Хранение бухгалтерских, налоговых, кадровых документов

По общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые, банковские документы), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.

На практике же каждый бухгалтер сам решает, как хранить документы. Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета.

Например, выписанные в адрес предприятия счета на оплату многие бухгалтеры подшивают к платежным документам, а заявления на выдачу денег на хозяйственные нужды – к авансовым отчетам.

Одним словом, вы можете выбрать тот способ хранения первички, который наиболее удобен для вас. Главное, чтобы всегда можно было быстро найти необходимый документ.

Особый порядок предусмотрен для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, вы должны хранить в специальных журналах.

Первичные документы и отчетность хранят в течение сроков, которые указаны в правилах архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. А учетную политику храните в течение пяти лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности (ст. 29 Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ).

Подробнее сроки хранения бухгалтерских документов, а также документов по основным средствам, смотрите в Таблице ниже.

Общий срок хранения налоговых документов составляет 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Подробнее о том, сколько хранить документы для расчета и уплаты налогов в взносов, смотрите в Таблице.

Но Налоговый кодекс предусматривает отдельные сроки хранения для некоторых документов. Например:

• в течение 6-ти лет надо обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов ( пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
• документы, подтверждающие расходы на обучение, надо хранить в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение которого было оплачено фирмой в соответствии с заключенным с работником трудовым договором, но не менее 4-х лет  (п. 3 ст. 264 НК РФ);
• документы, подтверждающие расходы на прохождение работником независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации, надо хранить в течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки и 1-го года работы сотрудника, расходы на независимую оценку квалификации которого понес работодатель. Но опять же, этот срок должен составлять не менее 4-х лет (абз. 5 п. 3 ст. 264 НК РФ);
• документы, подтверждающие объем понесенного убытка хранят в течение всего срока, пока вы уменьшаете налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков  (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Кадровые документы - самые важные в компании. Соответственно и сроки у них самые длинные. 

Сроки хранения кадровых документов регламентирует архивное законодательство. Так, в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236) подробно расписано, какие бумаги сколько времени нужно хранить.

Для первичных бухгалтерских документов этот перечень также устанавливает пятилетний срок хранения. А вот документы по учету кадров перечень обязывает так:

• график отпусков в течение трех лет;
• документы о дисциплинарных взысканиях в течение трех лет;
• документы об отпусках и командировках - 5 лет. А если сотрудники заняты на вредных и опасных работах, то 50/75 лет. Это означает, что если документы созданы начиная с 2003 года, то минимальный срок их хранения в организации составляет 50 лет. Если документ создан до 2003 года, то его хранят не менее 75 лет.

Сроки хранения кадровых документов и документов, свалянных с начислением и выплатой зарплаты, смотрите в Таблице ниже.

Организации обязаны обеспечивать сохранность не только бухгалтерских и кадровых документов, но также и договоров и соглашений, оформляемых в процессе хозяйственной деятельности компании. Для этих документов также установлены свои сроки хранения.

Подробнее о том, сколько хранить гражданско-правовые договора, соглашения и иные документы по хозяйственной деятельности, смотрите в Таблице ниже.

Начало течения срока хранения документа определяется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (ч. 2 ст. 21.1, п. 17 ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Под годом окончания делопроизводства можно понимать год, в течение которого в последний раз был использован документ при расчете налога, для составления отчетности, для подтверждения доходов или расходов (письмо Минфина от 19 июля 2017 года № 03-07-11/45829).

Например, при выставлении счета-фактуры срок его хранения исчисляйте с первого числа года, следующего за тем, в котором вы отразили этот счет-фактуру в книге продаж и уплатили по нему НДС.

Срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (письмо Минфина России от 16 августа 2019 года № 03-03-06/1/62257).

При этом сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Если срок хранения истек, документы можно уничтожить. Для этого составьте акт, в котором перечислите названия и количество дел с документами на утилизацию. Акт подписывает специальная комиссия, которую утверждает директор.

Комиссия должна зафиксировать факт уничтожения бумаг или передачи их на переработку и составляет еще один акт об уничтожении документов. К акту необходимо приложить накладную, по которой документы передали на переработку. Акты храните в организации.

Организация может уничтожить документы следующими способами:

• передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
• самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Срок хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Где хранить обработанные документы, организации определяют самостоятельно. Так, вы можете:

• хранить документы на фирме;
• сдать документы на хранение в архив (государственный или частный).

Такая необходимость возникает из-за того, что инспекторы могут потребовать эти документы при повторной выездной (камеральной) проверке, а также других мероприятиях налогового контроля – проверка деятельности организации или ее конкретных сделок (ст. 89 и 93.1 НК РФ).

Но помните: инспекторы не вправе вновь исследовать одни и те же документы (п. 5 ст. 93 НК РФ). Это статья закона поможет вам избежать дополнительных перепроверок, однако есть случаи, при которых она не действует, а именно:

• если подлинники документов после налоговой проверки были возвращены организации;
• если изъятые в ходе проверки документы утеряны вследствие непреодолимой силы.