Трудовая книжка: когда выдавать дубликат
Что делать, если трудовая книжка испорчена или потеряна
Что делать, если трудовая книжка испорчена или потеряна
Трудовая книжка, как и любой документ, может быть потеряна или испорчена. Но это не должно означать, что работник при этом утрачивает информацию о своем стаже и не сможет в дальнейшем получать пособия по больничным листам. Можно выписать дубликат. А в каком порядке это делать, зависит от того, кто и когда трудовую книжку испортил или потерял. С этим вам поможет разобраться наш алгоритм.
приступитьЧто произошло с трудовой книжкой
Что произошло с трудовой книжкой
Сразу скажем, что если без трудовой книжки к вам пришел новый сотрудник, который говорит, что трудовую книжку он потерял, или предъявляет вам испорченную трудовую книжку, вы вправе только завести на него новую, а за дубликатом посоветуйте ему обратиться к своему предыдущему работодателю. А мы разберемся, что нужно сделать работодателю, если неприятное событие произошло с кем–то из ваших сотрудников.
Потеря трудовой книжки
Потеря трудовой книжки
Трудовую книжку может по небрежности потерять как ваш бывший работник, которому вы выдали ее в день увольнения, так и работающий сотрудник, если вы выдали ее ему на руки для предоставления в ПФР. Потеря трудовой книжки может произойти и по халатности работодателя.
Трудовую книжку потерял работник
Трудовую книжку потерял работник
Если трудовую книжку потерял ваш работник, в том числе и бывший, и он обратился к вам за дубликатом, вы обязаны выдать ему дубликат документа в течение 15 дней с момента обращения. Как это сделать?
Просим работника написать заявление
Просим работника написать заявление
Письменное заявление от работника должно быть обязательно. Вместе с ним нужны документы, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей. Снимаем с них копии.
Оформление дубликата
Что писать на первой странице
Что писать на первой странице
На первой странице новой трудовой книжки в верхнем правом углу проставьте запись «Дубликат».
Что писать на титульном листе
Что писать на титульном листе
Заполните титульный лист дубликата трудовой книжки так же, как при оформлении новой трудовой книжки. Данные о работнике указывайте на дату оформления дубликата.
Как указать общий стаж
Как указать общий стаж
В первой строке графы 3 раздела «Сведения о работе» внесите запись об общем стаже работы у предыдущих работодателей, который подтвержден документами («Общий стаж работы _ лет _ месяцев _ дней»). В графах 1, 2 и 4 этой строки ничего не пишите.
Раздел «Сведения о работе»
Раздел «Сведения о работе»
Вносите записи о работе у всех предыдущих работодателей в хронологическом порядке на основании представленных работником документов (графа 3): по каждому из предыдущих работодателей перед каждой записью о приеме на работу надо указать его наименование, в графе 4 напротив записи о приеме (переводе, увольнении) впишите реквизиты подтверждающего документа.
Сведения о работе в вашей организации
Сведения о работе в вашей организации
Сведения о работе в вашей организации внесите в последнюю очередь (записи о работе и награждении) на основании ваших кадровых документов.
Выдача дубликата
Выдача дубликата
За выдачу дубликата при потере трудовой книжки с работника нужно взять плату. Для бывшего (уволенного) работника после записи об увольнении нужно указать должность и Ф.И.О. сотрудника, оформившего дубликат, и поставить печать (если вы ее используете).
Трудовая книжка утеряна работодателем
Трудовая книжка утеряна работодателем
Утеря может произойти при возникновении чрезвычайных ситуаций или в результате халатности должностных лиц работодателя (а порой и злого умысла). Во всех случаях должны быть выданы дубликаты. Порядок выдачи зависит как от причины потери, так и от количества потерянных трудовых книжек.
Потеряна одна трудовая книжка
Потеряна одна трудовая книжка
Письменное заявление от работника можно не брать. Но нужны документы, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей. Если у работника их нет, окажите содействие в их получении. Снимите с них копии. Дубликат оформите в следующем порядке.
