Выплаты сотрудникам с разъездным характером работы

Работы имеют разъездной характер, если при их выполнении осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории. Если же сотрудник с разъездным характером работы, например, работающий в пределах города, будет направлен в другой город в служебную поездку, то ее следует оформлять как командировку.

Условие о разъездном характере работы является обязательным для включения в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, разъездная работа - составная часть трудовой функции работника. Трудовая деятельность должна постоянно носить характер разъездов.

В силу статьи 129 ТК РФ одним из элементов оплаты труда являются доплаты и надбавки за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных.

Размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст. 135 ТК РФ).

Также работодатель обязан возмещать работникам с разъездным характером работы расходы, понесенные ими во время поездок.

Такие выплаты являются компенсацией, установленной в целях возмещения работнику затрат, связанных с исполнением его трудовых обязанностей (ч. 2 ст. 164 ТК РФ). К системе оплаты труда эти компенсации отношения не имеют.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками указанных работников, так же как и перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются трудовым или коллективным договором (иным локальным нормативным актом).

Перечень выплат, полагающихся постоянным работникам с разъездным характером работы, или чья работа осуществляется в пути (а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера), приведен в статье 168.1 Трудового кодекса. Таким работникам возмещаются расходы:

• по проезду;
• по найму жилья;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Если в организации много сотрудников с таким характером работы, то лучше составить Положение о разъездной работе.

Положение о разъездном характере работы

Скачать образец

Эти компенсационные выплаты в пользу физлиц, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в размерах, установленных локальными нормативными актами или трудовым договором. Поскольку эти поездки не являются командировками, к ним не применяется нормирование суточных, установленное для суточных при командировках. На это указал Минфин России в письмах от 18 июля 2017 года № 03-04-06/45592, от 14 апреля 2017 года № 03-04-06/22286.

C 2019 года ограничена сумма полевого довольствия, которую не облагают НДФЛ. Она составляет 700 рублей за каждый день работы. Напомним, что до 2019 года компенсации, выплачиваемые сотрудникам, работающим в полевых условиях (проживание, питание и т. д.), не облагались НДФЛ в полной сумме. Никаких ограничений в отношении полевого довольствия не было.

К «иным расходам, произведенным с разрешения или ведома работодателя», которые Трудовой кодекс не конкретизирует, могут быть отнесены выплаты, аналогичные выплатам взамен суточных при однодневных командировках.

С 1 января 2024 года введены лимиты, не облагаемые НДФЛ и страховыми взносами, для суточных и полевого довольствия сотрудников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер.

К оплате труда в смысле статьи 129 ТК РФ компенсация за разъездной характер работы не относится.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Затраты на выплату компенсации расходов работника в связи с основной деятельностью организации, если работа носит разъездной характер, признаются расходами по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета (п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н).

До утверждения авансового отчета перечисленные работнику денежные средства рассматриваются как аванс и отражаются в учете в качестве дебиторской задолженности работника (п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Сумма возмещения работнику, чья работа имеет разъездной характер, затрат, связанных со служебными поездками, признается компенсационной выплатой, связанной с исполнением работником трудовых обязанностей, и не облагается НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором и положением о разъездном характере работ (п. 1 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 6 июля 2018 г. № 03-04-05/46903, от 17 января 2019 г. № 03-15-05/1909).

К таким выплатам относятся и суточные.

Минфин в письме от 24 февраля 2021 № 03-04-06/12696 разъясняет, что суточные, выданные в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса сотрудникам организации, работа которых имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками, не облагаются НДФЛ в размере, установленном локальным актом организации.

Ранее у чиновников была иная позиция. Нормирование суточных для целей обложения НДФЛ предусмотрено только в отношении командировочных расходов. И поскольку служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются, нормирование суточных при командировках к компенсационным выплатам, выплачиваемым при разъездном характере работы (так называемым «суточным»), не применяется, и они облагаются НДФЛ в полном размере, установленном коллективным договором и положением о разъездном характере работ.

Поэтому будьте осторожны, при проверке инспекторы могут доначислить налог, если сочтут вашу позицию неправомерной.

Обратите внимание: выплаты не облагаются НДФЛ только в случае их документального подтверждения. При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер выплат, поэтому указанные доходы должны облагаться НДФЛ в полном размере.

