Расчет 6-НДФЛ: практические ситуации

Последний раз обновлено:

В связи с введением ЕНП и новых сроков уплаты НДФЛ с отчетности за первый квартал 2024 года ввели новую форму расчета 6-НДФЛ. Вопросов по заполнению новой формы очень много. 

Что учитывать при заполнении 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года

Расчет 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года состоит из:

• титульного листа;
• раздела 1 «Данные об обязательствах налогового агента». В нем нужно отражать суммы НДФЛ по срокам перечисления налога;
• раздела 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных суммах НДФЛ». Здесь нужно отражать обобщенные по всем физлицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала года.

В разделе 1 расчета суммы НДФЛ распределены именно по сроку перечисления налога.

Строка 020 – это общая сумма перечисленного НДФЛ нарастающим итогом. Строки 021 – 026 нужно заполнить суммы налога, удержанного по срокам перечисления. Для первого квартала 2024 года это:

• строка 021 – НДФЛ за период с 1 января по 22 января;
• строка 022 – НДФЛ за период с 23 января по 31 января;
• строка 023 – НДФЛ за период с 1 февраля по 22 февраля;
• строка 024 – НДФЛ за период с 23 февраля по 28 (29) февраля;
• строка 025 – НДФЛ за период с 1 марта по 22 марта;
• строка 026 – НДФЛ за период с 23 марта по 31 марта.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ отражается зарплата или авансы, выплаченные в отчетном периоде, независимо от того, за какой месяц она выплачивается.

По мартовской зарплате есть два варианта выплаты:

• выплачена в конце марта;
• выплачена в апреле.

Так, зарплата за март 2024 года, выплаченная в апреле, в отчет 6-НДФЛ за первый квартал не попадает. Такую зарплату нужно отражать уже в отчете 6-НДФЛ за полугодие.

Как в 6-НДФЛ отразить зарплату, выплаченную в конце марта 2024 года

Если часть зарплаты работникам выплачивается с 23 по 30 (31) число месяца, то при заполнении расчет 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года нужно учесть следующее.

Если зарплата за март 2024 года выплачена 29 марта, то НДФЛ должен быть перечислен до 5-го апреля. Этот НДФЛ попадает в раздел 1 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года. А именно, в строку 026.

В строке 026 указывайте НДФЛ, удержанный с 23 по 31 марта, по которому срок сдачи уведомления – 3 апреля, а срок уплаты – 5 апреля.

С заполнением раздела 2 учитывайте, что в расчете за первый квартал 2024 года зарплата за март попадает в поля 120 и 131 Раздела 2, а НДФЛ с нее – в поля 140 и 160.

Строка 140 – это обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала года. Обратите внимание, здесь отразите налог, исчисленный за период с 1 января 2024 по 31 марта 2023 года.

Строка 160 – это общая сумма удержанного НДФЛ по всем работникам по соответствующей ставке. В этой строке раздела 2 указывают сумму удержанного налога за отчетный период.

Строки 161 – 166 – сумма НДФЛ, удержанного по срокам перечисления. 

Нюансы заполнения расчета 6-НДФЛ за 2023 год

В разделе 1 суммы НДФЛ распределены именно по сроку перечисления налога. Для полугодия строки такие:

• строка 021 – сумма НДФЛ, удержанная с 23 сентября по 22 октября;
• строка 022 – сумма НДФЛ, удержанная с 23 октября по 22 ноября;
• строка 023 – сумма НДФЛ, удержанная с 23 ноября по 22 декабря;
• строку 024 – НДФЛ, удержанный с 23 декабря до 31 декабря 2023 года.

А в разделе 2 нужно отражать выплаты за отчетный период - с 01.01.2023 по 31.12.2023 г. То есть в полях 110 и 140 раздела 2 расчета 6-НДФЛ 2023 год указывают обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного и фактически полученного дохода и суммы исчисленного НДФЛ за период с 01.01.2023 по 31.12.2023.

Так разъяснила ФНС России в письме от 6 марта 2023 г. № ЗГ-3-11/3160@.

Зарплата за декабрь 2023 года выплачена в 2024 году

Если зарплата за вторую половину декабря 2023 года работникам выплачена в январе 2024 года, то такой доход относится к доходам 2024 года. Поэтому эта часть декабрьской зарплаты попадает в расчет 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года.

