Как рассчитать декретные выплаты в 2014 году

Начнем с того, что определим основные задачи, которые должен решить бухгалтер:

• во-первых, запросить у сотрудницы и получить все необходимые документы, которые являются основанием для начисления декретных выплат;
• во-вторых, рассчитать величину пособий и оформить это документально;
• в-третьих, перечислить декретные выплаты, сделать проводки в учете и проводить сотрудницу в отпуск.

Исходя из этого, сформируем пошаговую схему ваших действий:

Одна из обязанностей работодателя, как страхователя, выплачивать работникам определенные виды пособий, если наступают события, являющиеся страховыми случаями. Они установлены федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования и выплачиваются в основном за счет средств ФСС РФ.

В частности, за счет средств Фонда социального страхования РФ выплачиваются пособия, подробнее о которых вы сможете узнать в Бераторе, перейдя по ссылке:

• пособие по беременности и родам;
• единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;
• единовременное пособие при рождении ребенка;
• ежемесячное пособие по уходу за ребенком.

Граждане, ограниченные в родительских правах, могут рассчитывать только на единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, на пособие по беременности и родам. Эти поправки внесены в закон о государственных пособиях гражданам, имеющим детей, Федеральным законам от 5 апреля 2013 года № 45-ФЗ.

Право на пособие по беременности и родам имеют работающие по трудовым договорам женщины; предприниматели, если они добровольно вступили в отношения с ФСС РФ по обязательному страхованию в связи с материнством (п. 3 ст. 2 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Неработающая мама права на получение декретного пособия не имеет.

Пособие выплачивается за весь период декретного отпуска.

Продолжительность отпуска по беременности и родам составляет:

• при нормальных родах – 70 календарных дней до родов и 70 календарных дней после родов;
• при осложненных родах – 70 календарных дней до родов и 86 календарных дней после родов;
• при рождении двух и более детей – 84 календарных дня до родов и 110 календарных дней после родов.

Пособие также выдается, если работница организации усыновила ребенка. В этом случае врач выписывает ей больничный лист, а продолжительность отпуска в этом случае составляет 70 календарных дней с момента рождения ребенка. Если после усыновления ребенка прошло более 70 календарных дней с момента его рождения, то пособие не выплачивается.

Обратите внимание: если ребенка в возрасте до трех месяцев усыновил мужчина, то ему больничный лист не выдается, а предоставляется отпуск в связи с усыновлением такого ребенка и выплачивается пособие. Оно рассчитывается в порядке и размере, установленных для выплаты пособия по беременности и родам.

При усыновлении двух детей отпуск предоставляется на 110 календарных дней с момента их рождения.

При подсчете количества дней отпуска праздничные дни учитывают.

Если первый рабочий день после отпуска по беременности и родам выпадает на выходной день, то начинать работу нужно в первый следующий за выходными рабочий день.

Отпуск предоставляется на основании листка нетрудоспособности, выданного в установленном порядке.

Обратите внимание: сотрудница не может выйти на работу раньше окончания отпуска по беременности и родам. В Трудовом кодексе не прописана такая возможность. Связано это с тем, что перед началом отпуска за все его дни выплачивают пособие по беременности и родам, которое потом нельзя уменьшить. Также нельзя выплачивать одновременно «декретное» пособие и зарплату. Такие разъяснения выпустил Роструд России в своем письме от 24 мая 2013 года № 1755-Т3.

Важно знать: женщину, которая находится в отпуске по беременности и родам, уволить нельзя!

Для того чтобы уйти в отпуск по беременности и родам, работница должна написать заявление и принести листок нетрудоспособности (больничный лист). В отличие от обычного больничного, по которому первые три дня оплачивает работодатель, все дни «декретного» больничного оплачиваются за счет средств соцстраха.

После этого кадровая служба оформляет те же документы, что и при уходе сотрудника в «обычный» отпуск (приказ по форме Т-6, записку-расчет о предоставлении отпуска по форме Т- 60).

