Уничтожение первичных документов
Последний раз обновлено:
Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Процесс уничтожения состоит из нескольких этапов. Каждый оформляется распорядительным документом. При уничтожении документов с истекшим сроком хранения можно руководствоваться Правилами, утвержденными приказом Минкультуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526.
Приказ директора об утверждении экспертной комиссии
Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.
Соответствующий приказ может выглядеть так:
|
АО «АКТИВ» ПРИКАЗ №83 от "13" марта 20__г. О создании экспертной комиссии В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истек, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать экспертную комиссию в составе:
2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения документов, срок хранения которых истек.
|
Акт о выделении документов на уничтожение
Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так:
|
АО «АКТИВ»
АКТ "___"_________20__ г. г. Москва Экспертная комиссия в составе:
составила настоящий акт о том, что в результате проведенной экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых истек (опись прилагается):
|
После того как эксперты утвердят уничтожение документов, акт передается на подписание руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.
Затем документы можно уничтожить любым способом – разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.
Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в доходах.
Предположим, что АО «Вторсырье» заплатило «Активу» за сданную макулатуру 120 руб. (в том числе НДС – 20 руб.). Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 91-1
– 120 руб. – оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– 20 руб. – начислен НДС к уплате в бюджет.
Акт о физическом уничтожении документов с истекшим сроком хранения
В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт – о физическом уничтожении документов.
Акт может выглядеть так:
|
АО «АКТИВ»
АКТ "___"_________20__г. г. Москва Экспертная комиссия в составе:
составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденной актом от "___"______20__г. , были уничтожены документы, срок хранения которых истек. В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как макулатура АО «Вторсырье» согласно накладной от "____"_______20__г. № ___________, которая прилагается к настоящему акту.
|
Как уничтожать документы при реорганизации присоединением
Юрлицо вправе участвовать в гражданском обороте исключительно до момента внесения в ЕГРЮЛ сведений о его прекращении (п. 1 ст. 49 ГК РФ). В силу п. 3 ст. 49 ГК РФ в момент внесения в ЕГРЮЛ сведений о прекращении деятельности присоединенного юридического лица его правоспособность прекращается.
Присоединенная организация может издавать приказы только до внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности, причем приказы об уничтожении документов - с учетом установленных сроков их хранения и уничтожения.
Бумаги, относящиеся к году, в котором проведена реорганизация, уничтожать нельзя. Например, документы 2023 года, если организация присоединилась к другой в этом же году.
Порядок приема-передачи документов определяется приказом о реорганизации.
Все документы присоединенного юридического лица (включая архивные) должны быть переданы правопреемнику и включены в его архивный фонд.
До передачи документов нужно провести экспертизу их ценности, по результатам которой определяются документы, подлежащие:
- уничтожению;
- дальнейшему хранению (они оформляются в дела и передаются организации-правопреемнику по описи).
Документы, подлежащие уничтожению, могут быть уничтожены до завершения реорганизации.
Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора
Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:
- Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
- Вы получите бератор по очень выгодной цене
- Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!
Связаться с нами