ФНС России в письме от 19 января 2023 г. № БС-4-11/517@ разъяснила на примере.

Зарплата работникам за первую половину декабря 2023 года выплачена 29.12.2023, а за вторую половину декабря выплачена 12.01.2024. НДФЛ удержан при фактической выплате зарплаты – 12.01.2024. Срок перечисления исчисленного и удержанного НДФЛ – не позднее 29.01.2024.

Первая часть зарплаты и НДФЛ с нее попадают в годовой отчет 6-НДФЛ за 2023 год.

НДФЛ, исчисленный с зарплаты за вторую половину декабря 2023 года и удержанный 12.01.2024 при фактической выплате зарплаты за вторую половину декабря, указывается в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года.

Декабрьскую зарплату, выплаченную 12.01.2024, и НДФЛ отразите:

• в разделах 1 и 2 отчета 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года, 
• в приложении № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» к расчету 6-НДФЛ за 2024 год.

В расчет 6-НДФЛ за 2023 год заработная плата за вторую половину декабря 2023 года, выплаченная 12.01.2023, не попадает.

Так разъясняла ФНС России также в письме от 11 января 2023 г. № ЗГ-3-11/125@.

Зарплата за декабрь 2023 года выплачена в конце 2023 года, НДФЛ перечислен 29.12.2023

Такая зарплата должна была попасть у вас в расчет 6-НДФЛ за 2023 год.

Заработная плата за первую и вторую половину декабря 2023 г. работникам организации выплачена в декабре 2023 года. НДФЛ удержан при фактической выплате заработной платы за вторую половину декабря – 29.12.2023.

Срок перечисления удержанного НДФЛ с такого дохода с учетом п. 6 ст. 226 НК РФ за период с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня календарного года, т.е. в тот же день 29.12.2023.

Данную выплаченную работникам в декабре 2023 г. зарплату за первую и вторую половину декабря 2023 г. и НДФЛ с нее нужно отразить:

• в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за 2023 год;
• в приложении № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» к расчету 6-НДФЛ за 2023 год.

Как и в каком 6-НДФЛ отражать выдачу декабрьского подарка, если налог удержан в январе 2024 года?

Рассмотрим такую ситуацию.

Работнику в декабре 2023 года был выдан подарок. Но до конца декабря 2023 года у работника не было больше выплат, с которых можно было удержать НДФЛ с подарка. Поэтому НДФЛ с подарка был удержан только в январе 2024 года при выплате первой половины заработной платы за январь.

Напомним, согласно п. 28 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ доходы в виде стоимости подарков, полученных физлицами от организаций или ИП, не превышающие 4 000 рублей за налоговый период. Если подарок дороже 4000 руб., это доход в натуральной форме.

Так, если НДФЛ работодатель удержал только в январе 2024 года, то такой доход должен быть отражен и годовом отчете 6-НДФЛ за 2023 год и отчете 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года.

Так, доход в натуральной форме в виде подарка от организации-работодателя и НДФЛ нужно отразить в 6-НДФЛ за 2023 год следующим образом:

• в раздел 1 расчета 6-НДФЛ за 2023 год этот подарок не попадает;
• в разделе 2 подлежат заполнению, в частности, поля 110 и 140. При этом поля 160 и 170 не заполняются.
• в Приложении № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» к расчету 6-НДФЛ за 2023 год.

Годовой отчет нужно сдать по форме, утв. приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

Кроме того, сумма НДФЛ с указанного дохода подлежит отражению в расчете 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года. А именно, нужно заполнить строки 020, 021 раздела 1 и строка 160 раздела 2.

С отчета за первый квартал 2024 года отчет 6-НДФЛ нужно сдавать по новой форме. Новая форма 6-НДФЛ направлена приказом от 19 сентября 2023 г. N ЕД-7-11/649@ в редакции приказа от 9 января 2024 г. № ЕД-7-11/1@.

Эту ситуацию разъяснила ФНС России в письме от 21 февраля 2024 г. № БС-4-11/1945@.

Отпускные в расчете 6-НДФЛ

НДФЛ с отпускных нужно удерживать и перечислять, как и при выплате заплаты.

Датой получения дохода в виде заработной платы считается день выплаты дохода или день передачи дохода в натуральной форме. Это относится и к отпускным.

