Налогообложение командировочных расходов

Налогообложение командировочных расходов зависит от того, подтверждены они документально работником или нет. 

Налог на прибыль с командировочных

Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы учитывают только в том случае, если они носят производственный характер.То есть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, являются обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными и соответствующими требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса.

Перечень командировочных расходов, не облагаемых налогом на прибыль, определен подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Это расходы на:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения;
• суточные(в пределах норм, самостоятельно установленных организацией);
• расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Все эти расходы учитываются при исчислении налога на прибыль без каких-либо ограничений. Главное, чтобы организация могла подтвердить их оправдательными документами. Документально неподтвержденные затраты включать в расходы по налогу на прибыль нельзя.

НДФЛ

Перечень командировочных расходов, не облагаемых НДФЛ, установлен пунктом 1 статьи 217 Налогового кодекса. К ним относятся:

• суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством в пределах:
  • не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по России;
  • не более 2500 рублей за каждый день загранкомандировки;
• фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, а также на провоз багажа;
• расходы по найму жилого помещения. При непредставлении документов, подтверждающих расходы по найму жилья эти затраты освобождаются от налогообложения в следующих размерах:
  • не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по России;
  • не более 2500 рублей за каждый день загранкомандировки.
• расходы на оплату услуг связи;
• сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;
• сборы за выдачу (получение) виз;
• расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Обратите внимание, что данный перечень необлагаемых доходов закрытый. Если работодатель возмещает командированному работнику расходы, которые не указаны в этом перечне, то нужно удержать НДФЛ. Например, это суммы оплаты командированному работнику стоимости услуг бизнес-залов. Так разъяснил Минфин России в письме от 18 августа 2023 г. № 03-04-05/78036.

При выплате суточных учтите: 

• суточные, выплачиваемые свыше указанных лимитов, являются доходом командированного сотрудника и облагаются НДФЛ;
• если при направлении в загранкомандировку работник получает суточные в иностранной валюте, то в случае их перерасхода у него возникает облагаемый налогом доход; 
• доходы (расходы, принимаемые к вычету) налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов (дату фактического осуществления расходов) (п. 5 ст. 210 НК РФ). Определение дохода, подлежащего налогообложению при перерасходе суточных, производится организацией - налоговым агентом в момент утверждения авансового отчета работника.

Налогообложение командировочных расходов. Таблица

НДФЛ и страховые взносы при выплате суточных

При выплате суточных определение дохода, подлежащего обложению НДФЛ, производится работодателем в момент утверждения авансового отчета командированного работника.

Датой фактического получения такого дохода является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (подп. 6 п.1 ст. 223 НК РФ). 

Перечислить НДФЛ с суточных нужно в общие сроки: если налог удержан с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего, то он должен быть перечислен не позднее 28-го числа текущего.

Если суточные выплачены в январе или декабре, то платить нужно следующим правилам:

• за период с 1 по 22 января – не позднее 28 января
• за период с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня календарного года

Срок уплаты страховых взносов в 2023 году – не позднее 28-го числа следующего календарного месяца.

Что касается страховых взносов «на травматизм», то сумма выданных работнику суточных не облагается в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте организации (п. 2 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ). Их перечисляют до 15-го числа следующего месяца.

Сумму суточных, превышающую установленные нормы, нужно включить в базу для исчисления страховых взносов.

Пример. НДФЛ и страховые взносы при выплате суточных

Ивановна А.А. направили в командировку на 4 дня с 22 по 25 июня 2023 года.

По приказу руководителя размер суточных для командировок по территории Российской Федерации составляет 1500 руб. в сутки.

21 июня бухгалтер перечислил работнику суточные в размере 6000 руб. (4 дня × 1500 руб./день).

Сумма суточных сверх нормы составила (1500 руб. – 700 руб.) × 4 = 3200 руб.

Дата фактического получения дохода работником – 30.06.2023. НДФЛ со сверхнормативных суточных составляет 416 руб. (3200 руб. × 13 %).

Перечислить НДФЛ нужно – до 28.06.2023.

Сумма страховых взносов (включая взносы по травме по тарифу 0,2) составила: 966,4 руб. (3200 х 30,2%).

