Как проходит выездная проверка ПФР и ФСС

Выездная проверка фирмы или предпринимателя проводится на основании решения руководителя или заместителя руководителя территориального органа фонда, в котором вы стоите на учете.

Форма решения утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 11 января 2016 года № 1п (форма 8-ПФР) и приказом ФСС РФ от 11 января 2016 года № 2 (форма 9-ФСС РФ).

Рекомендуемая форма решения о проведении выездной проверки правильности расходов на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством приведена в приложении № 1 к приказу ФСС России от 9 марта 2010 г. № 37.

В решении о выездной проверке должны быть указаны:

• полное и сокращенное наименование фирмы; фамилия, имя, отчество предпринимателя;
• предмет проверки (что проверят);
• периоды, которые будут проверены;
• должности, фамилии и инициалы проверяющих.

При проверке обособленного подразделения в решении указываются его реквизиты (адрес, ИНН, КПП, регистрационный номер в фонде).

Решение о выездной проверке составляется в двух экземплярах. Один вручается фирме или предпринимателю, второй остается у фонда.

Проверка проходит на территории (в помещении) фирмы или предпринимателя.

Имейте в виду: ваше удаленное расположение от ПФР, ФСС и отсутствие гостиниц для проживания проверяющих не позволит провести выездную проверку в помещении фонда.

Вы должны впустить проверяющих только при одновременном предъявлении ими служебных удостоверений и вручении руководителю фирмы двух решений о проведении выездной проверки: одно от руководителя (заместителя) территориального органа ПФР РФ по форме № 8-ПФР, другое – от руководителя (заместителя) территориального органа ФСС РФ по форме № 9-ФСС РФ.

В законе нет четких требований, как должны быть оформлены служебные удостоверения проверяющих. Если есть сомнения, направьте устный или письменный запрос в ваш территориальный орган ПФР, ФСС.

Если вы не пустите инспекторов ПФР, ФСС к себе на территорию и в помещение, руководитель проверяющей группы составит «Акт о воспрепятствовании доступу должностных лиц органа контроля за уплатой страховых взносов, проводящих выездную проверку, на территорию или в помещение плательщика страховых взносов» (форма 9-ПФР). Его подписывает руководитель проверяющей группы и представитель фирмы либо предприниматель. При отказе делается соответствующая запись.

Форма акта утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 11 января 2016 года № 1п.

Более того: со дня составления акта и до дня вынесения решения о возобновлении выездной проверки приостанавливается течение срока исковой давности. Он составляет три года. Это означает, что вас могут привлечь к ответственности за нарушение, которое совершено не ранее трех лет назад.

Вообще, течение срока давности приостанавливается каждый раз в случае активного противодействия проведению выездной проверки.

ПФР может одновременно проверить документы, связанные с назначением, перерасчетом и выплатой пенсий; правильность расходов по выплате обязательного страхового обеспечения по обязательному пенсионному страхованию, а также правильность представленных вами сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц.

ФСС может одновременно проверить документы, связанные с расчетом и уплатой страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, правильность расходов на выплату обязательного страхового обеспечения (пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком и др.), правильность расчета и уплаты взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Похожий контроль осуществляет и трудовая инспекция.

ФСС может потребовать любые документы, касающиеся выплаты:

• пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам;
• единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;
• единовременного пособия при рождении или усыновлении ребенка;
• ежемесячного пособия по уходу за ребенком;
• социального пособия на погребение либо возмещения стоимости гарантированного перечня услуг по погребению;
• оплаты дополнительных выходных дней одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) по уходу за детьми-инвалидами.

Проверяя фирмы и предпринимателей на предмет уплаты взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и на предмет расходования денег фонда, ФСС руководствуется Методическими указаниями, которые утверждены соответственно постановлениями ФСС России от 7 апреля 2008 года № 81 и № 82.

В ходе проверки инспекторы ПФР, ФСС могут ознакомиться со следующими документами за проверяемый период (п. 7.3 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления ПФР РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р):

• учредительные документы (устав, учредительный договор, положение);
• приказы об утверждении учетной политики;
• разрешительные документы (например, лицензии, действующие в проверяемом периоде);
• бухгалтерская отчетность, годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения;
• регистры бухгалтерского и налогового учета, в том числе главная книга, мемориалы-ордера, книги учета доходов и расходов хозяйственных операций, журналы-ордера, оборотно-сальдовые ведомости, кассовая книга;
• аналитические регистры бухгалтерского учета по счетам 70, 69, 50, 51, 55, 71, 73, 76 и 84. Если в проверяемом периоде осуществлялись выплаты в натуральной форме, то проверяющие могут также ознакомиться с информацией о счетах 41, 10, 43 и 45;
• карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат (иных вознаграждений) и страховых взносов;
• организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам, а именно: приказы, коллективные и трудовые договоры, договоры гражданско-правового характера, соглашения, заключенные с физическими лицами, контракты и другие документы, связанные с установлением порядка и размера выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц;
• банковские и кассовые документы;
• первичные документы бухгалтерского учета, подтверждающие факты осуществления выплат, начисленных в пользу физических лиц, например ведомости по начисленным доходам в пользу физических лиц, расходные кассовые ордера, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий, платежные банковские документы по зачислению денежных средств на счета физических лиц. Если имела место оплата труда в натуральной форме, то проверяющие анализируют документы, подтверждающие факты таких расчетов: приказы, договоры, соглашения, накладные, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг).

ПФР, ФСС могут истребовать необходимые для проверки документы. Выемку проводить они не вправе.

Уполномоченному представителю фирмы или предпринимателю проверяющие вручают «Требование о представлении документов». Форма утверждена утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 11 января 2016 года № 1п (форма 10-ПФР).

Документы нужно представить в виде копий с печатью (если она имеется) и подписью уполномоченного лица. Проверяющие примут документы по описи, которую заверяют обе стороны.

Имейте в виду: представить нужно отдельно заверенные копии, а не заверенную подшивку документов. Проверяющие не имеют права требовать заверить у нотариуса копии документов.

Документы могут быть представлены и в форме электронных документов. В этом случае они должны быть подписаны уполномоченными на это лицами усиленной квалифицированной электронной подписью.

Недопустимо изъятие проверяющими подлинников документов. В случае необходимости предоставьте им возможность ознакомиться с подлинниками на вашей территории во время проверки.

У вас есть 10 дней со дня вручения, чтобы подготовить документы и представить их проверяющим. Если понимаете, что не успеете в срок, незамедлительно письменно (в произвольной форме) сообщите об этом в фонд и укажите причины.

Закон дает проверяющим два дня на раздумье. В результате они продлят срок представления документов либо откажут.

Форма «Решения о продлении (отказе в продлении) сроков представления документов» утверждена утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 11 января 2016 года № 1п (форма 11-ПФР).