Значит, НДФЛ с отпускных нужно удержать в день выплаты, а перечислить в общие установленные сроки.

Пример. Уплата НДФЛ с отпускных в 2024 году

С 27 марта 2024 года Иванов уходит в отпуск на 7 дней. Ему начислены отпускные в размере 29 000 руб. НДФЛ составит 3770 руб.

Отпускные выплачены работнику 22 марта. Удержанный НДФЛ в сумме 3770 руб. нужно перечислить в бюджет не позднее 5 апреля. Уведомление по этому удержанному НДФЛ нужно подать до 3 апреля.

Отпускные и НДФЛ с них должны попасть в тот расчет 6-НДФЛ, когда они выплачены, т.е. важна дата выплаты. Например, если отпускные выплачены в марте, а сам отпуск у работника в апреле, то такие отпускные должны быть отражены в отчете 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года. 

Отпускные в разделе 1 расчета 6-НДФЛ

В разделе 1 важная строка 020. Это перечисленный НДФЛ нарастающим итогом. У данной строки свои «подстроки» по срокам перечисления.  Для первого квартала 2024 года это:

• строка 021 – НДФЛ за период с 1 января по 22 января;
• строка 022 – НДФЛ за период с 23 января по 31 января;
• строка 023 – НДФЛ за период с 1 февраля по 22 февраля;
• строка 024 – НДФЛ за период с 23 февраля по 28 (29) февраля;
• строка 025 – НДФЛ за период с 1 марта по 22 марта;
• строка 026 – НДФЛ за период с 23 марта по 31 марта.

Таким образом, НДФЛ с отпускных должен попасть в строку 020 и соответствующую «подстроку» по сроку перечисления.

Отпускные в разделе 2 расчета 6-НДФЛ

Раздел 2 – это обобщенные по всем физлицам суммы фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом.

Сумма отпускных и НДФЛ с них попадает в следующие строки раздела 2:

• строка 120 – это общая по всем лицам сумма полученного дохода нарастающим итогом. Сюда попадают, в частности, и суммы всех отпускных;
• строка 140 – общая по всем лицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом, в т.ч. НДФЛ с отпускных;
• строка 160 – общая сумма налога удержанная, нарастающим итогом, в т.ч. НДФЛ с отпускных;
• строки 161 – 166 – НДФЛ по срокам перечисления.

Вот основные строки раздела 2 формы 6-НДФЛ, куда должны попасть отпускные и НДФЛ с них. 

Как в 6-НДФЛ отразить выплаченный долг по зарплате

ФНС России в письме от 14 февраля 2023 г. № ЗГ-3-11/2128@ разъяснила, как правильно отразить в 6-НДФЛ задолженность по заработной плате за прошлые периоды.

Как мы уже знаем, в отчете отражать нужно только те суммы дохода, которые фактически выплачены и получены физлицами. Зарплата, которая фактически не выплачена работникам организации (сумма задолженности по заработной плате), не отражают в отчете 6-НДФЛ.

Если заработная плата за выполнение трудовых обязанностей в одном налоговом периоде выплачивается в другом налоговом периоде, то такой доход относится к другому налоговому периоду.

Значит, сумма задолженности по заработной плате за 2022 или 2023 год, выплаченная работникам организации в 2024 году, относится к доходам налогового периода 2024 года.

Поэтому ее нужно отразить: 

• в расчете 6-НДФЛ за соответствующий период 2024 года, 
• а также в приложении № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» к расчету 6-НДФЛ за 2024 год.

Кроме того, чтобы исключить суммы заработной платы, фактически не выплаченной работникам организации, необходимо внести соответствующие изменения в расчет 6-НДФЛ за 2022 или 2023 год и представить уточненный расчет 6-НДФЛ за этот период.

Излишне удержанный НДФЛ: как заполнить строку 180 в отчете 6-НДФЛ

Излишне удержанный НДФЛ может возникнуть по разным причинам: бухгалтер допустил ошибку, у работника изменился налоговый статус, работнику не предоставили налоговый вычет, перерасчет отпускных и т.д. Для сумм такого НДФЛ есть свои правила отражения в отчете 6-НДФЛ.

Когда появляется отрицательный НДФЛ есть два варианта: либо вернуть переплату, если сотрудник напишет заявление, либо зачесть при последующих выплатах (ст. 231 НК РФ).

