Составление универсального корректировочного документа

ФНС России в своем письме от 17 октября 2014 года № ММВ-20-15/86@ рекомендовала форму универсального корректировочного документа (УКД), который объединяет в себе информацию, содержащуюся в корректировочном счете-фактуре и относящуюся к документу, подтверждающему согласие или уведомление покупателя об изменении стоимости отгрузки. Применение УКД позволяет подтвердить одновременно право на вычет по НДС и расходы по налогу на прибыль.

УКД оформляют:

• для оформления изменения общей стоимости отгрузки в случае, когда предложение об этом изменении стоимости исходит от продавца;
• для подтверждения согласия с претензией покупателя, если выявлены расхождения по количеству и качеству товаров при их приемке в случае, когда акт о расхождениях продавец не подписывал.

А вот при возврате принятых на учет товаров, а также в случаях изменения общей стоимости отгрузки из-за допущенной продавцом ошибки в первоначальном комплекте документов, УКД не оформляется.

Основную часть УКД занимает корректировочный счет-фактура. Слева от него и под ним расположены реквизиты, которые относятся только к первичному учетному документу, подтверждающему согласие или уведомление покупателя об изменении стоимости отгрузки.

Та часть УКД, которая является корректировочным счетом-фактурой, заполняется по правилам, утвержденным постановлением Правительства России от 26 декабря 2011 года № 1137. Остальные реквизиты заполняются с учетом рекомендаций ФНС России, приведенных в приложении № 3 к письму ФНС России от 17 октября 2014 года № ММВ-20-15/86@.

Поле «Статус» предназначено, чтобы обозначить цель использования УКД. Если он используется как корректировочный счет-фактура и первичный учетный документ, в этом поле указывается значение 1. Налогоплательщики, которые используют УПД только как первичный учетный документ, проставляют здесь 2.

Строки 5-7 заполнять не обязательно.

В строке 5 можно указать информацию о первичных учетных документах, оформленных в отношении отгруженных ранее товаров (переданных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, стоимость которых подлежит изменению.

В строке 6 укажите основание изменения стоимости, например, реквизиты договора или акта о расхождениях по количеству и качеству.

В строке 7 укажите дополнительную информацию об изменении стоимости. Например, здесь можно отразить информацию о конкретных достигнутых объемах закупок, результатом которых явилось предоставление скидки, или о действиях покупателя с непринятым товаром.

Строка 8 заполняется, если сторонами изначально не было согласовано условие об изменении стоимости, а строка 9 – когда такая возможность была согласована сторонами, и УКД служит для уведомления о наступлении ранее согласованных событий. Здесь нужно указать должность, фамилию и инициалы уполномоченного представителя продавца, например, генерального директора, а также проставить его подпись.

В строке 10 указывают должность лица, ответственного за правильное оформление операции (например, главный бухгалтер), его подпись с указанием фамилии и инициалов.

В строке 11 указывают наименование продавца – составителя УКД. Эту строку можно не заполнять при наличии на документе печати, на которой указано полное наименование составителя.

Строку 12 заполняет покупатель в случае, если продавец заполнил строку 8. Здесь он выражает свое согласие с изменением стоимости путем указания должности, подписи, фамилии и инициалов уполномоченного на это лица (например, генерального директора). В строке 13 нужно указывать дату согласования покупателем изменения стоимости (если продавец заполнил строку 8) или получения покупателем уведомления от продавца (если заполнена строка 9).

В строке 14 указывают должность лица со стороны покупателя, ответственного за правильное оформление операции (например, главный бухгалтер), его подпись с указанием фамилии и инициалов. В строке 15 указывается наименование покупателя. Эти строки обязательно заполнять, если продавец заполнил строку 8.

На бланке УКД предусмотрено место для проставления печати, однако ее можно не ставить, так как этот реквизит не обязателен для первичных учетных документов.

Дополнительно в УПД можно указать порядковый номер корректируемой позиции из первоначального документа (графа А), а также коды, указанные по ней в первоначальном документе (графа Б).

Если в УКД проставлен статус «1», то его нужно зарегистрировать в книге покупок и книге продаж. При этом если в УКД заполнена строка 9, и речь идет об уведомлении покупателя об изменении стоимости, то датой выставления корректировочного счета-фактуры является дата его составления.

Если же УКД используется как предложение об изменении стоимости (заполнена строка 8), то датой выставления корректировочного счета-фактуры в этом случае считается дата согласования покупателем такого изменения, указанная в строке 13.