Страховые взносы на ОПС, ОМС и ОСС нужно заплатить до 28.07.2023 – сумма 960 руб. (3200 х 30%), а страховые взносы на травматизм – до 15.07.2023 г. 

Спорные ситуации при выплате командировочных

При выплате командировочных расходов могут возникнуть такие ситуации, которые заставят бухгалтера сомневаться в их налогообложении.

Откуда работник отправляется в командировку

Если сотрудник отправляется в командировку прямо из отпуска, а из командировки возвращается на работу, то НДФЛ с компенсации стоимости проезда не уплачивают (письма Минфина России от 9 ноября 2018 г. № 03-04-06/80946, от 16 октября 2015 г. № 03-04-06/59443).

Чиновники отмечают, что в Налоговом кодексе нет ограничений в отношении освобождения от НДФЛ сумм возмещения командировочных затрат в зависимости от места, из которого работник направляется в командировку. Главное: поездка работника для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы должна быть признана командировкой. А откуда работник выезжает в командировки значение не имеет.

Как известно, при однодневной командировке суточные не платят (ст. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 № 749). Но взамен суточных работодатель может установить за однодневную командировку компенсационную выплату. Такие выплаты при однодневной командировке по России не облагают НДФЛ в пределах 700 рублей. При зарубежной командировке - в пределах 2500 рублей .

Также их не облагают страховыми взносами. При условии, что данные расходы подтверждены документами (письмо Минфина России от 17 мая 2018 г. № 03-15-06/33309).

Перечень командировочных расходов, не облагаемых страховыми взносами (в том числе взносами «по травме») аналогичен перечню расходов, не облагаемых НДФЛ (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1997 г. № 125-ФЗ).

В целях НДФЛ суточные нормируются в соответствии с положениями пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса.

С 1 января 2017 года в целях обложения страховыми взносами суточные также нормируются в соответствии с положениями пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Если суточные были выданы в иностранной валюте, то для того, чтобы определить, не превышен ли необлагаемый НДФЛ лимит, их нужно пересчитать в рубли по курсу ЦБ, действующему на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет командированного. На это обратил внимание Минфин России в письмах от 1 февраля 2017 г. № 03-04-09/5325, от 29 мая 2017 г. № 03-15-06/32796.

По правилам Налогового кодекса доходы, полученные налогоплательщиком в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу Центробанка на дату их фактического получения. А датой фактического получения дохода при направлении сотрудника в командировку считается последний день месяца, в котором был утвержден его авансовый отчет по итогам командировки. Значит, пересчитывать суточные, выданные в иностранной валюте, в рубли нужно по курсу, действовавшему на эту дату.

Командировка в новые субъекты РФ

5 октября в состав Российской Федерации вошли четыре новых субъекта: Донецкая Народная Республика, Луганская Народная Республика, Запорожская область, Херсонская область.

Для командированных в новые субъекты РФ установлен размер суточных за каждый день нахождения в служебной командировке – 8 480 руб. Так установлено Указом Президента РФ от 17 октября 2022 г. № 752 и постановлением Правительства РФ от 28 октября 2022 № 1915.

Это касается лиц, замещающих государственные должности, государственных гражданских служащих, а также рядовых сотрудников федеральных госорганов.

Работодателям также предоставлено право выплачивать таким работникам, командированным в новые субъекты РФ, безотчетные суммы в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с такими командировками.

Федеральный закон от 21 ноября 2022 г. № 443-ФЗ освободил от НДФЛ и страховых взносов суточные, выплачиваемые работникам при направлении их в служебные командировки в новые субъекты РФ.

Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами и безотчетные суммы, предусмотренные Указом Президента РФ или актом Правительства РФ, но не более 700 руб. в день.

Так, пунктом 1 статьи 217 НК РФ предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход не включаются, в частности, суточные, выплачиваемые в размерах, установленных Указом Президента РФ или актом Правительства РФ, работникам при направлении их в служебные командировки на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры.

А в соответствии с пунктом 2 статьи 422 НК РФ при оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за ее пределами не облагаются страховыми взносами, в частности, суточные и выплаты работникам в виде безотчетных сумм, предусмотренные пунктом 1 статьи 217 НК РФ.