Контроль рабочего времени

Чтобы контролировать продолжительность рабочего времени, фирма должна вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Такие правила указаны в статье 91 Трудового кодекса.

Для контроля за соблюдением сотрудниками режима работы применяют табель учета использования рабочего времени: 

• по форме № Т-12 - если учет рабочего времени ведут вручную; 
• либо по форме № Т-13 - если учет рабочего времени ведут на компьютере.

Эти унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Однако с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе формы табеля учета рабочего времени, не являются обязательными к применению.

Поэтому, для учета рабочего времени сотрудников вы можете разработать собственные первичные документы, но можете продолжать вести учет и по существующим унифицированным формам.

В табеле отмечают фактически отработанные часы и дни, указывают время командировки, болезни и отпуска, а также причины неявок на работу по каждому сотруднику, состоящему в штате организации (каждая обозначается своим кодом, приведенным в форме табеля).  Если работник уволился в середине месяца, то после увольнения (начиная с первого дня его неявки на работу) в табеле ставят прочерки.

Табель необходимо вести независимо от того, какую форму оплаты труда применяет компания, - данные табеля используют для учета рабочего времени, расчета среднего заработка и статистической отчетности.

При необходимости компания вправе вводить в документы унифицированной формы дополнительные строки и графы (постановление Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20).

Это нужно для того, чтобы соблюдать нормы продолжительности рабочего времени по каждому сотруднику. Подробнее об этих нормах читайте раздел «Учет рабочего времени» → подраздел «Рабочее время».

Например, с 2019 года работники получили право на дни, когда они освобождаются от работы с сохранением места работы и среднего заработка, для прохождения диспансеризации. Это установлено статьей 185.1 Трудового кодекса РФ.

Работники до 40 лет имеют право на один такой день раз в три года. Если работнику 40 и более лет, диспансеризацию он может проходить ежегодно.

А работнику предпенсионного возраста вы должны предоставить и оплатить два рабочих дня один раз в год. Это работники за 5 лет до пенсии.

Буквенный и цифровой коды для данного случая нормативно не определены. Вы можете разработать их самостоятельно и утвердить форму табеля с учетом новых кодов. Например, для отражения в табеле дня (дней) для диспансеризации можно использовать буквенный код «ДИ» и цифровой «40».

Табель составляют в одном экземпляре каждые полмесяца - перед авансом и окончательным расчетом. Это соответствует требованиям Трудового кодекса о выплате зарплаты не реже чем два раза в месяц. Кроме того, заполнять табель перед выплатой аванса нужно, поскольку его рассчитывают исходя из фактически отработаного времени.

Хранят табель учета рабочего времени в архиве организации в течение пяти лет.

Если человек не работает в штате, а трудится в фирме по гражданско-правовому договору (например, по договору подряда или поручения), учет его рабочего времени не ведут.

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события.

Например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, НП – время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника.

Коды для табеля учета рабочего времени содержатся на первой странице формы Т-12.

Буквенный и цифровой коды для карантина или самоизоляции нормативно не определены. Поэтому если работники на самоизоляции, то можно отметить эти дни буквенным кодом В (выходные) или цифровым 26. При этом зарплата за полный месяц.

Вы можете разработать их самостоятельно и утвердить форму табеля с учетом новых кодов. В табеле нужно создать код – нерабочий день с сохранением зарплаты.

Табель составляют в одном экземпляре каждые полмесяца - перед авансом и окончательным расчетом. Это соответствует требованиям Трудового кодекса о выплате зарплаты не реже, чем два раза в месяц. Кроме того, заполнять табель перед выплатой аванса нужно, поскольку его рассчитывают исходя из фактически отработанного времени.