Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур
Последний раз обновлено:
Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и правила его ведения утверждены постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137. Формат этого документа для составления в электронном виде утвержден приказом ФНС России от 8 июня 2021 г. № ЕД-7-26/547@.
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур ведется исключительно посредниками, работающими в интересах третьих лиц (заказчиков) от своего имени. Пример такого взаимодействия – комиссионеры или агенты (п. 1 ст. 990, п. 1 ст. 1005 ГК РФ). К посредникам также относят:
- экспедиторов, организующих исполнение услуг с привлечением третьих лиц;
- застройщиков, организующих строительство с привлечением подрядчиков.
Кроме того, имейте в виду следующее.
Во-первых, счета-фактуры, выставленные на сумму вознаграждения при исполнении посреднических договоров (комиссии, агентских, транспортной экспедиции), в журнале учета не регистрируются.
Во-вторых, комиссионеры и агенты (в том числе неплательщики НДС) в случае получения или выставления ими счетов-фактур не должны вести книгу покупок и книгу продаж, представлять декларации по НДС и платить НДС в бюджет. Несмотря на обязанность ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур. Об этом проинформировал Минфин России в письме от 27 июня 2016 года № 03-07-11/37290.
Как вести журнал учета счетов-фактур
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур нужно вести в отношении деятельности в рамках договоров поручения, агентских договоров, договоров комиссии, субагентских договоров, договоров субкомиссии, а также транспортной экспедиции и при выполнении функций застройщика.
Кроме того, журнал должны вести:
- плательщики НДС, в том числе исполняющие обязанности налоговых агентов, а также фирмы и ИП, освобожденные от уплаты НДС;
- неплательщики НДС.
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур вести не нужно, если:
- по условиям договора с заказчиком посредник включает в расходы стоимость товаров (работ, услуг), которые он приобрел от своего имени;
- комиссионер (агент) реализует товары работы (услуги) неплательщикам НДС или покупателям, которые освобождены от НДС и не составляют счета-фактуры с их согласия;
- комиссионер (агент) реализует товары иностранным организациям, которые не стоят на налоговом учете в российских ИФНС.
Журнал ведется за каждый квартал на бумажном носителе либо в электронном виде.
Он состоит из двух частей – части 1 «Выставленные счета-фактуры» и части 2 «Полученные счета-фактуры».
Счета-фактуры (в том числе исправленные и корректировочные), составленные как на бумаге, так и в электронном виде, регистрируют в хронологическом порядке в части 1 журнала по дате их выставления. Аналогичный порядок действует и для полученных счетов-фактур (исправленных, корректировочных, бумажных и электронных), которые регистрируют в части 2 журнала по дате их получения.
Обе части журнала содержат следующие сведения:
- графа 1 – порядковый номер записи;
- графа 2 – дата выставления (часть 1 журнала) или дата получения счета-фактуры (часть 2 журнала);
- графа 3 – код вида операции по перечню, приведенному в приложении к приказу ФНС РФ от 14 марта 2016 года № ММВ-7-3/136@. Применяемые коды вида операции приведены в таблице ниже.