Если остался остаток налога после зачета, то его нужно показать по строке 180 раздела 2 формы 6-НДФЛ. Также эта сумма попадет в Справку о доходах работника.

Правила отражения излишне удержанного НДФЛ в отчете 6-НДФЛ

В расчете 6-НДФЛ излишне удержанный налог отражают:

• в строках 020–026 – удержанные суммы НДФЛ без уменьшения на возвращенный налог;
• в строках 030–036 – возвращенный налог;
• в строке 160 – удержанный НДФЛ без уменьшения на излишне удержанные и возвращенные суммы;
• в строке 180 – сумму излишне удержанного НДФЛ, если излишне удержанный налог не вернули. Эта сумма излишне удержанного НДФЛ, которая числится на последний день отчетного периода;
• в строке 190 – сумму НДФЛ, которую вернули с начала года.

Обратите внимание: возвращенный налог включают в строки 030–036 раздела 1 и строку 190 раздела 2 расчета за период, в котором его вернули. Строку 180 раздела 2 корректируют на сумму возвращенного налога.

Излишне удержанный НДФЛ прошлого года

Излишне удержанный НДФЛ 2023 года, обнаруженный в 2024 году, нужно вернуть. Для этого с сотрудника нужно взять заявление на возврат налога.

Согласно п. 3 ст. 226 НК РФ, зачет возможен только в пределах текущего налогового периода. Поэтому в данном случае возврат НДФЛ нужно делать обязательно.

Если возврат провели до сдачи годового 6-НДФЛ, то в поле 180 будет ноль (0).

Если же отчет 6-НДФЛ за 2023 год уже сдан, то нужно подавать корректировку 6-НДФЛ.

Строка 180 раздела 2 в отчете 6-НДФЛ

Строка 180 «Сумма налога, излишне удержанная» расположена в разделе 2 расчета 6-НДФЛ.

Строка 180 в расчете 6-НДФЛ предназначена для указания в ней излишне удержанного НДФЛ, если он еще не возвращен работнику. Причем отражать нужно обобщенные суммы по всем работникам и нарастающим итогом.

Если налог возвращен, то он уже попадает в строку 190.

Обратите внимание: данная строка предусмотрена как в старой форме, по которой сдавали 6-НДФЛ за 2023 года, так и в новой форме, которую нужно применять с первого квартала 2024 года. 

Как отражать премии в отчете 6-НДФЛ в 2024 году

Премия является доходом сотрудника, поэтому работодатель должен заплатить НДФЛ и страховые взносы. Соответственно, в отчет 6-НДФЛ должны попасть все премии, с которых удержан НДФЛ.

Отметим, что премии бывают разные: разовые, ежемесячные, ежеквартальные, по итогам года и т.д.

Дата выплаты премии

Дата получения дохода работника важна, так как от нее зависит уплата НДФЛ в бюджет.

Так, датой получения дохода в премии считается день выплаты дохода или день передачи дохода в натуральной форме (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). В день выплаты премии бухгалтер должен исчислить и удержать НДФЛ.

Перечислить НДФЛ с премии нужно в следующие сроки:

• налог, удержанный с 1-го по 22-е число, – до 28-го числа того же месяца;
• налог, удержанный с 23-го по последнее число месяца, – до 5-го числа следующего месяца.

Дата выплаты премии важна, так как от нее зависит, в какой отчет 6-НДФЛ попадает выплаченная премия.

Если премия за 2023 год выплачена в январе 2024 года, ее нужно включить в отчет 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года. Или, например, премию за декабрь выдали в феврале 2024 году, то и этот полученный доход и НДФЛ попадут в 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года.

Обратите внимание, не важно за какой период она начислена.

Премия в отчете 6-НДФЛ в 2024 году

С отчета за первый квартал 2024 года отчет 6-НДФЛ нужно сдавать по новой форме. Новая форма 6-НДФЛ направлена приказом от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@ в редакции приказа от 9 января 2024 г. № ЕД-7-11/1@.

Выплаченная премия попадет в два раздела 6-НДФЛ соответствующего отчетного периода:

• в разделе 1 – это сумма НДФЛ, которую работодатель удержал с премии и должен перечислить в бюджет;
• в разделе 2 – сумма выплаченного дохода в виде премии, а также рассчитанный и удержанный НДФЛ.