Что писать на первой странице
Что писать на первой странице
На первой странице новой трудовой книжки в верхнем правом углу проставьте запись «Дубликат».
Что писать на титульном листе
Что писать на титульном листе
Заполните титульный лист дубликата трудовой книжки так же, как при оформлении новой трудовой книжки. Данные о работнике указывайте на дату оформления дубликата.
Как указать общий стаж
Как указать общий стаж
В первой строке графы 3 раздела «Сведения о работе» внесите запись об общем стаже работы у предыдущих работодателей, который подтвержден документами («Общий стаж работы _ лет _ месяцев _ дней»). В графах 1, 2 и 4 этой строки ничего не пишите.
Раздел «Сведения о работе»
Раздел «Сведения о работе»
Вносите записи о работе у всех предыдущих работодателей в хронологическом порядке на основании имеющихся документов (графа 3): по каждому из предыдущих работодателей перед каждой записью о приеме на работу надо указать его наименование, в графе 4 напротив записи о приеме (переводе, увольнении) впишите реквизиты подтверждающего документа.
Сведения о работе в вашей организации
Сведения о работе в вашей организации
Сведения о работе в вашей организации внесите в последнюю очередь (записи о работе и награждении) на основании ваших кадровых документов.
Выдача дубликата
Выдача дубликата
За выдачу дубликата при потере трудовой книжки по вине работодателя плата не взимается.
Массовая утрата трудовых книжек
Массовая утрата трудовых книжек
Если трудовые книжки утеряны в чрезвычайной ситуации, стаж работы работников должна определять комиссия по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ.
Трудовая книжка испорчена
Трудовая книжка испорчена
Порча документа означает или частичную, или полную и утрату информация в ней. Главное, чтобы при выдаче дубликата сам документ был в наличии. В порче трудовой книжки может быть как вина работника, так и вина работодателя. Оформление дубликата зависит от того, сколько информации осталось в испорченном документе. После выдачи дубликата испорченный документ нужно списать по акту.
Трудовую книжку испортил работник
Трудовую книжку испортил работник
Если трудовую книжку испортил ваш работник, в том числе и бывший, и он обратился к вам за дубликатом, вы обязаны выдать ему дубликат документа в течение 15 дней с момента обращения. Как это сделать? Это зависит от того, можно ли воспользоваться информацией из испорченного документа или нет.
Трудовая книжка испорчена, но читаема
Трудовая книжка испорчена, но читаема
Если все записи читаемы, то дубликат выдается без сбора документов о работе, на основании старой трудовой книжки. На ее первой странице сделайте запись «Взамен выдан дубликат трудовой книжки №_____». На первой странице дубликата поставьте запись «Дубликат».
Информация утрачена полностью или частично
Информация утрачена полностью или частично
Если в испорченной трудовой книжке читаемы не все записи, то для выдачи дубликата понадобятся документы, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей. Снимите с них копии. Письменное заявление от работника должно быть обязательно. Также заберите у него испорченную трудовую книжку.
Как оформить дубликат
Что писать на первой странице
Что писать на первой странице
На первой странице новой трудовой книжки в верхнем правом углу проставьте запись «Дубликат». На первой странице испорченного бланка проставьте запись «Взамен выдан дубликат трудовой книжки №_____».
Как заполнить титульный лист
Как заполнить титульный лист
Заполните титульный лист дубликата трудовой книжки так же, как при оформлении новой трудовой книжки. Данные о работнике указывайте на дату оформления дубликата.
Как внести данные об общем стаже
Как внести данные об общем стаже
В первой строке графы 3 раздела «Сведения о работе» внесите запись об общем стаже работы у предыдущих работодателей, который подтвержден документами («Общий стаж работы _ лет _ месяцев _ дней»). В графах 1, 2 и 4 этой строки ничего не пишите.
Раздел «Сведения о работе»
Раздел «Сведения о работе»
Вносите записи о работе у всех предыдущих работодателей в хронологическом порядке на основании представленных работником документов (графа 3): по каждому из предыдущих работодателей перед каждой записью о приеме на работу надо указать его наименование, в графе 4 напротив записи о приеме (переводе, увольнении) впишите реквизиты подтверждающего документа. Если в испорченном документе есть читаемые записи, используйте их.