Коды вида операции
| N п/п | Наименование вида операции | Код вида операции |
| 1 | Отгрузка (передача) или приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав, включая операции, перечисленные в подпунктах 2 и 3 пункта 1 статьи 146, 162, в пунктах 3, 4, 5.1 статьи 154, в подпункте 1 пункта 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 32, ст. 3340; 2016, N 14, ст. 1902), операции, облагаемые по налоговой ставке 0 процентов, операции, осуществляемые на основе договоров комиссии, агентских договоров, предусматривающих реализацию и (или) приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от имени комиссионера (агента) или на основе договоров транспортной экспедиции, операции по возврату налогоплательщиком-покупателем товаров продавцу или получение продавцом от указанного лица товаров, за исключением операций, перечисленных по кодам 06; 10; 13; 14; 15; 16; 27; составление или получение единого корректировочного счета-фактуры | 01 |
| 2 | Оплата, частичная оплата (полученная или переданная) в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), имущественных прав, включая операции, осуществляемые на основе договоров комиссии, агентских договоров, предусматривающих реализацию и (или) приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от имени комиссионера (агента) или на основе договоров транспортной экспедиции, за исключением операций, перечисленных по кодам 06; 28 | 02 |
| 3 | Операции, совершаемые налоговыми агентами, перечисленными в статье 161 Налогового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 32, ст. 3340; 2016, N 14, ст. 1902), в том числе операции по приобретению товаров (работ, услуг), имущественных прав на основе договоров поручения, комиссии, агентских договоров, заключенных налоговыми агентами с налогоплательщиком, за исключением операций, указанных в пунктах 4 и 5 данной статьи Налогового кодекса Российской Федерации | 06 |
| 4 | Отгрузка (передача) товаров (выполнение работ, оказание услуг), имущественных прав на безвозмездной основе | 10 |
| 5 | Выполнение подрядными организациями (застройщиками, заказчиками, выполняющими функции застройщика, техническими заказчиками) работ при осуществлении капитального строительства, модернизации (реконструкции) объектов недвижимости или приобретение этих работ налогоплательщиками-инвесторами; передача указанными лицами (приобретение) объектов завершенного (незавершенного) капитального строительства, оборудования, материалов в рамках исполнения договоров по капитальному строительству (модернизации, реконструкции) | 13 |
| 6 | Передача имущественных прав, перечисленных в пунктах 1 - 4 статьи 155 Налогового кодекса Российской Федерации | 14 |
| 7 | Составление (получение) счета-фактуры комиссионером (агентом) при реализации (получении) товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени, в котором отражены данные в отношении собственных товаров (работ, услуг), имущественных прав, и данные в отношении товаров (работ, услуг), имущественных прав, реализуемых (приобретаемых) по договору комиссии (агентскому договору) | 15 |
| 8 | Получение продавцом товаров, возвращенных покупателями, не являющимися налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, и налогоплательщиками, освобожденным от исполнения обязанностей налогоплательщика, связанных с исчислением и уплатой налога, включая случаи частичного возврата товаров указанными лицами, а также отказ от товаров (работ, услуг) в случае, предусмотренном в абзаце втором пункта 5 статьи 171 Налогового кодекса Российской Федерации, за исключением операций, перечисленных по коду 17 | 16 |
| 9 | Получение продавцом товаров, возвращенных физическими лицами, а также отказ от товаров (работ, услуг) в случае, указанном в абзаце втором пункта 5 статьи 171 Налогового кодекса Российской Федерации | 17 |
| 10 | Составление или получение корректировочного счета-фактуры в связи с изменением стоимости отгруженных товаров (работ, услуг), переданных имущественных прав в сторону уменьшения, в том числе в случае уменьшения цен (тарифов) и (или) уменьшения количества (объема) отгруженных товаров (работ, услуг), переданных имущественных прав | 18 |
| 11 | Ввоз товаров на территорию Российской Федерации и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, с территории государств Евразийского экономического союза | 19 |
| 12 | Ввоз товаров на территорию Российской Федерации и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, в таможенных процедурах выпуска для внутреннего потребления, переработки для внутреннего потребления, временного ввоза и переработки вне таможенной территории | 20 |
