.
^ Наверх

Вы работаете в бераторе в режиме ограниченного доступа. Для вас скрыта часть разделов и сервисов. Чтобы открыть для себя все возможности бератора, оформите подписку.

Как оформить командировку

Последний раз обновлено:

Перед тем как направить работника в командировку необходимо оформить приказ о направлении работника в командировку по форме № Т-9 (если в командировку направляется один работник) или № Т-9а (если в командировку направляются несколько работников). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Приказ можно издать на самостоятельно разработанном и утвержденном бланке (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Обратите внимание: с 2015 года оформлять командировочные удостоверения и служебные задания не нужно (постановление Правительства России от 29 декабря 2014 года № 1595).

Чтобы выдать командированному работнику наличные деньги на командировку, заявление на выдачу подотчетных средств на командировочные расходы с него брать не нужно - достаточно распорядительного документа от руководителя (Указанием Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У исключен пункт 6.3  Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

Обратите внимание: Указанием Банка России от 19 июня 2017 года № 4416-У (дата вступления в силу - 18 августа 2017 г.) отменено требование, согласно которому нельзя было выдавать новый подотчет при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.

Приказ о направлении работника в командировку

В приказе обязательно указываются фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, где он работает, его профессия (должность), а также цель, время и место командировки.

Образцы заполнения приказа по формам № Т-9 и Т-9а приведены далее.

Форма № Т-9
Форма № Т-9а

Документы, подтверждающие фактический срок командировки

Фактический срок пребывания работника в месте командирования с 2015 года определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. Если проездные документы отсутствуют, фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения.

При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается:

  • договором;
  • кассовым чеком;
  • документом, оформленным на бланке строгой отчетности, подтверждающим предоставление гостиничных услуг по месту командирования и содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 18 ноября 2020 г. № 1853.

Обратите внимание, что новые правила предоставления гостиничных услуг утверждены постановлением Правительства России от 18 ноября 2020 года № 1853. Так, при предоставлении человеку временного жилья с ним заключается договор. Такой договор заключается путем составления документа, который должен содержать, в том числе:

  • наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);
  • фамилия, имя, отчество потребителя;
  • сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
  • цена номера (места в номере);
  • период проживания в гостинице;
  • другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

За проживание в гостинице работнику выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности.

Указанные документы подтвердят фактический срок пребывания работника в командировке. 

Но командированный работник может снять комнату у собственника - физического лица. Тогда снованием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения. При этом к договору найма необходимо приложить документ, подтверждающий получение наймодателем платы. Таким документом может быть, например, расписка.

Если же указанные документы потеряны, для подтверждения срока пребывания работник представляет служебную записку и иной документ. Документ должен содержать подтверждение принимающей сотрудника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места служебной поездки).

Служебную записку работник должен составить следующих случаях:

  • при использовании служебного транспорта;
  • при использовании личного транспорта;
  • при использовании транспорта, которым работник управляет по доверенности.

В ней нужно указать фактический срок пребывания в месте командирования. Форма такой записки свободная.

К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы). Такими документами являются:

  • путевой или маршрутный лист;
  • счета;
  • квитанции;
  • кассовые чеки;
  • иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (например, накладные с адресами поставщика).

Обратите внимание: если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтвердят:

  • маршрут/квитанция электронного билета;
  • багажная квитанция на бумажном носителе;
  • посадочный талон.

Посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре. Если такого штампа нет, то посадочный талон не может подтверждать расходы на перелет. 

Чиновники отмечают, что при отсутствии штампа о досмотре подтвердить факт перелета можно иным способом. Например, организация может представить справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию, выданную авиаперевозчиком или его представителем. Так разъяснял Минфин России в письме от 9 октября 2017 года № 03-03-06/1/65743. 

Авансовый отчет

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу должен составить авансовый отчет (форма № АО-1) и представить его главному бухгалтеру или бухгалтеру (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У). Это правило распространяется и на заграничные командировки.

При этом работодатели самостоятельно могут устанавливать сроки представления авансового отчета. 

Обратите внимание: авансовый отчет может быть оформлен и в электронном виде. Однако для того, чтобы затраты по нему можно было учесть в расходах, он должен быть заверен электронной подписью..

К авансовому отчету прилагают все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т. д.).

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы.

Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем организации.




Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите




Подписывайтесь на наши рассылки

Только полезная и свежая информация для бухгалтеров от экспертов бератора:
советы, проводки, примеры из практики и образцы документов.
Самое ценное, что будет в вашей почте.