Вычет НДС по командировочным расходам

Основную часть расходов на командировки составляют оплата проезда сотрудников до места командировки и оплата проживания в гостиницах. НДС по этим расходам можно принять к вычету - об этом прямо сказано в пункте 7 статьи 171 Налогового кодекса России.

Можно принимать к вычету НДС по расходам на проезд и проживание работника, направленного на профобучение в другой город с отрывом от работы. В таких случаях работодатель обязан компенсировать командировочные расходы, как и в случае обычной служебной поездки. На это указал Минфин в письме от 21 февраля 2019 г. № 03-07-11/11286.

Проблем не возникает, если расходы оплачены по безналичному расчету - например, фирма от своего имени приобретает железнодорожный билет для сотрудника.

В таком случае продавец билета выпишет на имя фирмы счет-фактуру, и НДС можно будет принять к вычету в обычном порядке.

Вычетом в этой ситуации можно воспользоваться в день, когда будет утвержден авансовый отчет работника, вернувшегося из командировки.

Однако на практике оплата проживания и проезда нередко производится по-другому. Фирма выдает командированному сотруднику деньги, и тот самостоятельно приобретает билеты и оплачивает пребывание в гостинице. В таких случаях работник имеет на руках только кассовый чек или иной документ установленной формы. Но налоговые инспекторы считают, что для вычета НДС необходим именно бланк строгой отчетности, например, счет из гостиницы (п. 7 ст. 168 НК РФ). При этом сумма НДС в нем должна быть выделена отдельной строкой.

Поэтому основанием для вычета НДС по расходам на наем жилья в командировке являются либо счет-фактура и документы, подтверждающие уплату НДС (например, кассовый чек), либо БСО. А вот кассовый чек в отдельности не может быть основанием для вычета входного НДС, поэтому его не регистрируют в книге покупок.

Суммы НДС по расходам на командировки подлежат вычету, которые производятся на основании (п. 1 ст. 172 НК РФ):

• счетов-фактур, выставленных продавцами при реализации товаров (работ, услуг);
• иных документов – в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6-8 статьи 171 Налогового кодекса.

Так, НДС по командировочным расходам принимается к вычету на основании бланков строгой отчетности (БСО), выданных работнику и включенных им в отчет о командировке.

Маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции, а также контрольный купон электронного железнодорожного билета являются документами строгой отчетности. Их применяют для ведения наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт без использования контрольно-кассовой техники.

Бланк строгой отчетности, заполненный в установленном порядке, с выделенной отдельной строкой суммой НДС должен быть зарегистрирован в книге покупок (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря .2011 г. № 1137). Оформлять счет-фактуру при этом не требуется. Такое мнение Минфин неоднократно выражал в своих письмах ( см. письма от 14 октября 2015 г., от 14 октября 2015 г. № 03-07-14/58804).

Регистрация в книге покупок счетов-фактур, выставленных агентством, реализующим авиабилеты от имени транспортных компаний, нормами упомянутого постановления не предусмотрена.

Значит, распечатанные на бумаге маршрут/квитанция электронного авиабилета и багажной квитанции, а также контрольный купон электронного железнодорожного билета соответствуют всем условиям для принятия к вычету входящего в их стоимость НДС. Но только в том случае, если сумма налога выделена в этих документах отдельной строкой.

Кроме того, чтобы подтвердить расходы на авиаперелет в целях налогообложения, работник обязан представить не только маршрут/квитанцию электронного авиабилета, но и посадочный талон (письмо Минфина России от 9 января 2017 г. N 03-03-06/1/80056). По всей видимости, наличие посадочного талона может быть важно и для вычета входного НДС. Поэтому рекомендуем сохранять посадочные талоны для подтверждения вычета НДС.

По мнению контролеров, если в оформленных электронных билетах сумма НДС отдельной строкой не выделена, то вся сумма, указанная в этих билетах, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

Вы не сможете принять к вычету НДС по расходам на наем жилья для командированного сотрудника на основании только одного чека ККТ. К такому выводу пришли чиновники Минфина России в письме от 26 февраля 2020 года № 03-07-09/13555.

