Книга покупок

Счета-фактуры, полученные фирмой от поставщиков, регистрируют в книге покупок. Ее форма утверждена постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137 (далее – Постановление № 1137), а формат для составления в электронном виде - приказом ФНС России от 8 июня 2021 г. № ЕД-7-26/547@.

Основной принцип заполнения книги покупок такой: документы нужно регистрировать в книге тогда, когда фирма использует вычет по НДС.

Счета-фактуры поставщиков покупатели регистрируют в книге покупок, если выполнены условия:

• купленные ценности (работы, услуги) приобретены для проведения операций, облагаемых НДС, в том числе и для перепродажи, и оприходованы;
• счет-фактура составлен по установленной форме и заполнен в соответствии с правилами, изложенными в Постановлении № 1137.

Книгу покупок могут не вести организации и предприниматели, освобожденные от уплаты НДС в соответствии со статьей 145 Налогового кодекса. Связано это с тем, что указанные лица не имеют право на вычеты сумм налога (письмо ФНС РФ от 29 апреля 2013 г. № ЕД-4-3/7895@).

Счета-фактуры не регистрируют, в частности:

• комиссионеры по полученным от комитента товарам (работам, услугам, имущественным правам), которые переданы для реализации;
• комиссионеры при получении от покупателей авансов в счет предстоящих поставок;
• комиссионеры по полученным от продавцов товарам (работам, услугам, имущественным правам), приобретенным для комитента;
• комиссионеры по перечисленным авансам продавцам товаров (работ, услуг, имущественных прав);
• при безвозмездном получении товаров;
• если счет-фактура на аванс оформлен (или получен) после составления (или получения) счета-фактуры на реализацию.

Начиная с 4 квартала 2022 года российские покупатели при покупке у иностранной компании электронных услуг, местом реализации которых является РФ (кроме случаев, когда иностранная организация оказывает такие услуги через российское обособленное подразделение), стали налоговыми агентами по НДС. Такие поправки внесены законом от 14 июля 2022 г. № 323-ФЗ.

Чтобы исполнить обязанности налогового агента при приобретении услуг у иностранной организации, нужно (пп. 1, 2 ст. 161, п. 3 ст. 168, п. п. 4, 5 ст. 174 НК РФ):

• исчислить НДС с дохода иностранного поставщика;
• выставить счет-фактуру;
• уплатить налог в бюджет одновременно с перечислением оплаты иностранцу. Его вы сможете принять к вычету;
• сдать в налоговый орган декларацию по НДС.

Вычет НДС, уплаченного иностранному поставщику электронных услуг, принимается к вычету на основании счета-фактуры, выставленного российским покупателем.

Счета-фактуры, в том числе корректировочные, исправленные, полученные на бумажном носителе или в электронном виде, регистрируют в едином порядке по мере возникновения права на налоговые вычеты (ст. 172 НК РФ).

В книге покупок нужно регистрировать билеты, счета гостиниц и другие бланки строгой отчетности, которыми подтверждены расходы на командировки сотрудников. Необходимо лишь, чтобы в этих документах была выделена сумма НДС отдельной строкой.

Также в книге покупок нужно регистрировать документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов и имущественных прав в уставный капитал другой организации. Если ваша фирма является принимающей стороной, то в книгу покупок нужно внести реквизиты документов, по которым имущество вам было передано. Главное условие – в документах должна быть указана сумма НДС, восстановленная акционером по этому имуществу. Сделать запись в книге покупок фирма может сразу после принятия переданного имущества на учет (п. 8 ст. 172 НК РФ).

Комитент регистрирует в книге покупок счета-фактуры, полученные от комиссионера. Это относится к счетам-фактурам, выставляемым комиссионером на сумму своего вознаграждения. При перечислении комиссионеру аванса в счет предстоящего оказания услуг комитент также должен зарегистрировать счет-фактуру от комиссионера в книге покупок.