Сведения об отпуске по беременности и родам заносят в личную карточку работницы (унифицированная форма № Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Для этого в карточке предусмотрен специальный раздел VIII «Отпуск».

Пособие выплачивается на основании листка нетрудоспособности не позднее 10 дней с момента его предъявления.

Листок должен быть предъявлен в бухгалтерию не позднее шести месяцев со дня окончания отпуска по беременности и родам.

Сумму декретного пособия определяют иначе, чем при выплате пособий по временной нетрудоспособности. Разница заключается в том, что сумму доходов сотрудницы за два календарных года, на которые начислены взносы в ФСС РФ (оклад, премии, материальная помощь свыше 4000 руб., отпускные, оплата дополнительных выходных для ухода за ребенком- инвалидом и т. д.), нужно делить не на 730, а на количество дней, полученное в результате вычитания из 730 (731, 732 — если расчетный период состоит из високосных годов) дней, приходящихся на периоды, исключаемые расчета (периоды временной нетрудоспособности, отпуска по уходу за ребенком и др.). Периоды отпуска без сохранения заработной платы не исключаются.

Далее размер дневного заработка нужно сравнить с максимально возможным.

Обратите внимание: с 1 января 2013 года установлен максимальный размер среднедневного заработка для расчета пособия по беременности и родам. Он не может превышать предельную базу для начисления взносов за два предшествующих года, деленную на 730. В 2013 году он равен 1335,62 рублей.

Пособие по беременности и родам выплачивают застрахованной женщине в размере 100% независимо от ее страхового стажа, но только если он превышает шесть месяцев.

Женщинам, которые имеют страховой стаж менее шести месяцев, пособие рассчитывают исходя из минимального размера оплаты труда с учетом районного коэффициента. Исходя из МРОТ пособие нужно считать и в том случае, если заработок сотрудницы ниже минимального или в расчетном периоде его вообще не было.

С 2013 года пособие по беременности и родам, исходя из МРОТ, нужно считать по-другому, нежели пособие по временной нетрудоспособности. Напомним, при расчете пособий по временной нетрудоспособности МРОТ умножают на 24 и делят на 730. Для «декретного» пособия МРОТ за 24 месяца нужно разделить на количество календарных дней за два года, которые предшествуют году уходу сотрудницы в отпуск по беременности и родам. Если есть исключаемые периоды, то их вычитают из общего количества календарных дней. Если их нет, при расчете среднедневного заработка МРОТ за 24 месяца отчетного периода делят на 731(для расчета пособий в 2013 году).

До 31 декабря 2012 года по заявлению работницы пособие по беременности и родам, приходящееся на 2011–2012 годы, могло быть рассчитано в порядке, действовавшем до 1 января 2011 года, то есть исходя из 12 предшествующих месяцев, на основании полученного в этот период заработка и фактически отработанных календарных дней. По случаям, наступившим с 1 января 2013 года, этот порядок больше не применяется.

Фирма выплачивает всю причитающуюся сумму женщине, а затем может либо обратиться в ФСС за возмещением расходов, либо зачесть сумму в счет причитающихся к уплате страховых взносов. Проверяющие из фонда обязательно проконтролируют, правильно ли вы рассчитали пособие. Если они найдут ошибки, тогда произведенные расходы к зачету не примут (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ).

Чтобы этого не случилось, у вас должны быть оформлены следующие документы:

• трудовой договор с сотрудницей, которой оформлено пособие (п. 1 ст. 9 Закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ);
• заполненный больничный лист (будьте осторожны: проверьте больничный лист на наличие ошибок);
• штатное расписание, приказ на его утверждение, расчетные и платежные ведомости на зарплату;
• если работница трудилась по совместительству, а пособие назначено по одному из последних мест работы, нужна справка с места работы у другого работодателя для подтверждения, что там пособие не выплачивалось;
• личное заявление сотрудницы о предоставлении отпуска по беременности и родам и выплате пособия;
• приказ о предоставлении отпуска и назначении пособия и расчет пособия.

Если ваша компания совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД, то вести раздельный учет расходов, затраченных на выплату пособий в 2013 году больше не нужно. Не должны вести раздельный учет и фирмы, которые применяют другие спецрежимы.

