Подготовка и издание распорядительных документов

Распорядительные документы – это документы административно-властного характера. Они адресованы нижестоящим или подчиненным компаниям, предприятиям, группам или отдельным сотрудникам. В них содержатся распоряжения, указания руководителей предприятий и уполномоченных ими лиц о производстве, об установлении, изменении или прекращении трудовых и тесно связанных с ними отношений, выполнении тех или иных хозяйственных операций.

Проекты распорядительных документов разрабатываются сотрудниками отделов по поручениям руководства или в соответствии с функциями, предусмотренными положениями об этих подразделениях. В отдельных случаях распорядительные документы готовит юридическая служба. Но чаще юрист лишь визирует такие документы, при этом он берет на себя ответственность за соответствие документа действующему законодательству и максимальную защиту компании от негативных последствий.

Печатаются и оформляются распорядительные документы, за исключением распоряжений по отделу, только сотрудниками административного отдела.

Все распорядительные документы обязательно должны иметь заголовок к тексту, который формируется отглагольным существительным в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?».

После обсуждения и принятия проекта документа с соответствующими структурными подразделениями, его согласовывают с руководителем организации.

Распорядительные документы доводятся до сведения сотрудников Компании, указанных в списке рассылки, под расписку и являются обязательными для исполнения.

На подлиннике распорядительного документа обязательно делается отметка об исполнителе.

Отмена или изменение распорядительных документов производится документом того же вида, который использовался при создании первоначального документа.

Затем подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

К распорядительным документам относятся:

• приказы;
• распоряжения и постановления;
• указания;
• документы, издаваемые коллегиальным исполнительным органом компании (коллегии, совета директоров, дирекции, правления и др.);
• документы контрольных (ревизионных) органов компании, советов и комиссий;
• протоколы общих собраний участников (акционеров) компании;
• решения, рекомендации;
• документы собраний трудовых коллективов, собраний структурных подразделений компании, документы общих собраний;
• а также проекты этих документов.

Поскольку распорядительные документы устанавливают, изменяют или прекращают правоотношения, вводят те или иные локальные нормативные акты в действие, задача юриста компании – обеспечение соответствия распорядительных документов законодательству, контроль за правильным оформлением этих документов.

Юрист должен знать правила издания и основные формы следующих внутренних документов: приказов; распоряжений, решений, указаний, докладных записок, справок.