Путевой лист легкового автомобиля

Для путевого листа легкового автомобиля предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 г. № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее - Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов начали применяться с 1 января 2021 года. Однако, срок их действия ограничен 1 января 2027 года.

Путевой лист – документ, служащий для учета и контроля работы автотранспорта и водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», (далее – Устав автомобильного транспорта)).

С 1 января 2021 года вместо Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 года № 152 применяются новые Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

Однако, ни старым приказом Минтранса, ни новым, форма путевого листа не утверждена.

Поэтому, вы вправе: 

• либо воспользоваться унифицированной формой путевого листа, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78; 
• либо разработать свою форму путевого листа, взяв за основу его унифицированный бланк.

При этом в путевом листе должны быть обязательные реквизиты: 

• установленные приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 г. № 368. Это даст вам право допустить автомобиль к эксплуатации (ст. 6 Устава автомобильного транспорта); 
• перечисленные в части статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ. В таком случае путевой лист получит статус первичного учетного документа, и с его помощью вы сможете учесть расходы, в том числе, на ГСМ.

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты: 

• наименование и номер путевого листа; 
• сведения о сроке действия путевого листа; 
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; 
• сведения о транспортном средстве; 
• сведения о водителе; 
• сведения о медосмотре;
• сведения о перевозке.

Помимо обязательных, на путевом листе допускается размещение и дополнительных реквизитов. Они должны учитывать особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа (п. 7 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

Наименование организации необходимо указывать полностью, как она числится в едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ).

В наименовании путевого листа укажите тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист.

Например, «путевой лист легкового автомобиля», «путевой лист грузового автомобиля».

Номер путевого листа указывают в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой на фирме системой нумерации.

Сведения о сроке действия путевого листа включают:

• дату – число, месяц, год, в течение которой путевой лист может быть использован;
• либо даты – число, месяц, год начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован, в случае, если путевой лист оформляется более чем на 1 день.

Если в течение срока действия путевого листа транспорт используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на один автомобиль нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

В случае, если на одну машину оформляют нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя, то дату, время и показания одометра при выезде с парковки проставляют в путевом листе того водителя, который первым выезжает с парковки, а дату, время и показания одометра при заезде на парковку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на парковку.

Путевой лист оформляют:

• до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя превышает продолжительность смены (рабочего дня);
• либо до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель автомобиля совершает один или несколько рейсов.

Рейс – это движение по маршруту перевозки из начальной точки маршрута, например, от места парковки, до конечного пункта и наоборот.

Если водитель выполняет в течение дня один или несколько рейсов, то ему нужен 1 путевой лист на день.

Если длительность рейса превышает 1 день, то путевой лист оформляйте на рейс. Например, если длительность поездки составляет 1 месяц, то водителю можно оформить 1 путевой лист.

Сведения о собственнике либо владельце автотранспорта включают:

• для фирмы – ее наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
• для индивидуального предпринимателя – фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения об автомобиле включают:

• тип транспорта, его марку и модель. Если автомашина используется с прицепом либо полуприцепом, то укажите дополнительно марку и модель прицепа, полуприцепа;
• государственный регистрационный номер машины, а в случае если она используется с прицепом либо полуприцепом, то его регистрационный номер;
• показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля с парковки, предназначенной для стоянки по возвращении из рейса и окончании смены либо рабочего дня водителя, а также при заезде транспорта на парковку по окончании смены либо рабочего дня;
• дату – число, месяц, год и время – часы, минуты проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспорта, если обязательность его проведения предусмотрена законодательством;
• дату – число, месяц, год и время – часы, минуты выпуска машины на линию и его возвращения.

Даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку должно проставить должностное лицо фирмы, которое руководитель назначил своим приказом.

Эти показания должностное лицо должно заверить своей подписью с указанием фамилии и инициалов. Исключение – если владелец ТС индивидуальный предприниматель, который совмещает обязанности водителя. В таком случае даты, время и показания одометра при выезде машины с парковки и его заезде на парковку проставляет ИП.

Если на одном автомобиле едут несколько водителей, на каждого из которых оформили путевой лист, то проставьте показания одометра:

• при выезде машины с парковки – в путевом листе водителя, который первым выехал с парковки;
• при заезде машины на парковку – в путевом листе водителя, который последним заехал на парковку.

