перед отделом главного энергетика, нужно обратиться к квалификационным характеристикам главного энергетика.

В справочнике указано, что главный энергетик «организует технически правильную эксплуатацию и своевременный ремонт энергетического и природоохранного оборудования и энергосистем, бесперебойное обеспечение производства электроэнергией, паром, газом, водой и другими видами энергии, контроль за рациональным расходованием энергетических ресурсов на предприятии, последовательное соблюдение режима экономии».

Следовательно, в подразделе «Задачи подразделения» можно записать:

• технически правильная эксплуатация и ремонт оборудования и энергосистем предприятия;
• бесперебойное обеспечение производства электроэнергией, паром, газом, водой и другими видами энергии;
• контроль за рациональным расходованием энергетических ресурсов на предприятии;
• последовательное соблюдение режима экономии.

В состав подразделения могут входить и другие структурные единицы, которые отвечают за отдельные направления деятельности.

В этом случае задачи следует структурировать по отдельным направлениям деятельности, чтобы их легко можно было закрепить за этими единицами.

Раздел «Функции подразделения» основывается на предыдущем разделе. Он должен содержать полную характеристику деятельности подразделения. Формулировка функций должна отвечать на вопрос «Как решить поставленные перед подразделением задачи?».

Если в подразделении есть отдельные структурные единицы, целесообразно четко разграничить их функции.

В этом случае в деятельности подразделения не будет путаницы.

Создавая этот раздел Положения о структурном подразделении, необходимо соблюдать следующие правила:

• формулировать функции так, чтобы выделить конкретное действие, в ходе выполнения которого может быть решена поставленная перед подразделением задача;
• излагать функции максимально полно;
• вначале перечислить основные функции, затем второстепенные;
• избегать дублирования функций подразделений;
• формулировать функции нужно так, чтобы по ним можно было оценить деятельность подразделения;
• функции не должны выходить за пределы задач подразделения.

Кстати, подробное изложение функций поможет быстро составить должностные инструкции на работников подразделения.

Права предоставлены подразделению для того, чтобы оно могло выполнять свои функции. Поэтому каждое право должно быть взаимосвязано с какой-либо функцией подразделения.

Право нужно формулировать так, чтобы было понятно, что им можно воспользоваться.

Например: «право запрашивать и получать от структурных подразделений необходимые документы и информацию».

Если сотруднику подразделения необходима санкция руководителя, чтобы воспользоваться правом, указанным в Положении о структурном подразделении, порядок ее получения необходимо описать в том же документе.

Раздел «Ответственность» может быть включен в раздел «Руководство» или же выделен в самостоятельный. В нем указывают, какую персональную ответственность несет руководитель подразделения за выполнение поставленных перед ним задач.

Кроме ответственности руководителя подразделения целесообразно указать ответственность его рядовых сотрудников.

Мы рассмотрели основные разделы Положения о структурном подразделении. Однако в него могут быть включены и другие, более мелкие, разделы. Например:

• условия работы подразделения;
• оценка деятельности подразделения;
• контроль и проверка деятельности подразделения;
• имущество подразделения;
• делопроизводство и отчетность.