| 13 | Операции по восстановлению сумм налога, указанные в пункте 8 статьи 145, пункте 3 статьи 170 (за исключением подпунктов 1 и 4 пункта 3 статьи 170), статье 171.1 Налогового кодекса Российской Федерации, а также при совершении операций, облагаемых по налоговой ставке 0 процентов по налогу на добавленную стоимость | 21 |
| 14 | Операции по возврату авансовых платежей в случаях, перечисленных в абзаце втором пункта 5 статьи 171, а также операции, перечисленные в пункте 6 статьи 172 Налогового кодекса Российской Федерации | 22 |
| 15 | Приобретение услуг, оформленных бланками строгой отчетности, в случаях, предусмотренных пунктом 7 статьи 171 Налогового кодекса Российской Федерации | 23 |
| 16 | Регистрация счетов-фактур в книге покупок в случаях, предусмотренных >абзацем вторым пункта 9 статьи 165 и пунктом 10 статьи 171 Налогового кодекса Российской Федерации | 24 |
| 17 | Регистрация счетов-фактур в книге покупок в отношении сумм налога на добавленную стоимость, ранее восстановленных при совершении операций, облагаемых по налоговой ставке 0 процентов, а также в случаях, предусмотренных >пунктом 7 статьи 172 Налогового кодекса Российской Федерации | 25 |
| 18 | Составление продавцом счетов-фактур, первичных учетных документов, иных документов, содержащих суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала) при реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав (в том числе в случае изменения стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав)) лицам, не являющимся налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, и налогоплательщикам, освобожденным от исполнения обязанностей налогоплательщика налога на добавленную стоимость, связанных с исчислением и уплатой налога, а также при получении от указанных лиц оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), имущественных прав; регистрация указанных документов в книге покупок в случаях, предусмотренных пунктами 6 и 10 статьи 172 Налогового кодекса Российской Федерации | 26 |
| 19 | Составление счета-фактуры на основании двух и более счетов-фактур при реализации и (или) приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав в случае, предусмотренном пунктом 3.1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации, а также получение указанного счета-фактуры налогоплательщиком | 27 |
| 20 | Составление счета-фактуры на основании двух и более счетов-фактур при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), имущественных прав, в случае, предусмотренном пунктом 3.1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации, а также получение указанного счета-фактуры налогоплательщиком | 28 |
| 21 | Корректировка реализации товаров (работ, услуг), передачи имущественных прав, предприятия в целом как имущественного комплекса на основании пункта 6 статьи 105.3 Налогового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3824; 2016, N 1, ст. 6) | 29 |
| 22 | Отгрузка товаров, в отношении которых при таможенном декларировании был исчислен НДС в соответствии с абзацем первым подпункта 1.1 пункта 1 статьи 151 Налогового кодекса Российской Федерации | 30 |
| 23 | Операция по уплате сумм НДС, исчисленных при таможенном декларировании товаров в случаях, предусмотренных абзацем вторым подпункта 1.1 пункта 1 статьи 151 Налогового кодекса Российской Федерации | 31 |
| 24 | Принятие к вычету сумм налога на добавленную стоимость, уплаченных или подлежащих уплате в случаях, предусмотренных пунктом 14 статьи 171 Налогового кодекса Российской Федерации | 32 |
- графа 4 – порядковый номер и дата регистрируемого счета-фактуры;
- графа 5 – порядковый номер и дата исправления счета-фактуры;
- графа 6 – порядковый номер и дата корректировочного счета-фактуры;
- графа 7 – порядковый номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры;
- графа 8 – наименование покупателя (часть 1 журнала) или продавца (часть 2 журнала) товаров, работ и услуг согласно данным счета-фактуры;
- графа 9 – ИНН и КПП покупателя (часть 1 журнала) или продавца (часть 2 журнала) товаров, работ, услуг);
- графа 10 – наименование продавца, указанного в графе 8 части 2 журнала учета (часть 1 журнала) или субкомиссионера (субагента, часть 2 журнала). Эта графа заполняется только комиссионером (агентом) при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, также как и следующие две графы;
- графа 11 – ИНН и КПП продавца, указанного в графе 10 части 1 журнала учета (часть 1 журнала) или субкомиссионера (субагента, часть 2 журнала);
- графа 12 – в части 1 журнала - номер счета-фактуры и дата составления полученного счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры), которые отражены в графе 4 части 2 журнала учета. В части 2 журнала – код вида сделки согласно таблице ниже.
