Как отразить расходы на командировку в учете
Последний раз обновлено:
Расходы организации на командировку включаются в состав расходов по обычным видам деятельности на основании авансового отчета работника, утвержденного руководителем организации (п. 4, 5, 16 ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 года № 33н).
При отражении командировочных расходов в бухгалтерском учете руководствуются Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной приказом Минфина России от 31 октября 2000 года № 94н.
Перед отъездом в командировку работнику выдается аванс, включающий в себя сумму предполагаемых расходов на проезд, проживание, а также суточные.
При выдаче работнику аванса на командировку сделайте в учете запись:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1
– выданы работнику наличные денежные средства (дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов.
Если денежные средства для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, в учете следует сделать записи:
ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 51 (52)
– перечислены денежные средства на специальный карточный счет;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55
– учтена сумма аванса, выданного работнику для оплаты командировочных расходов.
Порядок отражения в учете расходов командированного работника зависит от цели командировки.
Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то расходы работника отразите проводкой:
ДЕБЕТ 20 (23, 29) КРЕДИТ 71
– списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.
Если командировка связана с управленческой деятельностью организации (например, проверка деятельности филиала, участие в собрании акционеров), то расходы отразите записью:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
– списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд организации.
Если командировка была связана с продажами товаров или готовой продукции, то расходы по ней отражаются записью:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
– списаны расходы по командировке, связанной с продажей товаров или готовой продукции.
Затраты на командировку, связанную с приобретением того или иного имущества, увеличивают его стоимость. Такие затраты отразите записью:
ДЕБЕТ 08 (07, 10, 41) КРЕДИТ 71
– списаны затраты по командировке, связанной с покупкой нематериальных активов или основных средств (материалов, товаров).
Если работник вашей организации ездил в командировку, связанную с возвратом и транспортировкой бракованной продукции, расходы по ней отразите так:
ДЕБЕТ 28 КРЕДИТ 71
– списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.
Если командировка связана с получением организацией прочих доходов (например, заключение работником договора о предоставлении имущества организации в аренду), то расходы командированного лица спишите проводкой:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 71
– списаны расходы по командировке, связанной с получением организацией прочих доходов.
Сумму НДС по командировочным расходам спишите проводками:
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
– учтена сумма НДС по командировочным расходам;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
– произведен налоговый вычет на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров (работ, услуг).
Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Такая сумма списывается проводкой:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 19
– списан НДС по расходам непроизводственного характера.
Если работник израсходовал в командировке сумму, большую, чем выданный аванс, то эту сумму ему необходимо возместить. Такую операцию отразите записью:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1
– возмещены работнику затраты по командировке, превышающие ранее выданный аванс.
Если работник возвращает суммы неизрасходованного аванса в кассу организации, сделайте в учете запись:
ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 71
– оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации.
Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, сделайте в учете запись:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
– отражена сумма невозвращенного аванса.
В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94
– удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты работника.
При невозможности удержания из оплаты труда неизрасходованного аванса сделайте проводку:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
– отражена задолженность работника в сумме невозвращенного аванса.
Работник ООО «Пассив» С.С. Петров направлен в командировку в Самару на 8 дней. Расходы Петрова на приобретение авиационных билетов составили 9600 руб. (в том числе НДС – 1600 руб.), по найму жилого помещения – 6000 руб. (в том числе НДС – 1000 руб.). Петров получил в гостинице счет-фактуру. Приказом руководителя «Пассива» утверждены нормы суточных при командировках по территории России – 500 руб. Петрову выданы суточные в сумме 4000 руб. (500 руб./дн. × 8 дн.). Сумма аванса, выданного Петрову для оплаты расходов в командировке, составила 22 000 руб.
Ситуация 1
Петров направлен в командировку для заключения договора о покупке материалов. Бухгалтер «Пассива» должен сделать записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1
– 22 000 руб. – выдан аванс на командировку;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
– 2600 руб. (1600 + 1000) – учтен НДС по командировочным расходам;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
– 2600 руб. – произведен вычет по НДС;
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
– 17 000 руб. (9600 + 6000 + 4000 – 1000 – 1600) – расходы по командировке учтены в себестоимости приобретенных материалов;
ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 71
– 2400 руб. (22 000 – 17 000 – 1600 – 1000) – возвращена сумма неиспользованного аванса в кассу организации.
Ситуация 2
Петров направлен в командировку для заключения договора о продаже готовой продукции «Пассива». Бухгалтер «Пассива» должен сделать записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1
– 22 000 руб. – выдан аванс на командировку;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
– 2600 руб. (1600 + 1000) – учтен НДС по командировочным расходам;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
– 2600 руб. – произведен вычет по НДС;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
– 17 000 руб. (9600 + 6000 + 4000 – 1600 – 1000) – списаны расходы по командировке;
ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 71
– 2400 руб. (22 000 – 17 000 – 1600 – 1000) – возвращена сумма неиспользованного аванса в кассу организации.