Пособие по беременности и родам не облагают НДФЛ, взносами в ПФР, ФСС, ФФОМС, а также взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Это пособие выплачивают женщинам, которые встали на учет в медицинских учреждениях до 12 недель беременности.

С 1 января 2013 года сумма пособия составляет 490,79 рублей (Федеральный закон от 3 декабря 2012 г. № 216-ФЗ). В регионах, где установлен районный коэффициент к заработной плате, сумму пособия увеличивают на районный коэффициент.

Пособие выплачивают на основании справки из медицинского учреждения о том, что женщина встала на учет в ранние сроки беременности в этом учреждении. Справка должна быть представлена вместе с листком нетрудоспособности по беременности и родам. Оба пособия будут выплачены одновременно.

Если работница предъявляет справку позже, то пособие выплачивают в течение 10 дней после ее предъявления, но не позднее шести месяцев после окончания отпуска по беременности и родам.

Выплачивает это пособие работодатель, но за счет средств ФСС. Сумму пособия не облагают НДФЛ, страховыми взносами в ПФР, ФСС, ФФОМС, а также взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Право на единовременное пособие при рождении ребенка имеет один из родителей либо лицо, его заменяющее (опекун, усыновитель).

Выплачивает пособие работодатель, но за счет средств ФСС. Пособие выдают по месту работы одного из родителей или усыновителей ребенка (по их выбору). При рождении двух и более детей пособие выплачивают на каждого ребенка. При рождении мертвого ребенка пособие не выплачивают.

Размер пособия с 1 января 2013 года составляет 13 087,61 рублей. В регионах, где установлен районный коэффициент к заработной плате, сумму пособия увеличивают на районный коэффициент.

Пособие выплачивают на основании следующих документов:

• заявления родителя (усыновителя) ребенка о выплате пособия;
• справки о рождении ребенка, выданной органом ЗАГСа для получения пособия;
• справки с места работы второго родителя (усыновителя) о том, что ему пособие не выдавалось;
• выписки из решения об установлении над ребенком опеки (для опекуна, усыновителя).

Если родитель находится в разводе, то он должен представить свидетельство о разводе и документ, который подтверждает совместное проживание с ребенком.

Заявление о выплате пособия может выглядеть следующим образом:

Пособие выплачивают не позднее 10 дней с момента представления в бухгалтерию всех необходимых документов.

Единовременное пособие при рождении ребенка не облагают НДФЛ, взносами в ПФР, ФСС, ФФОМС, а также взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Пособие назначают работникам, которые фактически осуществляют уход за ребенком (мать, отец, бабушка, дедушка, опекун).

Обратите внимание: рассчитывать на пособие могут не только застрахованные сотрудники (то есть те, за которых работодатель перечисляет взносы в ФСС РФ, или предприниматели, которые добровольно их платят). Право на пособие имеют и лица, фактически ухаживающие за ребенком, но не подлежащие страхованию. Например, в случаях, если мать и (или) отец умерли, лишены родительских прав или по состоянию здоровья не могут лично воспитывать и содержать ребенка.

Для матерей, которые не находятся в трудовых отношениях с работодателем, размер пособия фиксированный. А вот для работающих женщин, оформивших отпуск по уходу за ребенком, размер ежемесячной выплаты зависит от среднего заработка, но сумма выплаты не может быть меньше минимального размера пособия, установленного Федеральным законом от 19 мая 1995 года № 81-ФЗ. Максимальный размер пособия для этих матерей определяют расчетным путем.

Максимальный размер ежемесячного пособия по уходу за ребенком зависит от максимального среднедневного заработка. Он не может превышать предельную базу для начисления взносов за два предшествующих года, деленную на 730. В 2013 году максимальный размер дневного заработка составляет 1335,62 рублей.

Обратите внимание: граждане, которые пострадали в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС, могут получать пособие в двойном размере до достижения ребенком возраста трех лет. А в случае ухода за двумя и более детьми размер ежемесячного пособия нужно суммировать.