Сведения о работе в вашей организации
Сведения о работе в вашей организации
Сведения о работе в вашей организации внесите в последнюю очередь (записи о работе и награждении) на основании ваших кадровых документов.
Выдача дубликата
Выдача дубликата
За выдачу дубликата при порче трудовой книжки работником с него нужно взять плату.
Трудовую книжку испортил работодатель
Трудовую книжку испортил работодатель
Порча может произойти при возникновении чрезвычайных ситуаций или в результате халатности должностных лиц работодателя (а порой и злого умысла). Во всех случаях должны быть выданы дубликаты. Порядок выдачи зависит как от причины потери, так и от количества испорченных трудовых книжек.
Испорчена книжка одного работника
Испорчена книжка одного работника
Письменное заявление от работника можно не брать. Могут понадобиться документы, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей. Если у работника их нет, окажите содействие в их получении. Снимите с них копии. Дубликат оформите в следующем порядке.
Что писать на первой странице
Что писать на первой странице
На первой странице новой трудовой книжки в верхнем правом углу проставьте запись «Дубликат».
Что писать на титульном листе
Что писать на титульном листе
Заполните титульный лист дубликата трудовой книжки так же, как при оформлении новой трудовой книжки. Данные о работнике указывайте на дату оформления дубликата.
Как вписать сведения об общем стаже
Как вписать сведения об общем стаже
В первой строке графы 3 раздела «Сведения о работе» внесите запись об общем стаже работы у предыдущих работодателей, который подтвержден документами («Общий стаж работы _ лет _ месяцев _ дней»). В графах 1, 2 и 4 этой строки ничего не пишите.
Раздел «Сведения о работе»
Раздел «Сведения о работе»
Вносите записи о работе у всех предыдущих работодателей в хронологическом порядке на основании имеющихся документов (графа 3): по каждому из предыдущих работодателей перед каждой записью о приеме на работу надо указать его наименование, в графе 4 напротив записи о приеме (переводе, увольнении) впишите реквизиты подтверждающего документа. Если в испорченном документе есть читаемые записи, используйте их.
Сведения о работе в вашей организации
Сведения о работе в вашей организации
Сведения о работе в вашей организации внесите в последнюю очередь (записи о работе и награждении) на основании ваших кадровых документов.
Выдача дубликата
Выдача дубликата
За выдачу дубликата при порче трудовой книжки по вине работодателя плата не взимается.
Массовая порча трудовых книжек
Массовая порча трудовых книжек
В случае массовой порчи трудовых книжек по причине чрезвычайной ситуации, независимо от степени их порчи стаж работы работников должна определять комиссия по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ.
Важно помнить
Пока работник оформлен в организации по трудовому договору, ответственность за хранение трудовых книжек несет работодатель (п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее - Правила).
Работодатель, по вине которого была утеряна трудовая книжка, может быть привлечен к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Порядок хранения трудовых книжек
Трудовые книжки работников, а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них храните в сейфе или в специальном помещении организации, позволяющем обеспечить их сохранность. За хранение трудовых книжек отвечает работник, назначенный приказом руководителя. Если за ведение трудовых книжек отвечает другой работник, то он получает чистые бланки трудовых книжек от работника, ответственного за их хранение, по письменной заявке (п. 42, 45 Правил).
Для учета трудовых книжек надо вести две книги (п. 40 Правил):
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Все имеющиеся в организации чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них указываются в приходно-расходной книге. В ней же делается отметка о выдаче бланка для оформления (п. 41 Правил):
- трудовой книжки или вкладыша в нее новому работнику;
- вкладыша в трудовую книжку действующему работнику;
- дубликата трудовой книжки действующему или уволенному работнику.
Если бланк трудовой книжки был испорчен, то его надо уничтожить, о чем составляется акт (п. 42 Правил).
Сведения о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек работников, в том числе оформленных в вашей организации, записываются в книгу учета движения трудовых книжек (п. 41 Правил).