Покупатели регистрируют в книге покупок счета-фактуры, полученные от продавцов при перечислении аванса в счет предстоящей поставки товаров (работ, услуг, имущественных прав). В свою очередь, продавцы при получении аванса выписывают счета-фактуры и регистрируют их в книге продаж (в том числе при безденежной форме расчетов).

В случае расторжения договора и возврата перечисленного аванса продавцы регистрируют счета-фактуры (ранее зарегистрированные в книге продаж) в книге покупок. При этом в бухгалтерском учете должны быть сделаны корректировки по возврату аванса, а с момента отказа от товаров (работ, услуг, имущественных прав) должно пройти не более года.

Остановимся еще на одной ситуации, связанной с возвратом аванса, полученного от покупателя. Продавец товаров может принять к вычету НДС, уплаченный им в бюджет по полученной предоплате, после возврата ее покупателю (п. 5 ст. 171 НК РФ). Вычет он может заявить в полной сумме после отражения в учете операций по корректировке в связи с возвратом аванса (п. 4 ст. 172 НК РФ).

Что касается покупателя, то он, по мнению Минфина, получив возвращенный продавцом аванс, должен отразить в графе 7 книги покупок реквизиты документов, подтверждающих возврат предоплаты. Это могут быть номер и дата платежного поручения на возврат денег, а также номер и дата дополнительного соглашения к договору, подтверждающему изменение его условий или расторжение (письмо Минфина РФ от 24 марта 2015 г. № 03-07-11/16044).

Такой же порядок действует при расторжении договора и возврате аванса налоговому агенту, который покупает товары (работы, услуги) у иностранной фирмы, не состоящей на налоговом учете в России.

В книге покупок также регистрируют счета-фактуры налоговые агенты в случаях, когда фирма вначале удерживает налог, а затем принимает его к вычету. Это относится к компаниям, которые приобретают у иностранных фирм, не состоящих на налоговом учете в России, товары (работы или услуги), а также к арендаторам (или покупателям) госимущества.

Доверители (принципалы), которые от своего имени приобретают товары (работы, услуги или имущественные права) по договору поручения, регистрируют в книге покупок счета-фактуры, полученные от продавцов. Это следует сделать как при перечислении аванса продавцу, так и при оприходовании товаров (работ, услуг, имущественных прав).

При частичной оплате принятых на учет товаров (работ, услуг) регистрировать счет-фактуру в книге покупок нужно на каждую сумму, уплаченную продавцу. При этом делать пометку «частичная оплата» не нужно (постановление Правительства от 19 августа 2017 г. № 981).

При возврате товара, реализованного в розницу физическим лицам (то есть без выдачи счетов-фактур), продавец может зарегистрировать в книге покупок реквизиты расходных кассовых ордеров, которые он выписал, возвращая деньги покупателю. Это возможно при наличии документов, подтверждающих прием и принятие на учет возвращенных товаров. В этом случае регистрацию документов в книге покупок продавец производит на дату принятия на учет возвращенных товаров.

Если организация-продавец реализует товары через свое обособленное подразделение, то счета-фактуры по отгруженным товарам выписываются обособленными подразделениями только от имени организаций. В этом случае при заполнении счетов-фактур в строке 2б «ИНН/КПП продавца» нужно указать КПП соответствующего обособленного подразделения. При этом наименование и почтовый адрес данного обособленного подразделения записывается в строке 3 «Грузоотправитель и его адрес». Поэтому, организация-покупатель, получившая счет-фактуру от продавца товаров, должна указать в книге покупок именно тот КПП, который записан в строке 2б «ИНН/КПП продавца» полученного счета-фактуры (письмо ФНС России от 16 ноября 2016 г. № СД-4-3/21730).

По окончании каждого налогового периода в книге покупок подводят итоги по графе 16. Полученные суммы используют для составления налоговой декларации по НДС.