Как отражать премию в разделе 1 расчета 6-НДФЛ

В Разделе 1 «Сведения об обязательствах налогового агента» должны быть отражены суммы исчисленного и удержанного НДФЛ, подлежащие перечислению с начала года, а также сумма налога, возвращенная с начала года.

Поэтому при выплате премии в разделе 1 нужно отразить такие суммы:

• строка 020 – налог, подлежащий перечислению нарастающим итогом с начала текущего года;
• строки 021 - 026 – налог, подлежащий перечислению к определенному сроку.

Первый срок перечисления НДФЛ

Второй строк перечисления НДФЛ

Третий срок перечисления НДФЛ

Четвертый срок перечисления НДФЛ

Пятый срок перечисления НДФЛ

Шестой срок перечисления НДФЛ

Как отражать премию в разделе 2 расчета 6-НДФЛ

В Разделе 2 отражают обобщенные по всем физлицам суммы фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала года по соответствующей налоговой ставке.

Значит, в раздел 2 попадает сумма премии, а также величина рассчитанного и удержанного налога.

Обратите внимание, премию нужно отражать в отчете за тот период, когда ее фактически выплатили.

В разделе 2 премию нужно отразить в следующих строках:

• 120 – сумма начисленной премии;
• 131 – налоговая база по НДФЛ;
• 140 – сумма исчисленного НДФЛ;
• 160 – сумма удержанного НДФЛ;
• 161 – 166 – сумма налога по сроку удержания.

Построчное заполнения раздела 2 (Расчет исчисленных и удержанных сумм НДФЛ)

Какую сумму отражать в 6-НДФЛ, если удержаны алименты

Бухгалтер удерживает алименты с работника только после удержания НДФЛ, т.е. с суммы, которую работник получает на руки.

Поэтому эти удержанные алименты уже автоматически попадают в общую базу, которая облагается НДФЛ и отражается в 6-НДФЛ, как доходы работника.

Доходы работника без вычета алиментов отражать нужно по в строке 120 раздела 2 расчета 6-НДФЛ. Это весь фактически начисленный работнику доход, из которого не вычтены никакие удержания.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ отражают нарастающим итогом с начала налогового периода:

• по строке 120 – сумму начисленного дохода;
• по строке 140 – сумму исчисленного НДФЛ;
• по строке 160 – сумму удержанного НДФЛ.

Читайте ситуацию: Как рассчитать и удержать алименты

Как в 6-НДФЛ отражать доходы высококвалифицированных специалистов?

Многие работодатели допускают ошибки в расчетах 6-НДФЛ при отражении доходов, полученных высококвалифицированными специалистами.

У высококвалифицированных специалистов особый статус. Это иностранные граждане, имеющие опыт работы, навыки или достижения в конкретной области деятельности, если условия привлечения его к трудовой деятельности в Российской Федерации предполагают получение им заработной платы (вознаграждения).

Так устанавливает Федеральный закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации».

Доходы, получаемые иностранцем-высококвалифицированным специалистом от осуществления трудовой деятельности в РФ, облагаются НДФЛ по ставке 13%. Доходы свыше 5 млн рублей – по ставке 15%. Иные виды доходов облагаются налогом на доходы физических лиц по ставке 30%.

В каких строках 6-НДФЛ нужно отражать ВКС

НДФЛ, уплаченный с доходов ВКС, попадает в раздел 1 расчета 6-НДФЛ.

В разделе 2 для высококвалифицированных специалистов отведены следующие поля.

Строка 111 – общее количество высококвалифицированных специалистов, которым вы в отчетном периоде начисляли доходы.

Строка 121 – обобщенная сумма дохода по всем высококвалифицированным специалистам.

Строка 141 – исчисленный НДФЛ по всем высококвалифицированным специалистам с начала года.

Кроме того, доходы ВКС и НДФЛ с них попадает в «общие» строки раздела 2 расчета 6-НДФЛ:

• 110 – общее количество физлиц, которым в отчетном периоде начислен облагаемый налогом доход;
  
• 120 – общую по всем физическим лицам сумму начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода;
• 140 – обобщенные по всем физическим лицам суммы исчисленного налога нарастающим итогом с начала года;
• 160 – общую сумму удержанного НДФЛ по всем работникам по соответствующей ставке.