Изменения с 1 января 2024 года

С 1 января 2024 года для работников с разъездной работой установлены необлагаемые НДФЛ лимиты по суточным. Федеральный закон от 31 июля 2023 года № 389-ФЗ.

Изменения коснулись налогообложения дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточных (ст. 168.1 ТК РФ).

Суммы лимитов:

• 700 руб. в день – при выполнении работы (нахождении в пути) на территории РФ;
• 2 500 руб. в день – за границей.

Если выплаченные суточные не превышают установленный лимит, то от НДФЛ данные выплаты освобождаются. Если же превышают, то с суммы превышения нужно удержать налог.

Обратите внимание, что установленный норматив соответствует суточным, которые выплачиваются при командировках: 700 руб. за каждый день командировки в РФ и 2500 руб. за каждый день командировки за пределами РФ. Суммы превышения суточных облагаются страховыми взносами и НДФЛ.

Отметим также, что датой фактического получения физлицом доходов, в том числе в виде суточных, выплачиваемых работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, является день выплаты дохода. НДФЛ нужно исчислить в день выплаты этих доходов. Так разъяснил Минфин России в письме от 7 февраля 2024 г. № 03-04-06/10296.

Компенсация расходов работника, чья постоянная работа имеет разъездной характер, установлена ТК РФ и связана с исполнением работником трудовых обязанностей. Поэтому страховыми взносами по всем обязательным видам страхования (пенсионному, медицинскому, социальному, страхованию на «травматизм») она не облагается (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Заметим, что указанная компенсация расходов не облагается страховыми взносами только при документальном подтверждении данных расходов (например, проездными документами, счетами гостиниц и т. д.). А суточные, выданные работнику, не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (см., например, письмо Минтруда России от 31 мая 2016 г. № 17-3/В-213).

Изменения с 1 января 2024 года

С 1 января 2024 года для работников с разъездной работой установлены необлагаемые лимиты по суточным.

Поправки внес Федеральный закон от 31 июля 2023 года № 389-ФЗ.

Изменения коснулись налогообложения дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточных (ст. 168.1 ТК РФ).

Суммы лимитов (п. 2 ст. 422 НК РФ):

• 700 руб. в день – при выполнении работы (нахождении в пути) на территории РФ;
• 2 500 руб. в день – за границей.

Таким образом, с 1 января 2024 года суточные при разъездном характере работы не облагаются страховыми взносами в пределах лимита. С сумм превышения лимитов нужно платить НДФЛ и страховые взносы 

Сумма НДС по расходам на проезд и наем жилья сотрудниками организации с разъездным характером работы принимается к вычету в порядке, применяемом для расходов на командировки (письмо Минфина России от 11 августа 2016 г. № 03-07-11/47114).

Суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, принимаются к вычету при условии, что командировка осуществляется в рамках облагаемой НДС деятельности и при наличии документов, подтверждающих принятие к учету этих расходов, на основании счетов-фактур или иных документов (пп. 1 п. 2, п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Если счетов-фактур нет, работник должен представить документы строгой отчетности (проездные документы, счета гостиниц). Причем в бланках строгой отчетности НДС должен быть выделен отдельной строкой.

При выдаче работнику аванса на расходы, связанные с разъездным характером работы, в налоговом учете организации не возникает расходов (п. 14 ст. 270 НК РФ).

Расходы признаются при условии соответствия их критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 НК РФ, т.е. если расходы обоснованы и документально подтверждены. Документальным подтверждением рассматриваемых расходов является утвержденный авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими понесенные расходы.

Датой признания таких расходов является дата утверждения авансового отчета работника руководителем организации (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Компенсации работникам расходов, связанных с разъездным характером их работы, можно учесть в составе прочих расходов в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ (см., например, письмо Минфина России от 15 сентября 2014 г. № 03-03-06/4/46131).

Однако есть и другая позиция: они учитываются в составе расходов на оплату труда на основании пункта 3 части 2 статьи 255 НК РФ (см., например, письмо Минфина России от 15 февраля 2017 г. № 03-04-06/8562).

Организация вправе самостоятельно определить, к какой именно группе она отнесет такие расходы (п. 4 ст. 252 НК РФ).