Основанием для вычета НДС, который уплачен при найме жилья для работников, направленных в командировку, являются счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату НДС. К последним относится, в том числе: 

• чек ККТ с выделенной в нем суммой НДС; 
• либо БСО, оформленный на командированного сотрудника, с выделенной отдельной строкой суммой НДС, включенный в отчет о командировке.

Сам по себе кассовый чек не является основанием для вычета указанных сумм НДС и не подлежит регистрации в книге покупок.

А вот еще один запрет чиновников в отношении "командировочного" НДС. В Минфине заявляют, что если в стоимость сервисных услуг в поезде включается плата за питание, то входной НДС нельзя принять к вычету (письма Минфина России от 12 мая 2017 г. № 3-03-06/1/28725, от 6 октября 2016 г. № 03-07-11/58108, от 10 июня 2016 г. № 03-03-06/1/34149).

Чиновники приводят следующие аргументы. По общему правилу сумму входного НДС по расходам на проезд работника в поезде и пользование постельными принадлежностями, выделенную в железнодорожном билете отдельной строкой, можно принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, утвержденной постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137). Однако если в стоимость дополнительных сборов и сервисных услуг, указанную в билете, входит плата за питание в поезде, то принять к вычету НДС по таким услугам, по мнению Минфина, нельзя. Поскольку вычеты сумм НДС, предъявленных в отношении платы за питание, положениями пункта 7 статьи 171 Налогового кодекса не предусмотрены.

Дело в том, что работнику для компенсации стоимости питания в командировке выплачиваются суточные. Отдельно стоимость питания в командировке в расходах при исчислении налога на прибыль учесть нельзя. Соответственно, входной НДС по расходам на питание к вычету не принимается. Таким образом, НДС в отношении дополнительных сборов и сервисных услуг, в стоимость которых включены услуги по предоставлению питания, нельзя принять к вычету.

Вывод Минфина о неправомерности вычета НДС, включенного в плату за питание в поездах, подтвердила и ФНС в письме от 9 января 2017 г. № СД-4-3/2@.

По внутренним железнодорожным перевозкам пассажиров пониженная ставка НДС 10% действует только в отношении перевозки, то есть по билетной и плацкартной составляющей железнодорожного билета. А все дополнительные сборы и сервисные услуги, включая сборы за пользование постельными принадлежностями и питание, облагаются по общеустановленной ставке НДС.

В «РЖД» (см. письмо от 16 февраля 2016 г. № ИСХ-2141/ЦБС) отметили, что формы железнодорожных билетов по внутренним перевозкам пассажиров и багажа имеют все обязательные реквизиты согласно пунктам 3 и 4 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов (утв. постановлением Правительства России от 6 мая 2008 г. № 359). Следовательно, они полностью соответствуют требованиям, которые законодательство предъявляет к бланкам строгой отчетности.

Всю необходимую информацию по пассажирским билетам можно получить в Едином информационном сервисном центре ОАО «РЖД» по номеру 8-800-775-0000 либо на сайте РЖД по электронному адресу: http://pass.rzd.ru/

Для применения вычета по НДС первичные учетные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н). Электронные авиабилеты или иные замещающие их первичные документы, реквизиты которых составлены на иностранном языке, не являются исключением из этого правила.

Поэтому в случае выписки авиабилетов и других перевозочных документов на иностранном языке реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС, нужно перевести на русский язык. Причем переводить информацию, которая не относится к применению вычета НДС (например, правила перевозки багажа, условия применения тарифа), не нужно.

Чтобы понять, о каких реквизитах идет речь, обратимся к пункту 2 статьи 169 Налогового кодекса. В нем сказано, что налоговый орган не вправе отказать в вычете, если, исходя из документа, он может идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю.

Очевидно, без этой информации, переведенной на русский язык, плательщик НДС не может рассчитывать на вычет в рассматриваемой ситуации.

Сделать перевод могут не только профессиональные переводчики, но и сотрудники налогоплательщика, если это входит в их должностные обязанности (письмо Минфина от 9 декабря 2015 года № 03-07-14/71801).