При заполнении годового 6-НДФЛ в справках о доходах (приложение № 1) для работников-ВСК есть свои специальные статусы:

• «3», если он на конец года нерезидент РФ;
• «7», если он на конец года резидент РФ.

Как отражать выплаты по лицензионному договору в 6-НДФЛ

Выплаты по лицензионному договору должны быть отражены в отчете 6-НДФЛ.

По лицензионному договору одна сторона - обладатель исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации (лицензиар) предоставляет или обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право использования такого результата или такого средства в предусмотренных договором пределах (ст.1235 ГК РФ).

Выплата вознаграждения по лицензионному договору может быть предусмотрена в форме фиксированных разовых или периодических платежей, процентных отчислений от дохода (выручки) либо в иной форме.

Выплаты по лицензионному договору облагаются НДФЛ.

Та организация, которая выплачивает вознаграждение, является налоговым агентом. Она обязана исчислить на дату выплаты НДФЛ и перечислить налог в общие сроки уплаты.

Сроки перечисления НДФЛ с 2024 года для всех выплат одинаковые:

• 28-го числа текущего месяца – НДФЛ, который исчислен и удержан с 1-го по 22-е число текущего месяца;
• 5-го числа следующего месяца – НДФЛ, который исчислен и удержан с 23-го по 30/31-е число текущего месяца.

Как отражать выплаты по лицензионному договору в расчете 6-НДФЛ

Выплаты по лицензионному договору должны быть отражены в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ.

По данным выплатам неважно, за какой период начислены лицензионные платежи. Важна дата выплаты. От нее зависит в какой отчет попадают выплаты.

Лицензионные выплаты в раздел 1 6-НДФЛ

Раздел 1 – суммы исчисленного и удержанного НДФЛ, подлежащие перечислению с начала года, а также сумма налога, возвращенная с начала года.

В разделе 1 обратите внимание на строку 020 – перечисленный НДФЛ за период 01.01.2024 по 31.03.2024. У нее свои «подстроки» по срокам перечисления.  Для первого квартала 2024 года это:

• строка 021 – НДФЛ за период с 1 января по 22 января;
• строка 022 – НДФЛ за период с 23 января по 31 января;
• строка 023 – НДФЛ за период с 1 февраля по 22 февраля;
• строка 024 – НДФЛ за период с 23 февраля по 28 (29) февраля;
• строка 025 – НДФЛ за период с 1 марта по 22 марта;
• строка 026 – НДФЛ за период с 23 марта по 31 марта.

НДФЛ с «лицензионных» выплат должен попасть в строку 020 и соответствующую «подстроку» по сроку перечисления.

Лицензионные выплаты в разделе 2 6-НДФЛ

Раздел 2 – это обобщенные по всем физлицам суммы фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом.

Выплаты по лицензионному договору должны быть отражены по следующим строкам:

• строка 110 – общее количество физлиц, получивших в отчетном периоде облагаемый налогом доход, включая лицензиара;
• строка 120 – это общая по всем лицам сумма полученного дохода нарастающим итогом, включая выплаты по лицензионному договору;
• строка 130 – общая по всем физлицам сумма вычетов и расходов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению, нарастающим итогом – если предоставлен профессиональный вычет лицензиару;
• строка 131 – общая по всем физлицам налоговая база по налогу нарастающим итогом;
• строка 140 – общая по всем лицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом, в т.ч. НДФЛ с вознаграждений;
• строка 160 – общая сумма налога удержанная, нарастающим итогом, в т.ч. НДФЛ с вознаграждений;
• строки 161 – 166 – НДФЛ по срокам перечисления.

Когда нужно представить уточненный 6-НДФЛ

Налоговый агент обязан подать уточненный расчет 6-НДФЛ, если в первичном отчете не отражены какие-либо сведения или допущены в нем ошибки. 

По какой форме подавать уточненный 6-НДФЛ

Уточненный расчет 6-НДФЛ нужно подать по форме, действовавшей в период, за который вносятся исправления (п. 5 ст. 81 НК РФ). Поэтому если исправляете ошибку и подаете 6-НДФЛ за прошлый период, то форму нужно применять ту, которая действовала в том периоде.

На титульном листе уточненного расчета 6-НДФЛ в поле «Номер корректировки» укажите:

• «1--» – если исправляете расчет впервые;
• «2--» –если во второй раз и т. д.

