Наверх

Как оформить командировку

Последний раз обновлено:

Перед тем как направить работника в командировку необходимо оформить приказ о направлении работника в командировку по форме № Т-9 (если в командировку направляется один работник) или № Т-9а (если в командировку направляются несколько работников). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Приказ можно издать на самостоятельно разработанном и утвержденном бланке (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Обратите внимание: с 2015 года оформлять командировочные удостоверения и служебные задания не нужно (постановление Правительства России от 29 декабря 2014 года № 1595).

Для получения наличных денег на командировку работник должен записать заявление на выдачу подотчетных средств на командировочные расходы. Оно составляется в произвольной форме так же, как на выдачу любой подотчетной суммы. Согласно пункту 6.3  Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя о сумме выдаваемых под отчет денег, сроке, на который она выдается, подпись руководителя и дату визы.

Приказ о направлении работника в командировку

В приказе обязательно указываются фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, где он работает, его профессия (должность), а также цель, время и место командировки.

Образцы заполнения приказа по формам № Т-9 и Т-9а приведены далее.

Документы, подтверждающие фактический срок командировки

Фактический срок пребывания работника в месте командирования с 2015 года определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. Если проездные документы отсутствуют, фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения.

При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования.

Обратите внимание, что с 21 октября 2015 года действуют новые правила предоставления гостиничных услуг. Они утверждены постановлением Правительства России от 9 октября 2015 года № 1085 (далее – Правила № 1085). Так, при предоставлении человеку временного жилья с ним заключается договор. Такой договор заключается путем составления документа, который должен содержать, в том числе (п. 20 Правил № 1085):

  • цену номера (места в номере);
  • период проживания в гостинице.

За проживание в гостинице работнику выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил № 1085).

Но командированный работник может снять комнату у собственника - физического лица. Тогда снованием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения. При этом к договору найма необходимо приложить документ, подтверждающий получение наймодателем платы. Таким документом может быть, например, расписка.

Если же указанные документы потеряны, для подтверждения срока пребывания работник представляет служебную записку и (или) иной документ. Документ должен содержать подтверждение принимающей сотрудника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места служебной поездки).

Служебную записку работник должен составить следующих случаях:

  • при использовании служебного транспорта;
  • при использовании личного транспорта;
  • при использовании транспорта, которым работник управляет по доверенности.

В ней нужно указать фактический срок пребывания в месте командирования. Форма такой записки свободная.

К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы). Такими документами являются:

  • путевой или маршрутный лист;
  • счета;
  • квитанции;
  • кассовые чеки;
  • иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (например, накладные с адресами поставщика).

Обратите внимание: если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтвердят:

  • маршрут/квитанция электронного билета;
  • багажная квитанция на бумажном носителе;
  • посадочный талон.

Авансовый отчет

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу должен составить авансовый отчет (форма № АО-1) и представить его главному бухгалтеру или бухгалтеру (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У). Это правило распространяется и на заграничные командировки.

Обратите внимание: авансовый отчет может быть оформлен и в электронном виде. Однако для того, чтобы затраты по нему можно было учесть в расходах, он должен быть заверен электронной цифровой подписью (письмо Минфина РФ от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250). Электронная подпись может быть простая или усиленная неквалифицированная электронная подпись (письмо Минфина России от 20 августа 2015 г. № 03-03-06/2/48232).

К авансовому отчету прилагают все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т. д.).

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы.

Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем организации.

Пример заполнения авансового отчета по форме № АО-1 приведен далее.

Продолжение доступно только платным пользователям бератора

В этой статье вы также найдете:

  • Пошаговую схему действий от экспертов
  • Актуальные примеры из практики компаний
  • Подробные образцы заполнения документов


< Предыдущая страница Следующая страница >
У вас есть вопросы?
Мы вам позвоним