Сведения о водителе включают:

• фамилию, имя, отчество (при наличии);
• дату – число, месяц, год и время – часы, минуты проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Последнее необходимо указывать в случае, если обязательность проведения послерейсового медицинского осмотра водителя предусмотрена законодательством.

Сведения о медосмотре

Сведения о перевозке включают информацию: 

• о видах сообщения. Вид сообщения – городское, пригородное, междугороднее, международное;
• и видах перевозок.

К видам перевозок пассажиров и багажа относят:

• регулярные перевозки. Регулярные перевозки пассажиров и багажа – перевозки транспортом общего пользования; 
• перевозки по заказам. Перевозка пассажиров и багажа по заказу – перевозки на основании договора фрахтования, заключенного в письменной форме;
• перевозки легковыми такси. Перевозки пассажиров и багажа легковым такси осуществляют на основании публичного договора фрахтования, который заключается в устной форме.
• передвижение и работа специальных транспортных средств.
  

Эти виды перевозок пассажиров и багажа установлены Уставом автомобильного транспорта.

Однако, есть еще виды перевозок, которые Уставом автомобильного транспорта не урегулированы. Это:

• перевозки грузов. Порядок организации перевозок различных видов грузов автомобильным транспортом, обеспечения сохранности грузов, транспортных средств и контейнеров, а также условия перевозок грузов и предоставления транспортных средств для таких перевозок содержится в Правилах перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200;
• перевозки для собственных нужд. Обязанности организаций и предпринимателей, которые осуществляют перевозки для собственных нужд, установлены пунктом 2 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 года № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения».

Перевозки пассажиров на основании договора перевозки, договора фрахтования или грузов на основании договора перевозки, – коммерческие перевозки.

Перемещение лиц, кроме водителя, либо материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения указанных договоров относятся к перевозкам для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями.

Перевозки для собственных нужд – вид перевозок пассажиров или грузов, которые не относятся к коммерческим.

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

В качестве дополнительного реквизита путевого листа можно указать сведения о маршруте следования автомобиля.

Целью указания данного реквизита является подтверждение обоснованности расхода ГСМ.

Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.

Подобные реквизиты, по мнению чиновников, являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. На это обращал внимание Минфин в письме от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129.

Поэтому, если в путевом листе нет данных о месте следования автомобиля, им не подтвердить расходы организации на приобретение ГСМ.

Такую позицию подтверждают и некоторые суды. Например, с мнением Минфина согласились Арбитражные суды Московского округа в постановлении от 21.08.2018 №№ Ф05-12699/2018, А40-76951/2017, Поволжского округа в постановлении от 2 декабря 2016 года № Ф06-15152/2016, Уральского округа в постановлении от 8 мая 2015 года № Ф09-2379/15.

При этом для отражения сведений о маршруте следования не используйте общие формулировки, такие как «поездки по городу» либо «поездки по заданию». Указывайте конкретный адрес. Например: «место отправления – город Москва, Староконюшенный переулок, д. 2, место назначения – Наро-Фоминский округ, г. Апрелевка, ул. Ленина, д. 9».

Кроме того, можете уточнить весь путь следования, указав время выезда, прибытия и километраж всего маршрута.

Путевой лист, в котором есть все обязательные реквизиты, является одним из документов, который подтверждает расходы на приобретение ГСМ.

На основании данных графы «Показания одометра при выезде» и «Показания одометра при возвращении ТС на парковку, км» определяют нормативное количество израсходованного горючего исходя из пробега автомобиля и норм расхода топлива, утвержденных приказом руководителя.

Нормативный расход бензина может увеличиваться на коэффициент изменения нормы расхода топлива, который зависит от условий эксплуатации автомобиля (времени года, типа населенного пункта и т. д.).

Нормативный расход горючего определяют так:

Фактический расход горючего за смену рассчитывают так:

На оборотной стороне путевого листа указывают пункт назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для включения стоимости израсходованного бензина, а также заработной платы водителя автомобиля в себестоимость. Данные, связанные с работой автомобиля, водитель заверяет своей подписью.

Графу «Код заказчика» заполняют, если автомобиль используется для обслуживания сторонних заказчиков.