Что учесть при заполнении корректирующего отчета

Ошибки в отчете могут быть разные: в доходах, вычетах, расчете налога, КПП, ОКТМО, персональных данных и т.д.

В зависимости от того, где обнаружена ошибка, корректируется отчет по-разному.

В уточенный отчет включают разделы 1 и 2 полностью с правильными данными.

Приложение 1 (Справки о доходах физлиц) включают только по тем сотрудникам, для которых требуется корректировка. Например, неправильно предоставлен вычет или возвращен излишне удержанный налог.

Ошибка в удержании НДФЛ

Может возникнуть необходимость произвести перерасчет зарплаты, если обнаружена ее недоплата или наоборот переплата. Соответственно, неверно удержан НДФЛ.

Если в расчете были допущены ошибки, приводящие к занижению или завышению НДФЛ, нужно представить «уточненку».

Например, в марте 2024 г. из-за арифметической ошибки из зарплаты работника удержали НДФЛ в большем размере. Ошибку обнаружили в июне 2024 г. Произвели перерасчет.

Так как после перерасчета выявлен факт завышения суммы НДФЛ, подлежащей перечислению в марте 2024 г., то нужно представить уточненный расчет 6-НДФЛ за I квартал 2024 года, скорректировав в нем суммы исчисленного и удержанного налога.

Если в июне 2024 года вернули работнику излишне удержанный НДФЛ, этот возврат отражается в соответствующих полях расчета за полугодие 2024 г.

Такая ошибка может возникнуть и при неправильном предоставлении налогового вычета работнику.

Ошибка в Справке о доходах работника

Сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога работодатели включают только в годовой отчет 6-НДФЛ.

Поэтому если ошибка обнаружена в такой Справке о доходах работника, то для корректировки нужно представить уточненный расчет 6-НДФЛ, включающий в себя корректирующие справки. При этом Справки в уточненный расчет нужно включить только те, в которых обнаружены ошибки.

В поле «Номер корректировки сведений» Справки укажите:

• при составлении корректирующей – соответствующий номер корректировки (например, «01», «02» и так далее);
• при составлении аннулирующей – цифры «99».

В корректирующей справке заполните поля с верными значениями.

Таким образом, налоговый агент подает уточненный расчет по форме 6-НДФЛ с корректирующими справками о доходах и суммах налога физических лиц только в отношении физлиц, данные которых необходимо уточнить.

Обратите внимание: если уточненный 6-НДФЛ за год подается для уточнения данных, указанных непосредственно в расчете (а не в справках), то повторно их подавать не нужно. Это значит, что уточненный годовой расчет необходимо подать без приложений № 1 в отношении работников.

Так разъясняла ФНС России в письме от 30 ноября 2021 г. № БС-4-11/16703@.

Ошибка в КПП или ОКТМО

При наличии таких ошибок расчет с ошибочным КПП или ОКТМО нужно аннулировать. Поэтому представьте два расчета: уточненный и первичный. Уточненный отчет подается, чтобы обнулить поданные сведения.

Так, в уточненном расчете 6-НДФЛ укажите:

• номер корректировки «1--»;
• КПП и ОКТМО, которые были указаны в первоначальном расчете, то есть ошибочные значения;
• нулевые показатели во всех разделах расчета, включая все Справки о доходах физлиц.

Далее подаем новый отчет, т.е. первичный, с новыми КПП и ОКТМО.

В первичном расчете необходимо проставить:

• номер корректировки «0--»;
• правильные значения КПП и ОКТМО;
• показатели расчета.

Ошибка в отпускных

Перерасчет отпускных за прошлый период может обернуться подачей уточненного расчета 6-НДФЛ. Но не всегда.

Зависит от того, уменьшилась или увеличилась сумма отпускных.

Если в результате перерасчета отпускных производится доплата, то «уточненку» подавать не нужно. В таком случае в разделе 2 расчета того отчетного периода, в котором произведена доплата, отражаются итоговые суммы с учетом доплаты отпускных.

Если же в результате перерасчета сумма отпускных уменьшается, то за период, в котором отпускные были начислены, нужно подать уточненный расчет. В разделе 2 «уточненки» необходимо отразить итоговые суммы с учетом уменьшения отпускных.