Оприходование товаров

По общему правилу поступившие товары принимает комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии должно входить не менее 3 человек.

Если количество и качество поступивших товаров совпадают с данными, указанными в товаросопроводительных документах поставщика, комиссия составляет акт о приемке товаров (форма № ТОРГ-1). Если нет – акт о приемке товаров и акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-2).

Для акта о приемке товаров предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Акт составляют в одном экземпляре в день поступления товаров. Акт подписывают члены комиссии, кладовщик, главный бухгалтер и утверждает руководитель организации.

Некоторые строки в акте заполняют, если качество или количество поступивших товаров не соответствует товаросопроводительным документам поставщика. Это строки:

• «Состояние товара, тары и упаковки в момент осмотра»;
• «Способ определения недостающего товара»;
• «Заключение о причинах и месте образования недостачи товара»;
• «Отклонение (+, −)»;
• «Заключение комиссии»;
• «Решение руководителя».

На основании акта кладовщик должен сделать записи об оприходовании товаров в журнале учета товаров на складе (форма № ТОРГ-18). О том, как оформить журнал, смотрите ситуацию «Учет товарно-материальных ценностей на складе» этого раздела бератора.

Оформленный акт передают в бухгалтерию. На основании акта бухгалтер должен сделать проводки:

ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60

– оприходованы товары, поступившие от поставщика;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– учтен НДС по оприходованным товарам (на основании полученных счетов-фактур).

Однако обратите внимание: в фактическую себестоимость товаров, учитываемую по дебету счета 41, вы должны включить не только суммы, уплаченные в соответствии с договором продавцу. Фактическая себестоимость товаров складывается из всех затрат по их покупке. К таким затратам, в частности, относятся:

• суммы, уплаченные за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением товаров;
• таможенные пошлины и иные платежи, связанные с покупкой товаров (например, сборы за таможенное оформление импортируемых товаров);
• вознаграждение, уплаченное посреднической организации, через которую приобретались товары;
• транспортные затраты по доставке товаров до склада организации (если учетной политикой организации не предусмотрено учитывать эти затраты по дебету счета 44 «Расходы на продажу»);
• другие затраты, связанные с приобретением товаров.

Все эти затраты вы также должны учесть по дебету счета 41 «Товары» на основании соответствующих документов (за минусом сумм НДС, включенных в стоимость затрат по приобретению товаров и учитываемых на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» на основании полученных счетов-фактур).

Срок хранения акта о приемке товаров в архиве организации – 5 лет.

Если количество или качество поступивших товаров не совпадает с данными сопроводительных документов поставщика, то кроме акта по форме № ТОРГ-1 нужно составить акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей. Для этого акта предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Акт составляют в 2 экземплярах:

• первый экземпляр остается в организации;
• второй экземпляр направляется поставщику.

На практике часто бывает ситуация, когда по одному транспортному документу поступают разные товары, а недостача обнаружена только по одному из них.

В этом случае товары, которые полностью соответствуют условиям поставки, в акте не перечисляют. В конце акта просто делают отметку: «По остальным товарам расхождений нет».

Акт подписывают члены комиссии, принимавшие товары, главный бухгалтер, представитель поставщика (если он присутствовал при приемке товаров) и утверждает руководитель организации.

На основании акта составляется претензионное письмо поставщику или транспортной организации (в зависимости от того, по чьей вине образовалась недостача и на кого возложена ответственность за ее последствия согласно договору) с требованием возместить убытки.

Оформленный акт вместе с товаросопроводительными документами передают в бухгалтерию. На основании акта бухгалтер должен сделать проводки:

ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60

– оприходованы товары, поступившие от поставщика;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– учтен НДС по оприходованным товарам;

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 60

– отражена стоимость испорченных или недостающих товаров в пределах норм, предусмотренных в договоре с поставщиком;

ДЕБЕТ 76-2 КРЕДИТ 60

– отражена стоимость испорченных или недостающих товаров сверх норм, предусмотренных в договоре с поставщиком.

Срок хранения акта в архиве организации – 5 лет.

Если товары поступили без сопроводительных документов, то составляют акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4). Этот же акт составляют, если товары приобретены у физического лица.

Для акта о приемке товара, поступившего без счета поставщика, предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Акт составляют в день поступления товаров на склад в 2 экземплярах:

• первый экземпляр передают материально ответственному работнику, принявшему товары;
• второй экземпляр передают в бухгалтерию.

На основании акта бухгалтер делает проводки:

ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60

– оприходованы товары, на которые отсутствуют товаросопроводительные документы поставщика;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– отражена сумма НДС (если эту сумму можно определить на основании других документов, например на основании договора поставки).

На практике может сложиться ситуация, когда в организацию поступили товары без сопроводительных документов и при их приемке было выяснено, что право собственности на них организации не принадлежит (например, товары были доставлены ошибочно).

В этом случае, до того как этот вопрос будет урегулирован с поставщиком, товары должны быть оприходованы на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Проводка будет такой:

ДЕБЕТ 002

– оприходованы товары, право собственности на которые организации не принадлежит.

Акт подписывают члены комиссии, принимавшие товары, и утверждает руководитель организации.

Если на товары есть документы, выписанные транспортной организацией, то вы должны заполнить строки:

• «По транспортным документам значится»;
• «Масса товара станции (пристани, порта) отправления»;
• «Масса товара станции (пристани, порта) назначения».

Строку «Состояние упаковки» заполняют, если при приемке товара было обнаружено, что упаковка повреждена.

Акт хранится в архиве организации в течение 5 лет.