Коды вида сделки
| Код | Вид сделки |
| 1 | Приобретение от своего имени для комитента (принципала) товаров (работ, услуг), имущественных прав |
| 2 | Реализация от своего имени товаров (работ, услуг), имущественных прав покупателю |
| 3 | Возврат продавцу покупателем (комитентом, принципалом) принятых им на учет товаров в случае приобретения товаров комиссионером (агентом) от своего имени для комитента (принципала) |
| 4 | Возврат продавцу (комитенту, принципалу) покупателем принятых им на учет товаров в случае реализации комиссионером (агентом) от своего имени товаров покупателю |
- графа 13 – наименование и код валюты счета-фактуры;
- графа 14 – стоимость товаров, работ, услуг по счету-фактуре, включая НДС;
- графа 15 – сумма НДС по счету-фактуре. Если в журнале учета отражают показатели корректировочного счета-фактуры (в том числе исправленного), графы 14 и 15 не заполняются;
- графа 16 – разница, отражающая уменьшение стоимости по корректировочному счету-фактуре;
- графа 17 – разница, отражающая увеличение стоимости товаров по корректировочному счету-фактуре;
- графа 18 – разница, отражающая уменьшение суммы НДС по корректировочному счету-фактуре;
- графа 19 – разница, отражающая увеличение суммы НДС по корректировочному счету-фактуре. Если в журнале учета отражают показатели счета-фактуры (в том числе исправленного), графы 16–19 не заполняются.
При выставлении счетов-фактур (в том числе исправленных и корректировочных), в которых одновременно отражены операции, облагаемые по разным налоговым ставкам или не облагаемые НДС, в графах 15, 18 или 19 части 1 журнала указывают общую итоговую сумму НДС по счету-фактуре.
При выставлении или получении счетов-фактур (в том числе исправленных и корректировочных) фирмами, освобожденными от обязанностей налогоплательщиков (ст. 145, 145.1 НК РФ), в графы 15, 18 или 19 журнала вносится запись «без НДС».
Помимо этого, в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур указываются наименование, ИНН и КПП фирмы и квартал, за который составляется журнал. Эти сведения необходимо заполнить, даже если в налоговом периоде не было выставлено и получено ни одного счета-фактуры. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, составленный на бумажном носителе, должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Его нужно прошнуровать, пронумеровать страницы и скрепить печатью. Сделать это нужно до 20 числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом. То есть журнал за первый квартал «закрывается» до 20 апреля, за второй квартал – до 20 июля, за третий – до 20 октября, за четвертый – до 20 января следующего года.
Если журнал учета ведется в электронном формате и его затребовали налоговики, то распечатывать документ не нужно. При передаче такого журнала учета в налоговую инспекцию он подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) или индивидуального предпринимателя.
Хранить журнал учета, составленный на бумаге или в электронном виде, нужно в течение не менее четырех лет с даты последней записи.
Неплательщики НДС либо освобожденные от его уплаты и не признаваемые налоговыми агентами представляют в инспекцию журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).
Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур
Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и правила его заполнения утверждены постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137.
Постановлением Правительства РФ от 2 апреля 2021 г. № 534 в него внесены изменения. Эти изменения связаны с вступлением в силу с 1 июля 2021 года системы прослеживаемости товаров. Она введена для контроля оборота некоторых импортных товаров в пределах ЕАЭС и в России Федеральным законом от 9 ноября 2020 г. № 371-ФЗ.
В журнал учета внесены изменения, ориентированные на новые формы счетов-фактур. Новые графы касаются информации о прослеживаемых товарах.
В форму журнала учета (в обе его части) добавили несколько новых граф:
- графа 20 – регистрационный номер декларации на товары (ранее – таможенной декларации) или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;
- графа 21 – код количественной единицы измерения товара, используемой в целях прослеживаемости;
- графа 22 – количество товара, подлежащего прослеживаемости, в единице измерения, используемой в целях прослеживаемости;
- графа 23 – стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без НДС, в рублях.
Как в журнале отражать стоимость товаров, ввозимых в Россию
Если в договоре не указана стоимость импортного товара, ввозимого в РФ, то ее можно взять ее из товаросопроводительных документов. Если в документах стоимость также не зафиксирована, то в журнале можно записать стоимость, по которой товары были приняты на учет.
