Компенсация командировочных расходов

Несправедливая, с точки зрения работника, компенсация командировочных расходов может привести к серьезному конфликту.

Чтобы его избежать, нужно помнить, что Трудовым кодексом установлены обязанности фирмы по оплате:

• расходов по проезду к месту командировки и обратно;
• расходов по найму жилого помещения;
• суточных в размере, установленном в трудовом договоре;
• других расходов, связанных с командировкой (плата за получение визы, телефонные переговоры, бронирование билетов и проживания и др.).

Обычно перед отъездом в командировку фирма выдает работнику аванс. После возвращения в течение трех дней работник должен представить в бухгалтерию финансовый отчет и документы, подтверждающие его расходы.

Если работник потратил денег меньше, чем ему было выдано на командировку, он должен сдать остаток в кассу. Если же денег потрачено больше и это подтверждено документами, фирма обязана возместить перерасход.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

• стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
• оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
• оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
• сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Фирма обязана оплатить расходы работника по найму жилья в командировке, а также возместить расходы по оплате дополнительных услуг, предоставляемых гостиницей, которые включены в стоимость проживания.

Исключение составляют услуги по обслуживанию в баре, ресторане или номере и расходы на пользование рекреационно­оздоровительными объектами (бассейном, сауной, тренажерным залом и т. д.).

Основанием для возмещения расходов являются счета, счета­-фактуры, чеки ККТ или бланки строгой отчетности гостиниц. Для оплаты достаточно одного их этих документов (постановление ФАС Западно­Сибирского округа от 11 июня 2003 г. по делу № Ф04/2539­461/ А70­2003).

Расходы по бронированию и найму жилого помещения работодатель возмещает работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом.

За каждый день нахождения в командировке фирма оплачивает работнику суточные. Их обычно расходуют на оплату питания и другие личные нужды командированного работника. Суточные выплачивают за каждый день его нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни.

Размер суточных устанавливают коллективным договором или локальным нормативным актом (например, приказом руководителя).

Если работник едет в командировку за пределы России, суточные ему выплачивают в иностранной валюте. Их размер устанавливает коллективный договор или локальный нормативный акт (например, приказ руководителя).

Деньги на оплату суточных целесообразно выдавать работнику авансом из расчета предполагаемого количества дней командировки.

День отъезда и день приезда считаются днями командировки, поэтому за эти дни также положены суточные.

Нужно учесть, что при командировке по России не облагают НДФЛ суточные в пределах 700 рублей за каждый день, при заграничных командировках – в пределах 2500 рублей в день.

В некоторых случаях работнику, направляемому в командировку, необходимо осуществить какие-либо дополнительные расходы (например, провоз багажа, услуги связи, приобрести те или иные товары и т. д.). В таких случаях выдайте работнику аванс в размере предполагаемых расходов.

При загранкомандировках работнику дополнительно оплачивают расходы по оформлению загранпаспорта, консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта и иные аналогичные платежи и сборы.