Организационные документы
Последний раз обновлено:
Деятельность любой компании или предприятия фиксируется в различных документах.
Государственные предприятия, а также структуры законодательной и исполнительной власти РФ издают решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.
Коммерческие фирмы и частные предприятия принимают уставы, положения, приказы, инструкции и т. д.
Для разработки документов можно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 и постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 года № 477.
Положение
Положение – это документ, который определяет порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.
Положения бывают:
- индивидуальные (например, об отделах, управленческих подразделениях);
- типовые (о структурных подразделениях).
Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений.
Исполнитель (например, работник кадровой службы) составляет проект документа и согласовывает его с юридическим отделом. Руководитель структурного подразделения и исполнитель должны его подписать, после чего проект положения представляют на утверждение руководителю предприятия.
Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.
Текст положения может состоять из разделов:
- общие положения;
- основные задачи и функции;
- права;
- организация работы компании в целом или ее структурных подразделений.
Устав
Устав – это свод правил, которые регулируют деятельность компании, а также взаимоотношения ее членов в процессе хозяйственной деятельности.
Структуру устава определяет сама компания-разработчик, исходя из целей и задач своей деятельности. Но в целом текст устава должен включать разделы:
- общие положения (определяют задачи и цели создаваемой компании);
- организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи);
- регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);
- финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);
- отчетная и ревизионная деятельность;
- порядок ликвидации и ответственность по делам организации.
Утверждают устав коммерческой компании ее учредители или наблюдательный орган компании (например, совет директоров) своим решением.
Должностная инструкция
Должностная инструкция – это организационно-распорядительный документ, в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности компании, ее подразделений и должностных лиц.
Инструкции условно можно разделить на две группы.
- Инструкции, которые регламентируют порядок выполнения какого-то процесса, в котором принимают участие работники и руководители структурных подразделений компании.
- Должностные инструкции, которые определяют функции, права, обязанности и ответственность работников и руководителей компании в целом и ее структурных подразделений.
Инструкция состоит из разделов:
- «Общие положения» (устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее);
- «Должностные обязанности» (определяет виды работ, выполняемые сотрудником);
- «Права» (устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы);
- «Ответственность» (определяет, за что работник несет ответственность).
Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, отдел кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст должен быть согласован с юристом, отделом труда и заработной платы.
Инструкцию подписывает автор-составитель, а утверждает руководитель или специальный распорядительный документ (например, приказ).
Датой введения инструкции в действие считают дату ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового договора и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.
Штатное расписание
Штатное расписание – это документ, который оформляет структуру предприятия. Он содержит перечень подразделений, название должностей в каждом подразделении, количество штатных единиц, оклады по каждой должности, надбавки и месячный фонд заработной платы.
Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяет руководитель предприятия.
Обычно штатное расписание разрабатывает кадровая служба совместно с бухгалтерией, а руководитель его утверждает.
Штатное расписание составляют и утверждают ежегодно по состоянию на 1 января. Если в него не вносились изменения или они были незначительны, то переутверждать штатное расписание на предстоящий год не обязательно. В этом случае достаточно оформить перечень изменений.
Для штатного расписания можно использовать типовой бланк. Его форма (№ Т-3) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1.
Лист ознакомления с ЛНА организации
С локальными нормативными актами компании, которые содержат нормы трудового права, работодатель обязан ознакомить работника. Так обязывает статья 22 Трудового кодекса.
К таким ЛНА, в частности, относятся:
- коллективный договор (ст. 40 ТК РФ);
- положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
- положения об оплате труда, о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ);
- положение об охране труда (раздел X ТК РФ);
- положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ);
- иные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника.
Как такого понятия «лист ознакомелния» нет. Поэтому и законодательство не устанавливает требований к оформлению листа ознакомления с локальными нормативными актами. Поэтому его составляют в произвольной форме. Но в нем обязательно должны быть реквизиты документа, подпись работника и дата ознакомления.
Многие средние и крупные компании ведут специальные журналы для ознакомления работников с ЛНА.
Если в листе ознакомления не будет указания на реквизиты документа, с которым ознакамливается работник, возможно оспаривание факта ознакомления с конкретным документом. Так разъяснял Роструд на сайте Онлайнинспекция.рф.