Порядок направления работников в служебные командировки установлен Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 1октября 2008 года № 749.

Командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по решению работодателя. Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

Нельзя направить в командировку:

• беременных женщин;
• работников младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т. п., а также профессиональных спортсменов).

Допускается направление в командировку с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТК РФ):

• женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
• работников, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;
• работников, осуществляющих уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.

Эти работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от служебной командировки.

Работник, находящийся в командировке, должен работать по графику, установленному в организации, в которую он прибыл.

Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляются.

Если работник специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена доплата.

Работа в праздничные и выходные дни оплачивается в двойном размере (ст. 153 ТК РФ).

Если работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха по его заявлению. При этом в приказе о направлении в командировку оговаривают, что работник должен выехать в выходной день в связи со служебной (производственной) необходимостью.

За рабочие дни в командировке работнику выплачивается средняя заработная плата за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

За каждый день нахождения в командировке, включая день отъезда и день приезда, выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути, командированному работнику выплачивают суточные.

Размер (норма) суточных, которые выплачивают работникам, направляемым в командировку, устанавливается приказом руководителя или коллективным договором (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 16 Положения о командировках). Валюта, в которой выдаются суточные, зависит от места командировки.

Минимальный и максимальный размер суточных закон не устанавливает. Есть только нормативы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, не превышающем за каждый день (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ):

• командировки по России - 700 руб.;
• загранкомандировки - 2500 руб.

Если вы платите суточные сверх этого размера, сумму превышения:

• облагайте НДФЛ;
• облагайте страховыми взносами (кроме взносов на травматизм).

Суточные в размере, установленном в вашей организации:

• полностью учитываются в расходах для налога на прибыль и при УСН (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
• не облагаются взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Подтверждать документами факт траты работником суточных не нужно (см. письмо Минфина от 11 декабря 2015 г. № 03-03-06/2/72711).