На практике нередко бывает так, что реализация товаров или оказание услуг происходит в конце квартала, то есть на границе налоговых периодов. Продавец оформляет счет-фактуру и регистрирует его в книге продаж, датируя последним числом квартала. Однако покупатель получает и регистрирует этот счет-фактуру в книге покупок уже в следующем квартале. Получается, что покупатель может заявить вычет по НДС только в налоговом периоде, следующем за кварталом, в котором товар фактически ему реализован.

Наиболее часто такая ситуация встречается при получении потребителями счетов-фактур от коммунальщиков или предприятий связи. Это связано с тем, что окончание периода оказания коммунальных или телекоммуникационных услуг совпадает с концом месяца.

Поэтому если опоздавший счет-фактура получен по окончании налогового периода, но до наступления срока подачи декларации, то покупатель вправе принять к вычету сумму входного НДС в том квартале, в котором товары (работы, услуги, имущественные права) приняты на учет (абз. 2 п. 1.1 ст. 172 НК РФ).

Продавец и покупатель могут договориться о выставлении счетов-фактур в электронном виде. Если первоначально составленный счет-фактура не был получен покупателем, а повторно направленный счет-фактура содержит исправления, в книге покупок покупателя регистрируется исправленный счет-фактура (по мере возникновения права на налоговые вычеты) с указанием номера и даты исправления. Исходный счет-фактуру регистрировать не нужно. Аналогично следует поступить, если исходный корректировочный счет-фактура по каким-либо причинам не был получен покупателем.

Если покупатель не получил от продавца электронный счет-фактуру, продавец имеет право повторно составить его на бумаге. Однако после получения такого бумажного документа покупателем перевыставить его в электронном виде нельзя. Если же на момент составления повторного бумажного счета-фактуры нужно внести изменения в ранее составленный электронный документ, покупателю выставляется исправленный счет-фактура на бумаге с заполнением строки 1а.

Книгу покупок подписывает руководитель организации или иное уполномоченное лицо. До 20 числа месяца, следующего за истекшим кварталом ее листы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью фирмы. Книгу покупок хранят в архиве организации не менее четырех лет с даты последней записи.

Если книгу покупок вы ведете в электронной форме, то ее нужно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью, но только при передаче в ИФНС по ТКС (в том числе, в рамках камеральной проверки).

С 2019 года при покупке электронных услуг у иностранцев российские фирмы не являлись налоговыми агентами и не были обязаны платить за них НДС. А если иностранная фирма встала на налоговый учет в РФ, то российские покупатели электронных услуг имели право на вычет НДС по таким услугам. Но иностранные продавцы не выставляют счета-фактуры. Поэтому для получения вычета нужны были другие документы.

Для принятия к вычету НДС по приобретенным у иностранной организации электронным услугам были необходимы:

• договор или расчетный документ, в котором выделена сумма налога и указаны ИНН и КПП иностранной компании, присвоенные ей при постановке на учет;
• документы, подтверждающие перевод денег иностранному поставщику.

Для подтверждения вычета эти документы нужно было регистрировать в книге покупок таким образом:

в графе 2 «Код вида операции» указывается код «45»;

в графе 3 «Номер и дата счета-фактуры продавца» пишут номер и дату договора или расчетного документа (счета на оплату услуг, акта об оказании услуг или иного документа со стороны иностранной организации), в которых указаны ИНН и КПП иностранной организации, а также сумма НДС;

в графе 7 «Номер и дата документа, подтверждающего оплату» указывают номер и дату документа, свидетельствующего о перечислении денег поставщику (при безденежных формах расчетов - номер и дату документа, свидетельствующего о погашении задолженности).

Напомним, что вычет НДС, уплаченного на таможне, импортер может заявить на основании документа, подтверждающего уплату налога. Реквизиты этого документа указывают в книге покупок. Как правило, это платежное поручение.

С августа 2018 года ФТС России проводит эксперимент по оплате таможенных пошлин и налогов через единый лицевой счет плательщика. Проще говоря, таможенники самостоятельно списывают сумму НДС со счета импортера без детализации по платежным поручениям. В этом случае реквизиты платежек в декларации на товары не указывают.