Общая сумма выплаты при уходе за несколькими детьми не может превышать 100% заработка (дохода). А ее минимальный размер равен суммированному двукратному минимальному пособию. Например, если мать находится в отпуске по уходу за двумя детьми (первым и вторым ребенком), минимальный размер пособия – 14 723,55 рублей ((2453,93 руб. + 4907,85 руб.) ? 2).

Такие правила установлены постановлением Правительства РФ от 16 июля 2005 года № 439. Если же мама выйдет на работу на условиях неполного рабочего времени, то она всё равно продолжит получать пособие в двойном размере, пока ребенок не достигнет трехлетнего возраста. На это указал Минтруд России в своем письме от 16 мая 2013 года № 13-7/3030623- 2831.

Средний заработок для пособия рассчитывают в порядке, установленном постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 года № 375. Отпуск по уходу за ребенком оплачивают за календарные дни, из которых нерабочие праздничные дни не исключают. Расчетный размер пособия определяют, умножив средний дневной заработок на 30,4 – среднемесячное число календарных дней.

Для вашего удобства, в таблице приведены размеры пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет:

При уходе сразу за несколькими детьми пособие суммируется. При этом нужно учитывать два ограничения.

Во-первых, независимо от количества детей размер среднедневного заработка для расчета пособия не может превышать предельную базу по страховым взносам за два предшествующих года, деленную на 730. В 2013 году среднедневной заработок не может быть больше 1335,62 рублей ((463 000 руб. + 512 000 руб.) /730 дн.).

Во-вторых, размер пособия не может быть меньше 2453,93 рублей на первого ребенка и 4907,85 рублей – на второго. Чтобы определить минимальную сумму выплаты, нужно сложить установленные минимальные размеры пособий. При этом следует учитывать, сколько всего детей у матери, так как минимальное пособие на первого и второго ребенка отличаются по сумме.

Основанием для выплаты пособия являются следующие документы:

• справка о сумме заработка с предыдущих мест работы, если потребуется;
• приказ руководителя предприятия о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
• заявление работницы (работника) о назначении пособия и справку о том, что другой родитель его не получает;
• копии свидетельств о рождении новорожденного и предыдущего ребенка.

Все эти документы могут быть оформлены в электронном виде и отправлены по ТКС, через Единый портал государственных и муниципальных услуг. Их можно принести в ФСС и на диске, флэш карте или любом другом накопительном устройстве.

Обратите внимание: по страховым случаям, которые возникли до 31 декабря 2012 года, по заявлению работника пособие по уходу за ребенком могло быть рассчитано в порядке, действовавшем до 1 января 2011 года - исходя из 12 предшествующих месяцев, полученного в этот период заработка и фактически отработанных календарных дней. С 1 января 2013 года этот порядок больше не применяется.

Если ребенок умер, ежемесячное пособие может быть выплачено за период со дня рождения по день наступления смерти ребенка.

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком приемным родителям не выплачивают (письмо ФСС РФ от 10 марта 2009 г. № 02-18/07-1839).

Начисление пособия в учете отразите проводкой:

ДЕБЕТ 69-1-1 КРЕДИТ 70

– начислено пособие по уходу за ребенком до достижения им полутора лет.

При выдаче пособия в учете сделайте запись:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

– выдано пособие по уходу за ребенком до достижения им полутора лет.

Пособие выплачивают, даже если работник, находящийся в отпуске по уходу за ребенком, работает на дому или на условиях неполного рабочего времени.

Отпуск по уходу за ребенком предоставляют с момента рождения ребенка и до достижения им возраста полутора лет. По желанию работника отпуск может быть продлен до достижения ребенком трех лет.

Если работник уходит в отпуск по уходу за ребенком, ему ежемесячно должны выплачивать:

• пособие в размере 40% среднего заработка по месту работы – до достижения ребенком полутора лет;
• ежемесячные компенсационные выплаты в сумме 50 рублей до достижения ребенком трехлетнего возраста (Указ Президента РФ от 30 мая 1994 г. № 1110).