В разделе «Результат работы автомобиля за смену» бухгалтер указывает:

• если зарплата водителю начисляется по повременной системе оплаты труда – количество отработанных часов (строка «Всего в наряде, ч»). Сумма начисленной зарплаты указывается в строке «За часы, руб. коп.»;
• если зарплата водителю начисляется по сдельной системе оплаты труда – пройденный километраж (строка «Пройдено, км»). Сумма начисленной зарплаты указывается в строке «За километраж, руб. коп.»;

После того как бухгалтер начислит водителю заработную плату, он должен подписать оборотную сторону путевого листа.

Путевые листы хранят в архиве организации не менее пяти лет.

В путевом листе должны содержаться даты (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ).

Предрейсовый или предсменный контроль технического состояния автомобиля обязателен для организаций или индивидуальных предпринимателей, которые: 

• перевозят пассажиров на основании договоров перевозки, фрахтования или перевозят грузы на основании договора перевозки (т.н. коммерческие перевозки); 
• перемещают лиц, кроме водителя, и (или) материальные объекты автобусами и грузовыми автомобилями без заключения указанных договоров (т.н. перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями).

Таким образом, предрейсовый или предсменный контроль технического состояния автомобиля обязателен не только для организаций, осуществляющих перевозку пассажиров на основании договора перевозки, но и для организаций, которые перевозят людей для собственных нужд на собственном автотранспорте.

Однако, обратим внимание на оговорку в последнем случае – «кроме водителя». Из этого следует, что если автомобиль используется только для поездок руководителя организации на переговоры, который сам при этом им управляет, то предрейсовый или предсменный контроль технического состояния автомобиля не обязателен.

Предрейсовый или предсменный контроль технического состояния автомобиля проводятся, соответственно: 

• до начала рейса, если в течение одной смены (рабочего дня) выполняется только 1 рейс или длительность рейса превышает продолжительность смены (рабочего дня) водителя транспортного средства; 
• до начала смены, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает более 1-го рейса.

Предрейсовый или предсменный контроль технического состояния автомобиля проводится до выезда транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки по возвращении из рейса и окончании смены водителя.

Проводить контроль должен контроллер за техническим состоянием автотранспортных средств.

При этом организация не обязана иметь штатного работника-контролера, а может для проведения контроля обратиться к сторонней организации.

Выпуск транспортного средства на линию без отметки о прохождении контроля и подписи контролера не допускается.

Если машина соответствует требованиям эксплуатации, контролер сделает в листе запись: «Предрейсовый контроль технического состояния пройден», поставит дату, время и свою подпись с фамилией и инициалами. При обнаружении неисправностей данный реквизит остается незаполненным.

Отметка о контроле технического состояния проставляется в любом случае, а не только тогда, когда водитель и транспортное средство получили разрешение на выпуск на линию. То есть, может быть проставлена отметка «выпуск на линию не разрешен».

В рабочее время водителя, не связанное с управлением автомобилем, входит:

• подготовительно-заключительное время для выполнения работ перед выездом на линию и после возвращения с нее, а при междугородных перевозках - для выполнения работ в пункте оборота или в пути (в месте стоянки) перед началом и после окончания смены. Состав и продолжительность такого периода работодатель устанавливает с учетом мнения профсоюза;
• время проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медосмотров, а также время следования от рабочего места до места их проведения и обратно. Состав и продолжительность такого периода работодатель устанавливает с учетом мнения профсоюза;
• время стоянки в ожидании погрузочно-разгрузочных работ, посадки и высадки пассажиров, при оказании технической помощи;
• время простоев не по вине водителя;
• время проведения работ по устранению возникших неисправностей автомобиля, выполняемых водителем самостоятельно;
• иное время, предусмотренное законодательством РФ, трудовым или коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Учет рабочего времени водителя автомобиля ведется на основании: путевых листов; и табелей учета рабочего времени.

В путевой лист необходимо включать, в частности: 

• дату – число, месяц, год и время – часы, минуты проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя, если послерейсовый медосмотр обязателен в силу закона; 
• дату – число, месяц, год и время – часы, минуты выпуска автотранспорта на линию и его возвращения. 

Это следует из пунктов 4, 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов.

С помощью этих данных можно определить продолжительность фактически отработанного водителем времени.

Такие сведения надо внести в путевой лист в обязательном порядке.

В табеле учета рабочего времени укажите общую продолжительность работы водителя за день либо смену с учетом сведений, отраженных в путевых листах.