Кассовая книга (форма № КО-4)
Последний раз обновлено:
Кассовую книгу ведут по специальной форме, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу организации, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.
Записи в кассовой книге должны быть сверены с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером. Если их нет, то сделать это может руководитель компании. После сверки в книге необходимо расписаться тому, кто проводил сверку.
Кассовую книгу можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Как правило, книгу заводят на один календарный год. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день.
Если книгу ведут в бумажном виде, то до начала ведения все листы кассовой книги должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указывают их общее количество. Для этого делают запись: «В книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов».
Количество листов книги заверяют подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.
Если кассовую книгу оформляют в электронном виде, то листы нумеруются автоматически с 1 января каждого года. В конце каждого дня лист такой книги необходимо распечатывать в двух экземплярах и подбирать в хронологическом порядке. Брошюровать их нужно по мере необходимости, но не реже чем раз в год.
Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей. Между ними находится линия отреза.
Первый лист (с горизонтальной линовкой) кассир заполняет чернилами или шариковой ручкой. Этот лист остается подшитым в кассовой книге.
Второй (отрывной) лист (без горизонтальной линовки) сгибают по линии отреза и заполняют под копирку. Как правило, эти листы подшивают в отдельной папке с другими кассовыми документами (расходными и приходными ордерами).
Если же книгу оформляют в электронном виде, то необходимо распечатать второй экземпляр листа.
Таким образом, в кассовой книге головная организация должна учитывать не только свои поступающие наличные деньги, но и каждого ее обособленного подразделения. На это указало ФНС России в своем письме от 17 мая 2013 года № АС-4-2/8827. Такой же вывод содержит постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 года по делу № А56-59643/2012.
За неоприходование денежных средств в связи с неоформлением кассовой книги обособленным подразделениям грозит штраф.
Сумма штрафа – от 40 000 до 50 000 рублей для фирм. Должностных лиц компании могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
Обратите внимание: обособленное подразделение может иметь свой лимит остатка кассы, который не зависит от головной компании.
В графе 1 «Номер документа» указывают номер приходного или расходного кассового ордера, которым оформлено поступление (выдача) денег.
В графе «Номер корреспондирующего счета, субсчета» указывают номер того счета, по которому отражено поступление или выдача денег в корреспонденции со счетом 50 «Касса». Например, если в кассу поступила оплата от покупателя (заказчика), здесь записывают «62», если деньги в качестве возврата краткосрочного займа – «66» и т. д.
В графе «Приход, руб. коп.» отражают сумму денег, полученную в кассу по одному приходному кассовому ордеру.
В графе «Расход, руб. коп.» отражают сумму денег, выданную из кассы по одному расходному кассовому ордеру.
По строке «Итого за день» указывают общую сумму денег, поступившую в кассу за день (столбец 4) и выданную из кассы (столбец 5).
Графу «Остаток на конец дня» заполняют так:
Остаток денег на конец дня | = | Остаток денег на начало дня | + | Приход денег в течение дня | - | Расход денег в течение дня |
Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, то остатком на конец рабочего дня будет сумма остатка в последний предшествуюший день, в котором происходили кассовые операции.
Если кассовую книгу ведут в электронном виде, то в конце дня его необходимо распечатать в двух экземплярах.
Отрывные листы и кассовую книгу хранят в архиве организации в течение 5 лет.
Вот образец заполнения кассовой книги: