Споры по компенсациям

Трудовой кодекс РФ защищает работника в вопросах приема на работу, перевода, оплаты труда, предоставления отпусков и т. д. Рассмотрим частые и сложные споры с работниками.

Предприятие должно компенсировать работнику использование его личного транспорта в служебных целях. Причем размер компенсации устанавливается в трудовом договоре (ст. 188 ТК РФ). Вам выгодно установить большой размер компенсации, т. к. с нее не нужно платить НДФЛ и страховые взносы. Только налоговая инспекция может быть против этого.

Дело в том, что Правительство РФ (постановление от 8 февраля 2002 г. № 92) установило нормы компенсации. Они составляют:

• 1200 рублей – для легковых авто с объемом двигателя до 2000 кубических сантиметров;
• 1500 рублей – более 2000 кубических сантиметров;
• 600 рублей – за использование личного мотоцикла.

На этот вопрос ответил ФАС Приволжского округа (постановление от 10 апреля 2007 г. № А72-7503/067/283). Инспекция не права, поскольку данные нормы компенсаций установлены для исчисления налога на прибыль. Их не применяют к трудовым отношениям. Они не ограничивают размер возмещения при использовании личного имущества работника. К такому же выводу пришел Президиум ВАС (постановление от 30 января 2007 г. № 10627/06).

Труд работающих во вредных или тяжелых условиях оплачивается в повышенных размерах. За такой труд положены доплаты (ст. 147 ТК РФ). Размер доплаты не может быть менее 4% тарифной ставки (оклада), установленных за работу в нормальных условиях. Для того чтобы определить, относятся условия труда к вредным или тяжелым, необходимо провести специальную оценку условий труда.

За работу во вредных условиях труда бесплатно выдается молоко или другие равноценные продукты (ст. 222 ТК РФ). Необходимость выдачи молока или заменяющих его продуктов теперь также подтверждается результатами спецоценки.

По письменному заявлению работника допускается замена молока денежной компенсацией, если это предусмотрено коллективным или трудовым договором . Размер компенсационной выплаты принимается эквивалентным стоимости молока жирностью не менее 2,5% или равноценных пищевых продуктов в розничной торговле по месту расположения работодателя на территории субъекта Российской Федерации.

Стоимость молока «за вредность» освобождается от обложения НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ).

На компенсации в пределах сумм, эквивалентных стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов, страховые взносы не начисляются (ст. 422 НК РФ).

Статья 217 и статья 238 Налогового кодекса устанавливают, что не облагаются налогом командировочные расходы. Какие документы для этого нужны? Суд считает, что достаточно представить в налоговую:

• приказ о направлении в служебную командировку;
• билеты с указанием дат прямого и обратного проезда;
• документы на проживание в городе назначения;
• авансовые отчеты (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 7 мая 2007 г. № Ф04-2644/2007).

Фактический срок пребывания работника в месте командирования с 2015 года определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. Если проездные документы отсутствуют, фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения.

При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования.

Обратите внимание, что с 21 октября 2015 года действуют новые правила предоставления гостиничных услуг. Они утверждены постановлением Правительства России от 9 октября 2015 года № 1085 (далее – Правила № 1085). Так, при предоставлении человеку временного жилья с ним заключается договор. Такой договор заключается путем составления документа, который должен содержать, в том числе (п. 20 Правил № 1085):

• цену номера (места в номере);
• период проживания в гостинице.

За проживание в гостинице работнику выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил № 1085).

Но командированный работник может снять комнату у собственника - физического лица. Тогда снованием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения. При этом к договору найма необходимо приложить документ, подтверждающий получение наймодателем платы. Таким документом может быть, например, расписка.

Если же указанные документы потеряны, для подтверждения срока пребывания работник представляет служебную записку и (или) иной документ. Документ должен содержать подтверждение принимающей сотрудника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места служебной поездки).

Служебную записку работник должен составить следующих случаях:

• при использовании служебного транспорта;
• при использовании личного транспорта;
• при использовании транспорта, которым работник управляет по доверенности.

В ней нужно указать фактический срок пребывания в месте командирования. Форма такой записки свободная.

К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы). Такими документами являются:

• путевой или маршрутный лист;
• счета;
• квитанции;
• кассовые чеки;
• иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (например, накладные с адресами поставщика).

Обратите внимание: если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтвердят:

• маршрут/квитанция электронного билета;
• багажная квитанция на бумажном носителе;
• посадочный талон.

Наем жилого помещения для работника является его доходом, облагаемым НДФЛ. Письма Минфина России от 7 апреля 2017 г. № 03-04-09/21137, от 22 февраля 2019 г. № 03-04-05/11747.

Верховный Суд РФ считает иначе. НДФЛ начислять не нужно, если работодатель возмещает работникам расходы на жилье не с целью преимущественного удовлетворения личных нужд гражданина, а прежде всего в своих интересах (п. 3 «Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации», утв. Президиумом Верховного Суда РФ 21 октября 2015 г.).

Отметим, что невозможно в данном вопросе полностью исключить интерес работника. Главное - суметь обосновать, что компания преследовала свою выгоду.

Хозяйственное общество оспорило в арбитражном суде решение инспекции о привлечении к ответственности в связи с неисполнением обязанностей налогового агента по ст. 123 НК РФ при оплате аренды квартир, предоставленных для проживания работникам.

Налоговый орган требования общества не признал, поскольку отнесло данные суммы к доходам физлиц в натуральной форме. К доходам в натуральной форме относится оплата за работника фирмой или ИП товаров (работ, услуг), в том числе коммунальных услуг, питания и отдыха, либо получение таких благ безвозмездно или на условиях частичной оплаты (подп. 1,2 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Работодатель заключал трудовые договоры с иногородними работниками, по условиям которых он обязался оплачивать их проживание в специально арендуемых для них квартирах.

Однако суды трех инстанций признали привлечение общества к налоговой ответственности незаконным по следующим основаниям.

Обязательным признаком получения физическим лицом дохода в натуральной форме является удовлетворение интересов самого гражданина. Значит, что при решении вопроса о возникновении дохода необходимо учитывать направленность затрат на удовлетворение личных потребностей физического лица, либо на достижение целей фирмы для обеспечения необходимых условий труда работников, повышения эффективности работы и т.п.

Одно лишь то обстоятельство, что в результате предоставления гражданину оплаченных за него благ в определенной мере удовлетворяются его личные потребности, не является достаточным для вывода о возникновении дохода в натуральной форме, облагаемого налогом.

В данном случае договоры аренды жилых помещений заключались по инициативе работодателя в целях осуществления хозяйственной деятельности организации. В связи с открытием филиала, расположенного в другом городе, возникла необходимость привлечения к труду в филиале иногородних работников, имеющих особый опыт и квалификацию, которые самостоятельно не изменили бы место жительства.

Предоставленные работникам квартиры обеспечивали комфортное проживание, соответствовали статусу работников, но при этом не относились к категории элитного жилья с элементами роскоши. Это свидетельствует о том, что при выборе помещений организация преследовала цель удовлетворения индивидуальных потребностей работников, обусловленных преимущественно избранным ими образом жизни.

Таким образом, затраты на аренду жилья для работников производились организацией прежде всего в своих интересах. Преобладающего интереса физических лиц не установлено, то есть не было личного дохода, подлежащего налогообложению на основании подпунктов 1 - 2 пункта 2 статьи 211 НК РФ.

Если для выполнения служебных обязанностей по предварительной договоренности с работодателем работнику необходимо переехать на постоянное жительство в другую местность, работодатель должен выплатить ему компенсацию (ст. 169 ТК РФ).

Такая ситуация может возникнуть, когда организация-работодатель переводит работника на работу в свое подразделение (филиал) в другом городе, то есть работодатель и работник состоят в трудовых отношениях.

Компенсацию начисляют на основании приказа руководителя организации-работодателя.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 2 апреля 2003 года № 187 в сумму компенсации при переезде на работу в другую местность включают:

• стоимость проезда работника и членов его семьи до города, в котором расположена фирма или ее филиал (кроме случаев, когда фирма предоставляет для переезда собственный транспорт);
• расходы на оформление проездных документов;
• расходы за пользование в поезде постельными принадлежностями;
• расходы на провоз имущества (багажа) весом до 500 кг на работника;
• расходы на провоз имущества (багажа) весом до 150 кг на каждого члена семьи работника;
• расходы по обустройству работника на новом месте жительства в размере его месячного оклада по новому месту работы;
• расходы по обустройству членов семьи работника на новом месте жительства в размере 1/4 его месячного оклада по новому месту работы (выплачивается каждому члену семьи);
• суточные – в размере 100 рублей за каждый день нахождения в пути.

Конкретные размеры возмещения расходов при переезде в другую местность определяют в трудовом договоре.

Обратите внимание: расходы на переезд должны быть подтверждены документально (например, билетами на поезд или самолет, квитанциями об оплате провоза багажа и т. п.).

Компенсацию в пределах норм, выплаченную работнику при переезде на работу в другую местность, взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, страховыми взносами на ОСС, ОПС и ОМС, а также налогом на доходы физических лиц не облагают (ст. 217 НК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 422 НК РФ).

Обязанности работодателя по возмещению расходов на аренду жилья работнику, в том числе при переезде его и членов его семьи, положениями Трудового кодекса РФ не установлено. Поэтому сумму компенсации стоимости аренды нужно облагать НДФЛ.

Если вы приглашаете на работу сотрудника, проживающего в другом городе, вы можете оплатить его расходы на переезд. Однако в этом случае у него возникает доход, облагаемый НДФЛ. Минфин России считает, что действие статьи 169 Трудового кодекса относительно того, что работодатель возмещает работнику расходы на его переезд в другую местность, распространяется только на случай переезда на другое место работы у этого же работодателя (письмо от 30 июня 2014 г. № 03-04-06/31385). Так, оплата организацией-работодателем стоимости проезда к месту работы нового работника является его доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ. А если высококвалифицированный специалист не является налоговым резидентом РФ, работодатель обязан удержать НДФЛ по ставке 30 %.

Работник обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в связи с переездом на работу в другую местность, если:

• он отказался приступить к работе без уважительной причины;
• до окончания срока работы, который был обусловлен при его переводе, он был уволен.

Обратите внимание, если работник отказался приступить к работе по уважительной причине (например, болезнь, смерть родственника и т. д.), то он обязан вернуть выплаченные ему средства за вычетом расходов на дорогу.

Если у работника имеется ребенок-инвалид в возрасте до 18 лет, то ему должны быть предоставлены четыре дополнительных выходных дня в месяц (ст. 262 ТК РФ).

Дополнительные выходные дни оплачивают за счет средств обязательного социального страхования, исходя из среднего заработка работника.

Установлен порядок предоставления дополнительных оплачиваемых выходных дней одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами (Постановление Правительства РФ от 13 октября 2014 года № 1048). Предусмотрено, что:

• предоставление дополнительных дней отпуска оформляется приказом (распоряжением) работодателя;
• родитель самостоятельно (по согласованию с работодателем) может определить периодичность подачи заявления (ежемесячно, один раз в квартал, один раз в год, по мере обращения и т. п.) по мере необходимости;
• для предоставления выходных дней нужны подтверждающие документы;
• установлены особенности представления отдельных документов в случаях, если один из родителей является безработным, занимается предпринимательством или частной практикой, а также имеются обстоятельства, подтверждающие, что второй родитель не может ухаживать за ребенком-инвалидом;
• если один из родителей (опекун, попечитель) дополнительные оплачиваемые выходные дни в календарном месяце частично использовал, другой в этом же периоде может воспользоваться оставшимися днями;
• дополнительные оплачиваемые выходные дни не должны пересекаться с днями очередного ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуска без сохранения зарплаты, отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

При использовании одним из работающих родителей менее четырех дополнительных оплачиваемых выходных дней в календарном месяце другой работающий родитель в этом же календарном месяце вправе использовать оставшиеся дни.

При временной нетрудоспособности родителя, которому в этот период были предоставлены дополнительные оплачиваемые выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом, у работника сохраняется право на не использованные им дни. Работодателю нужно предоставить их еще раз в этом же календарном месяце при условии:

• окончания периода временной нетрудоспособности работника в указанном календарном месяце;
• предъявления им листка нетрудоспособности.

Обратите внимание: если работник, которому полагаются четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня, по какой-то причине не воспользовался предоставленным ему правом в течение календарного месяца, перенести их на другой календарный месяц он не может.

При определенных обстоятельствах воспользоваться правом на четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц родитель не может. Такая возможность работающему родителю не предоставляется в периоды:

• очередного ежегодного оплачиваемого отпуска;
• отпуска без сохранения заработной платы;
• отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет.

В эти периоды рассматриваемые четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня может использовать другой работающий родитель.

Кроме того, действующее законодательство не содержит каких-либо ограничений, связанных с предоставлением четырех дополнительных выходных дней в месяце, который родитель отработал не полностью. Например, это может быть как первый месяц работы, если родитель был принят не с его начала, так и месяц увольнения.

Оплата дополнительных дней отдыха одному из родителей для ухода за детьми-инвалидами установлена в качестве государственной поддержки на случай потери заработка в эти дни. Как иная выплата, осуществляемая в соответствии с пунктом 1 статьи 217 Налогового кодекса, она не подлежит обложению НДФЛ (письма Минфина России от 30 марта 2017 г. № 03-15-05/18599, от 5 мая 2017 г. № 03-04-05/27774, постановление Президиума ВАС РФ от 8 июня 2010 года № 1798/10).

В Определении Верховного Суда РФ от 28 сентября 2017 года № 304-КГ17-10454 сказано, что оплата дополнительных выходных дней для ухода за ребенком-инвалидом не облагается страховыми взносами, поскольку не является вознаграждением за труд. Это мера социальной защиты. Тем не менее, нужно иметь в виду, что неуплата взносов повлечет спор с проверяющими - на их стороне Минфин России.

Многие работодатели компенсируют своим работникам затраты на питание. Способы оплаты питания могут быть различны. Так, например:

• денежная компенсация (дотация) на питание;
• доставка питания в офис (по договору с поставщиком);
• бесплатные обеды в собственной столовой;
• услуги кафе или столовых, находящихся на территории бизнес-центров.

Стоимость бесплатных обедов, которые предусмотрены коллективным и трудовым договорами, включают в расходы на оплату труда. В этом случае также необходимо заплатить НДФЛ, страховые взносы и взносы по травматизму.

В письме Президиума ВАС РФ от 21 июня 1999 года № 42 сказано, что стоимость материального блага включают в доход конкретного работника, если размер этого блага можно определить.

Так, чтобы исчислить НДФЛ, необходимо установить размер дохода каждого работника. Сделать это просто, если компания заказывает комплексные бесплатные обеды для каждого сотрудника по одной цене. Тогда есть возможность персонифицировать доходы. Стоимость обедов известна, значит, доход каждого работника – это стоимость обеда.

Поэтому определяющее значение имеет персонифицированный учет дохода каждого сотрудника. Если такой учет организован (например, когда талоны на питание выдаются работникам персонально), то на стоимость питания нужно начислить НДФЛ. По мнению Минфина, доход каждого налогоплательщика можно определить на основе стоимости предоставляемого питания в расчете на одного человека (письмо Минфина России от 6 мая 2016 г. № 03-04-05/26361).

В случае, когда питание организовано по принципу шведского стола, доход работников можно определить расчетным путем: исходя из общей стоимости питания работников и сведений из табеля учета рабочего времени (письмо Минфина России от 18 апреля 2012 г. № 03-04-06/6-117).

Если же организовать персонифицированный учет невозможно (например, при приобретении питьевой воды, чая или кофе), то облагаемого НДФЛ дохода не возникает (письмо Минфина России от 3 августа 2018 г. № 03-04-06/55047).

О том, что стоимость льготного питания не нужно включать в базу по страховым взносам, говорится в постановлении Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 3 марта 2016 г. № А32-6050/2015. Спорили страхователь и ПФР. На основании коллективного договора и приказа руководителя организация частично возмещала работникам расходы на питание. По каждому работнику бухгалтерия вела аналитический учет обедов и удерживала НДФЛ. Инспекторы из ПФР сочли, что на суммы возмещения нужно начислять страховые взносы, поскольку при удержании НДФЛ они включались в совокупный доход работников.

Арбитры чиновников не поддержали, применив традиционное объяснение невключения выплат в расчетную базу по страховым взносам. Питание оплачивалось всем работникам в одинаковом размере, независимо от должности и результатов труда. Эта частичная оплата питания работникам не является стимулирующими выплатами. Она не зависит от квалификации работников, сложности, качества, количества выполняемой работы. Спорные выплаты не являются ни оплатой труда, ни компенсацией затрат, понесенных работниками при исполнении трудовых обязанностей. Включение этих сумм в базу по НДФЛ не означает, что эти суммы признаются частью оплаты труда. А значит, страховые взносы на них начислять не нужно.

В то же время, чиновники настаивают на том, что работодатель должен принимать все возможные меры по оценке и учету полученного сотрудниками дохода.