Если НДС был списан таможней со счета импортера, документом, подтверждающим уплату ввозного налога, может быть декларация на товары. При этом в графе 7 «Номер и дата документа, подтверждающего уплату налога» книги покупок ставят прочерк. А в графе 3 «Номер и дата счета-фактуры продавца» нужно указать сведения о регистрационных номерах деклараций на товары.

При ввозе товаров из стран, не входящих в ЕАЭС, в графе 14 следует указывать учетную стоимость ввозимых на территорию РФ товаров (кроме ввоза из стран ЕАЭС).

В графе 3 «Номер и дата счета-фактуры продавца» нужно указывать номер и дату заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (с отметками ИФНС об уплате НДС).

С 1 июля 2021 года вступили в силу поправки, связанные с началом функционирования системы прослеживаемости импортных товаров. Они затронули форму и правила заполнения (ведения) книги покупок и дополнительного листа книги покупок и внесены постановлением Правительства от 2 апреля 2021 г. № 534.

Для регистрации счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур, составленных по формам, действующим с 1 июля 2021 года, добавлены новые графы:

• графа 16 – регистрационный номер декларации на товары (ранее именуемый как регистрационный номер таможенной декларации) или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости, куда переносятся сведения из графы 11 счет-фактуры;
• графа 17 – код количественной единицы измерения, используемой в целях прослеживаемости, для отражения сведений из графы 12 счета-фактуры;
• графа 18 – количество товара, подлежащего прослеживаемости, в единице измерения, используемой в целях прослеживаемости, для отражения сведений из графы 13 счета-фактуры;
• графа 19 – стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без НДС, в рублях.

Вот образец книги покупок с учетом изменений, внесенных в отношении прослеживаемых товаров:

Постановлением № 1137 предусмотрены два варианта внесения исправлений в книгу покупок.

Если обнаружена ошибка в книге покупок за текущий период, то нужно аннулировать записи по счету-фактуре в книге покупок этого же периода и указать стоимостные показатели (графы 14–15) с отрицательным значением. Здесь же нужно зарегистрировать полученный от продавца исправленный счет-фактуру.

Если обнаруженная ошибка относится к предыдущим периодам, то нужно оформить дополнительный лист книги покупок. 

То есть, как подчеркнули налоговики в письме от 29 декабря 2016 г. № СД-4-3/25440, если записи в книге покупок аннулируются до окончания текущего квартала, то показатели в графах 14 и 15 книги покупок указываются с отрицательным значением.

А вот если записи в книге покупок аннулируются после окончания текущего квартала в связи с внесением исправлений в счет-фактуру (корректировочный счет-фактуру), нужно составлять дополнительный лист книги покупок.

Его форма утверждена Постановлением № 1137, а формат для составления в электронном виде – приказом ФНС от 8 июня 2021 г. № ЕД-7-26/547@. С 1 июля 2021 года вступают в силу поправки, связанные с началом функционирования системы прослеживаемости импортных товаров. Они затронули форму и правила заполнения (ведения) книги покупок и дополнительного листа книги покупок и внесены постановлением Правительства от 2 апреля 2021 г. № 534.

Дополнительный лист почти аналогичен обычному листу книги покупок. Однако есть и отличие. В частности, в нем есть строка «Итого». Здесь указывают итоговые данные книги покупок за тот период, в котором была совершена ошибка. В последующих строках листа отражают реквизиты счетов-фактур, подлежащих аннулированию. А в строку «Всего» вписывают разницу между строкой «Итого» и зарегистрированными в доплисте суммами по счетам-фактурам. В доплисте обязательно указывают:

• порядковый номер этого листа;
• полное или сокращенное наименование фирмы;
• ИНН и КПП фирмы;
• налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений;
• дату, когда был оформлен дополнительный лист.