Продление отпуска до 3-х летнего возраста ребенка и назначение компенсационной выплаты оформляются, как и пособие до 1,5 лет, на основании заявления и приказа руководителя.

Заявление может быть составлено так:

Обратите внимание: компенсационная выплата, предоставляемая до достижения ребенком трех лет, начисляется и выплачивается за счет средств работодателя, поэтому ее отражают в бухгалтерском учете в том же порядке, что и заработную плату.

Начисление компенсации отразите по кредиту счета 70, а корреспондирующий с ним счет выберите исходя из того, в каком подразделении работает сотрудник, которому ее начисляют:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44, ...) КРЕДИТ 70

– начислена компенсационная выплата до достижения ребенком трех лет.

Пособие по уходу за ребенком и компенсационную выплату не облагают НДФЛ, взносами в ПФР, ФСС, ФФОМС и взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ст. 217 НК РФ, ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Сумму выплат, полученных в расчетном периоде, которая учитывается при расчете пособия по месту его выплаты, подтверждают справкой о сумме заработка, на которую начислялись страховые взносы, за два календарных года, предшествующих году прекращения трудовых отношений работника и работодателя, или году обращения человека за справкой, а также и за текущий год. Также справка должна содержать информацию о количестве дней временной нетрудоспособности, декретного отпуска и отпуска по уходу за ребенком, а также периодах, в которые за работником сохранялся средний заработок, но на него не начислялись взносы. Эти данные необходимы для расчета "декретных" и "детских" пособий, так как эти дни исключают из расчетного периода.

Работодатель обязан выдать ее работнику в день увольнения или по письменному заявлению уволившегося работника. Форма справки утверждена приказом Минтруда РФ от 30 апреля 2013 года № 182н. Смотрите заполненный образец справки в Бераторе.

Обратите внимание: если в отведенные под информацию графы текст полностью не вмещается, бухгалтер может добавить дополнительные строчки или уменьшить шрифт текста.

Порядок заполнения справки не содержит запрета на эти действия, кроме того, это никак не влияет на размер пособия к выплате (письмо ФСС России от 24 июля 2013 г. № 15-02-01/12- 5174л).

Организация, назначающая и выплачивающая пособие, имеет право проверять в территориальных органах ФСС РФ данные, указанные в полученных справках (ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Если недостоверные данные представил работодатель – он должен будет возместить фонду ущерб в виде излишне выплаченных сумм пособий (ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ). Если недобросовестность проявил работник – с него удержат излишне выплаченные суммы (ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

Будьте внимательны, если эту справку надо выдать сотруднице, ранее находившейся в отпуске по уходу за ребенком и одновременно продолжавшей работать в режиме неполного рабочего дня. В справке нужно указать:

• в разделе 3 справки: сумму дохода, на который начислялись страховые взносы – заработок, полученный на условиях неполного рабочего дня (эта сумма включается в средний заработок при расчете пособий);
• в разделе 4 справки: количество календарных дней за два предшествующих года, когда сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком и работала на условиях неполного рабочего времени. При расчете пособий этот период исключается, так как считается, что сотрудница, работавшая на условиях неполного рабочего времени во время отпуска по уходу за ребенком, признается находящейся в отпуске.

Разъяснения приведены чиновниками в письме ФСС России от 20 июня 2013 года № 25-03- 14/12-7942.

Информацию об израсходованных средствах на выплату пособий по беременности и родам и по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет фирма должна отразить в строках 1–9 таблицы 2 расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам в ФСС РФ, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (форма № 4-ФСС). Форма расчета утверждена приказом Минтруда России от 19 марта 2013 года № 107н, а порядок ее заполнения приведен в приложении 2 к данному приказу. Смотрите заполненный образец расчета в Бераторе.

Имейте в виду, что сумма пособия по уходу за первым ребенком и сумма пособия по уходу за последующими детьми в таблице указываются отдельно.

Этот расчет фирмы представляют в ФСС ежеквартально не позднее 15-го числа того месяца, который следует за прошедшим кварталом.