Командировочные расходы в иностранной валюте
При выдаче средств на командировку в иностранной валюте бухгалтеру следует:
- оприходовать наличную иностранную валюту, полученную в банке, по официальному курсу на день оприходования;
- выдать иностранную валюту работнику по официальному курсу на день выдачи;
- отразить расходы командированного лица по официальному курсу на день выдачи аванса;
- в случае перерасхода – скорректировать (увеличить или уменьшить) сумму перерасхода подотчетного лица исходя из официального курса иностранной валюты, действующего на день его оплаты.
Если при оплате командировочных расходов на территории иностранного государства работник рассчитывался своей рублевой картой, то пересчитывать истраченную сумму в иностранной валюте в рубли следует по курсу обмена, который действовал на момент проведения платежа. Этот курс можно подтвердить справкой о движении денежных средств на счете работника, заверенной банком.
Если такой справки нет, и сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту, пересчет следует делать по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях (письмо Минфина России от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059).
А датой осуществления командировочных расходов в обоих случаях будет дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Если работнику выдали аванс на командировочные расходы в иностранной валюте, то его задолженность пересчитывается в рубли на дату выдачи аванса и дальнейший пересчет этих средств не производится (п.10 ПБУ 3/2006). То есть когда работник отчитается, то сумма расходов, выраженная в иностранной валюте, будет пересчитана в рубли по курсу на дату выдачи аванса. Курсовые разницы могут возникнуть только в случае оплаты перерасхода.
Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался выше, чем на дату оплаты перерасхода, то в учете возникает положительная курсовая разница.
Сумму положительной курсовой разницы отнесите в кредит субсчета 91-1:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 91-1
– отражена положительная курсовая разница.
Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался ниже, чем на дату оплаты перерасхода, то в учете возникает отрицательная курсовая разница.
Сумму отрицательной курсовой разницы отнесите в дебет субсчета 91-2:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 71
– отражена отрицательная курсовая разница.
Обратите внимание: в налоговом учете расходы в иностранной валюте пересчитывают в рубли по курсу, установленному на дату признания расхода (п. 5 ст. 252, п. 10 ст. 272 НК РФ). То есть курсовые разницы возникнут и на дату представления авансового отчета, и на дату оплаты перерасхода. Поэтому в бухгалтерском учете организации будет отражена постоянная разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство или актив.
Работник основного производства ООО «Пассив» А.Н. Сомов был направлен в служебную командировку в Швецию на 10 дней. Согласно приказу руководителя «Пассива» при командировках в Швецию суточные выдаются в пределах 60 долл. США в сутки. Расходы Сомова по найму жилого помещения составили 2400 долл. США, а расходы на оплату проездных документов – 49 200 руб. Сомову выдан аванс на командировочные расходы в сумме:
- 2500 долл. США – на оплату жилья и суточных;
- 49 200 руб. – на оплату проездных документов.
Ситуация 1
Официальный курс доллара США составил:
- на дату выдачи валюты из кассы подотчетному лицу и на дату утверждения авансового отчета – 30 руб./USD;
- на дату снятия наличной валюты с валютного счета и оплаты перерасхода – 28 руб./USD.
Бухгалтер «Пассива» должен сделать записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1
– 49 200 руб. – выданы Сомову рубли из кассы;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1
– 75 000 руб. (2500 USD × 30 руб./USD) – выдана Сомову наличная иностранная валюта из кассы;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
– 49 200 руб. – списаны расходы Сомова на проезд;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
– 18 000 руб. (60 USD × 10 дн. × 30 руб./USD) – отражены расходы по выплате Сомову суточных;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
– 72 000 руб. (2400 USD × 30 руб./USD) – отражены расходы Сомова по найму жилого помещения;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1
– 14 000 руб. (500 USD × 28 руб./USD) – выданы из кассы денежные средства в счет оплаты перерасхода;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 91-1
– 1000 руб. ((30 руб./USD – 28 руб./USD) × 500 USD) – отражена положительная курсовая разница.
Ситуация 2
Официальный курс доллара США составил:
- на дату выдачи валюты из кассы подотчетному лицу и на дату утверждения авансового отчета – 28 руб./USD;
- на дату снятия наличной валюты с валютного счета и оплаты перерасхода – 30 руб./USD.
Бухгалтер «Пассива» должен сделать записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1
– 49 200 руб. – выданы Сомову рубли из кассы;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1
70 000 руб. (2500 USD × 28 руб./USD) – выдана Сомову наличная иностранная валюта из кассы;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
– 49 200 руб. – списаны расходы Сомова на проезд;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
16 800 руб. (60 USD × 10 дн. × 28 руб./USD) – отражены расходы по выплате Сомову суточных;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
– 67 200 руб. (2400 USD × 28 руб./USD) – отражены расходы Сомова по найму жилого помещения;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1
– 15 000 руб. (500 USD × 30 руб./USD) – выданы из кассы денежные средства в счет оплаты перерасхода;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 71
– 1000 руб. ((30 руб./USD – 28 руб./USD) × 500 USD) – отражена отрицательная курсовая разница.
Связаться с нами