Журналы (книги) учета и контроля
Последний раз обновлено:
Учетные журналы (книги) предназначены для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности и т. д.).
Журналы (книги) учета и контроля – это документы внутреннего пользования. Их ведут сотрудники отдела кадров. Передавать эти документы работникам других структурных подразделений компании без распоряжения начальника отдела кадров запрещено. Руководители других подразделений могут знакомиться с этими документами только в присутствии лиц, ответственных за их ведение.
Фирма может использовать как утвержденные формы журналов (книг) учета и контроля, так и разработанные непосредственно специалистами кадровой службы.
Вот самые распространенные виды учетных журналов (книг), которые ведут фирмы:
- журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
- журналы (книги) учета отпусков;
- журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров;
- книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей
Книгу учета движения трудовых книжек ведут для:
- регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей от работников при приеме на работу и при увольнении;
- оформления дубликатов или новых трудовых книжек (вкладышей в них).
Согласно п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н, работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.
Книгу учета трудовых книжек нужно оформить надлежащим образом. Это значит:
- облачить журнал в жесткий переплет;
- пронумеровать по возрастающей;
- прошнуровать;
- заверить подписью руководителя организации.
Имейте в виду, что книгу учета трудовых книжек нельзя вести в электронной форме. Так разъяснил Минтруд России в письме от 5 октября 2023 г. № 14-6/ООГ-6245.
Книга учета движения трудовых книжек при реорганизации
Кадровые документы реорганизованной организации, которая прекращает свою деятельность, должна хранить организация-правопреемник, к которой переходят ее права и обязанности.
Это правило не распространяется на реорганизацию в форме выделения. Ведь при такой реорганизации правопреемнику передается только часть кадровых документов, т.к. реорганизованная организация продолжает свою деятельность и к правопреемнику переходит только часть ее прав и обязанностей.
В книге учета движения трудовых книжек оставшейся организации следует указать, что произошла реорганизация в форме выделения, и указать номер приказа о реорганизации.
Также нужно указать общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работников, которые в дальнейшем должны быть переданы по акту выделившейся организации.
Эту книгу учета «старая» компания может продолжать вести только в отношении оставшихся работников.
В выделившейся новой организации следует завести новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, указав в ней, что трудовые книжки работников были переданы по акту в связи с реорганизацией организации в форме выделения, а также номер приказа о реорганизации.
Книга учета бланков трудовых книжек
В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее нужно фиксировать сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Обязательно указывайте серии и номера каждого бланка трудовой.