Как фиксировать составные счета-фактуры
В журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур нужно указывать только сведения о тех товарах (работах, услугах), которые относятся к посреднической деятельности. Данные о своих продажах (продажах своей продукции или товаров) в журнал попадать не должны.
Как вносить исправления в журнал
Вносить изменения или исправления в журнал учета полученных и выставленных счетов фактур нужно в том периоде, в котором была зарегистрирована счет-фактура. Действовать нужно так:
- в новой строке запишите счет-фактуру, которую нужно исключить из журнала (с отрицательными цифрами);
- далее (в следующей строке) запишите счет-фактуру с изменениями (с положительными цифрами).
Если же в журнале был зарегистрирован лишний счет-фактура, то в журнале нужно сделать запись об этом счете-фактуре с отрицательными числовыми значениями. В ситуации, если вы попросту забыли внести в журнал сведения о каком-то счет-фактуре, то добавьте запись о нем в журнале за период, когда счет-фактура был составлен.
Как зарегистрировать «забытый» счет-фактуру
Бывают ситуации, когда полученный в прошлом периоде от продавца счет-фактуру вы забыли зарегистрировать в журнале учета. Или потеряли его, а спустя время нашли. В таком случае реквизиты обнаруженного документа нужно включить новой строкой в журнал. Причем за период, в котором счет-фактура был составлен. Уточненный журнал полученных счетов-фактур отправьте в налоговую инспекцию.
Кстати, это правило применяется как для «опоздавших» счетов-фактур, так и для «забытых». В том числе и корректировочных (письмо Минфина России от 26 апреля 2018 г. № 03-07-09/28450).
Аналогичным образом нужно поступить и со счетом-фактурой, который вы выставляете покупателю. Допустим, в текущем периоде вы обнаружили, что не зарегистрировали исходящий счет-фактуру, составленный в прошлом периоде. Чтобы исправить неточность, запишите данные счета-фактуры в новой строке журнала учета за период составления «забытого» документа. Исправленный журнал учета выставленных счетов-фактур не забудьте отправить в ИФНС (письмо Минфина России от 28 декабря 2017 г. № 03-07-09/87722).
Заполнение журнала учета экспедиторами
Из правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур неясно, как следует заполнять журнал экспедиторам, ведущими деятельность в интересах другого лица. Поэтому в помощь таким посредникам, в частности, экспедиторам, Минфин России выпустил разъяснения по заполнению некоторых показателей журнала (письмо Минфина России от 12 января 2017 г. № 03-07-09/566).
В частности, рассмотрен пример заполнения граф 14 и 15 части 1 «Выставленные счета-фактуры» и части 2 «Полученные счета-фактуры» журнала.
Как пояснили финансисты, в графе 14 части 1 журнала учета указывается стоимость товаров (работ, услуг), которая отражена в графе 9 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры.
А в графе 15 части 1 - сумма НДС, записанная в графе 8 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры.
В Правилах сказано, что в графах 10 - 12 части 1 журнала учета нужно указать сведения из счетов-фактур, полученных от продавцов (пп. «к» п. 7 Правил). В этой связи в графах 14 и 15 части 1 журнала учета записывают показатели из счетов-фактур продавцов, полученных экспедитором. Это цифры из граф 8 и 9 строки «Всего к оплате» счета-фактуры, в части стоимости, которую экспедитор предъявляет клиенту.
В то же время в графах 14 и 15 части 2 «Полученные счета-фактуры» журнала учета экспедитор должен указать стоимость товаров (работ, услуг) и сумму НДС соответственно. Эти показатели нужно взять из счетов-фактур, полученных экспедитором от продавцов товаров (работ, услуг), а именно из граф 8 и 9 строки «Всего к оплате.
Таким образом, сведения, указанные в графах 14 и 15 части 1 журнала учета, будут совпадать со сведениями, указанными в графах 14 и 15 части 2.
Связаться с нами